ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.
Relevant du directeur des opérations, l’associé administratif soutient les opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard assurant une qualité et une précision élevées du travail. L’Associé Administratif favorise une approche client, qualité et axée sur les résultats. Le (la) titulaire travaille en étroite collaboration avec l’équipe chargée des opérations, des programmes et des projets pour assurer la cohérence de la prestation des services et résoudre les problèmes complexes liés à l’administration et à la fourniture d’informations.
Tâches et responsabilités
1- Fournir un soutien administratif général et opérationnel au bureau de pays du Nigeria conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes :
- Organiser les expéditions, les dispositions de dédouanement et préparer les documents pour les envois d’ONU Femmes (reçus/envoyés) ;
- Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d’indemnités journalières de subsistance, de cartes d’identité et d’autres documents ;
- Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
- Fournir un soutien administratif à l’entretien des locaux et des services communs, au besoin ;
- Maintenir le système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels, au besoin.
2- Coordonner et organiser les processus d’approvisionnement :
- Surveiller et tenir à jour les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue d’une liste de stock de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un registre de distribution ;
- Coordonner la gestion des biens au bureau, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock ;
- Contribuer à l’élaboration des plans d’achat du bureau et suivre leur mise en œuvre ;
- Générer des rapports liés à l’approvisionnement ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
- Examiner les demandes d’achat et lancer des procédures d’achat pour le matériel, les fournitures et les services de bureau et de projet ;
- Organiser les activités et les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de prix, des appels d’offres ou des demandes de propositions, l’ouverture et l’évaluation des soumissions ;
- Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution du contrat pour examen et approbation par les autorités compétentes, selon les besoins ;
- Préparer les bons de commande et les contrats dans et en dehors du système Quantum, créer des profils de fournisseurs dans le système Quantum :
- Examiner les processus d’approvisionnement menés par les projets ; présentations au Comité d’examen des acquisitions.
3- Coordonner et organiser les services administratifs des Ressources Humaines :
- Créer et télécharger des avis de vacance de poste et organiser des jurys d’entretien ;
- Tenir à jour les listes et les rapports de dotation ;
- Assumer la responsabilité globale du suivi de la gestion des présences et des congés ;
- Fournir un appui à l’administration du personnel international et national, selon qu’il convient (par exemple, renouvellement des programmes des Nations Unies, visas, prolongation des contrats, administration des prestations et indemnités nationales, administration des droits au congé dans les foyers) ;
- Préparer des rapports sur la dotation et les rapports relatifs au personnel ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements du Directeur des opérations.
- Appui à la fourniture de services RH dans le domaine du recrutement, y compris l’avis de vacance de poste, l’organisation de jurys d’entretien, etc.
- Tenir à jour les listes de personnel et les rapports au besoin.
4- Fournir un soutien administratif à la construction et au partage des connaissances :
- Fournir un soutien administratif dans l’organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur des questions administratives ;
- Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’approvisionnement et de ressources humaines.
5- Le titulaire s’acquitte de toutes autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Compétences
Valeurs fondamentales :
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Compétences clés :
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Inclusive Collaboration
- Mobilisation des intervenants
- Donner l’exemple
Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs et compétences fondamentales d’ONU Femmes :
https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions ;
- Capacité d’effectuer des travaux de nature confidentielle et de gérer un grand volume de travail ;
- Solide connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Solides compétences en informatique et en gestion Web ;
- Capacité à extraire et à interpréter les données
Compétences et expérience requises
Formation et certification
- Un diplôme d’études secondaires est exigé.
- Une licence en administration des affaires ou dans une discipline apparentée est souhaitable.
Expérience
- Au moins 6 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, les achats, les ressources humaines ou les services de soutien logistique ;
- Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) est exigée ;
- Une expérience de l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Traduction
- La maîtrise de l’anglais est exigée.
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (français, arabe, chinois, russe ou espagnol).
Application
Toutes les candidatures doivent inclure (en pièce jointe) le formulaire d’histoire personnelle d’ONU Femmes (P-11) dûment rempli qui peut être téléchargé à l’adresse suivante : https://www.unwomen.org/sites/default/files/Headquarters/Attachments/Sections/About%20Us/Employment/UN-Women-P11-Personal-History-Form.doc. Veuillez noter que le système n’autorise qu’une seule pièce jointe. Les candidatures sans le formulaire P-11 d’ONU Femmes dûment rempli seront traitées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte pour une évaluation plus approfondie.
Note
En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme de l’ONU, rassemblant des ressources et des mandats pour un plus grand impact. Il fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.
Diversité et inclusion
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, de la compétence, de l’intégrité et des besoins organisationnels.
Si vous avez besoin d’un accommodement raisonnable pour appuyer votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure cette information dans votre candidature.
ONU Femmes a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, y compris l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Toutes les candidates sélectionnées devront respecter les politiques et procédures d’ONU Femmes et les normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumises à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (Les vérifications des antécédents comprendront la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.
