ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.
Principales fonctions et responsabilités
1- Fournir un appui exécutif à la Représentante d’ONU Femmes au Sénégal :
- Gérer le calendrier de la représentante d’ONU Femmes dans le pays, ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
- Organiser le voyage, l’hébergement à l’hôtel et d’autres aspects logistiques pour la Représentante d’ONU Femmes dans le pays ;
- Tenir à jour la liste des personnes ressources du CO ; mettre à jour les listes de diffusion électronique ;
- Répondre et filtrer l’appel pour le représentant de pays avec tact et discrétion ;
- Gérer les dossiers administratifs relatifs aux voyages de mission du Représentant de pays et aux rapports de mission ;
- Rechercher des dossiers, collecter des informations et organiser des documents pour répondre aux demandes du Représentant de pays.
2- Fournir un appui administratif à la Représentante d’ONU Femmes au Sénégal :
- Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières, pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
- Organiser et assister à des réunions et des événements, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
- Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint pour le représentant de pays/directeur régional pour les réunions, missions et autres événements clés ;
- Organiser et surveiller le système de classement du bureau ;
- Faire un suivi avec le représentant pays sur les délais et les engagements.
3- Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information au CO :
- Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le Bureau du Représentant d’ONU Femmes dans le pays et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes ;
- Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du Bureau du représentant d’ONU Femmes dans le pays ; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le Représentant de pays informé ;
- Répondre aux demandes de renseignements et/ou les diriger vers les unités appropriées pour qu’elles prennent des mesures ou y répondent en temps opportun ;
- Préparer la correspondance courante et les circulaires inter bureaux ; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
- Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour un accès et une récupération facile ; assurer la conservation des documents confidentiels ;
- Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles ; Agir à titre d’interprète au besoin.
4- Fournir un soutien administratif général et opérationnel au CO conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes :
- Organiser les expéditions, les dispositions de dédouanement et préparer les documents pour les envois d’ONU Femmes (reçus/envoyés) ;
- Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d’indemnités journalières de subsistance (AVD), de cartes d’identité et d’autres documents ;
- Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
- Fournir un soutien administratif à l’entretien des locaux et des services communs, au besoin ;
- Maintenir le système de classement assurant la conservation des documents confidentiels, au besoin.
5- Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement :
- Surveiller et tenir à jour les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue des stocks, la liste des articles de papeterie, la distribution des articles de papeterie et la tenue d’un registre des distributions ;
- Coordonner la gestion des actifs au bureau, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en inventaire ;
- Fournir des contributions à l’élaboration des plans d’achat du bureau et suivre leur mise en œuvre ;
- Générer des rapports relatifs aux achats ; effectuer des recherches et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
- Examiner les demandes d’achat et engager les procédures d’achat d’équipement, de fournitures et de services de bureau et de projet ;
- Organiser les activités et les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de prix, des appels d’offres ou des demandes de propositions, l’ouverture et l’évaluation des soumissions ;
- Coordonner les négociations contractuelles, préparer les demandes d’attribution de contrat pour examen et approbation par les autorités compétentes, au besoin ;
- Préparer les bons de commande (PO) et les contrats dans et en dehors du système Quantum, créer des profils de fournisseurs dans le système Quantum :
- Examiner les processus d’approvisionnement menés par les projets ; présentations au Comité d’examen des approvisionnements.
6- Apporter un appui aux activités de relations extérieures du Bureau du Représentant d’ONU Femmes au Sénégal :
- Faciliter l’interaction du Représentant de pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par des relations collaboratives et proactives avec ses homologues et collègues dans les bureaux partenaires ;
- Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs ;
- S’assurer des questions protocolaires, recevoir les visiteurs/officiels de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.
7- Contribuer à la construction et au partage des connaissances :
- Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficace des connaissances au sein du bureau et d’autres bureaux/sièges ;
- Acquérir et partager des connaissances et de l’expérience liées au soutien administratif et opérationnel.
8- Le titulaire s’acquitte d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion :
Compétences fonctionnelles :
- Capacité à gérer les données/calendriers, les documents, la correspondance, les rapports et à maintenir le protocole et la circulation de l’information ;
- Bonne connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Capacité d’effectuer des travaux de nature confidentielle ;
- Capacité de créer, de modifier et de présenter de l’information dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
- Capacité d’administrer des processus administratifs.
Formation et certification :
- Un diplôme d’études secondaires est exigé.
- Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.
Expérience :
- Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration, du secrétariat ou des programmes.
- Expérience de l’utilisation d’applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion basés sur le Web ; est nécessaire
- Une expérience de l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Traduction :
- La maîtrise de l’anglais et du français est exigée.
