Contexte
ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité. Conformément à son Plan stratégique, la prévention et l’élimination de la violence à l’égard des femmes et des filles sont l’une des principales priorités stratégiques d’ONU Femmes.
ONU Femmes/RDC contribue aux efforts du gouvernement pour faire progresser l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes, comme indiqué dans son Plan de développement stratégique 2011-2030, sa feuille de route des objectifs de développement durable, et à l’appui de ses obligations internationales en matière de droits de l’homme et d’égalité des sexes. Dans le cadre du Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable , la programmation d’ONU Femmes se concentre sur l’autonomisation économique des femmes, l’élimination de la violence à l’égard des femmes et des filles, la promotion la participation politique des femmes et du leadership féminin, sur les femmes, la paix et la sécurité (FPS) et le soutien à la mise en œuvre des engagements normatifs (par exemple, la CEDAW, le Programme d’action de Beijing, les ODD), l’intégration du genre dans tous les domaines pour atteindre ces résultats.
C’est dans cette perspective qu’ONU Femmes/RDC avec l’appui financier de la Grande Bretagne développe un programme pilote de leadership « TO SIMBANA ». Dans le cadre de la mise en œuvre de ce programme, ONU Femmes recrute un (e) assistant (e) administratif (ve) qui sera basé (e) à Kinshasa sous la supervision directe de la chargée de programme. Celle-Celui-ci fournira un soutien et une assistance à l’équipe du programme afin d’assurer une mise en œuvre diligente, et ce, conformément aux règles et procédures de l’agence.
Fonctions et responsabilités
1. Appui à la gestion du programme
- Fournir un appui en matière de programme et d’administration à l’équipe de programme pour l’élaboration de divers documents de programme, tels que des plans de travail, des budgets, des rapports et des propositions sur les arrangements d’exécution du programme.
- Sous la direction du superviseur, rassembler des documents d’information et préparer des présentations PowerPoint et autres pour l’unité de programme.
- Identifier les sources, et recueillir et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de lignes directrices et d’autres documents, au besoin.
- Aider l’équipe du programme à examiner et à préparer la documentation relative à l’achat de biens et de services, et soutenir le suivi des contrats.
- Aider l’équipe à fournir des conseils aux bureaux de pays et de projet sur la mise en œuvre régulière du projet, le suivi de l’utilisation des ressources financières.
2. Soutien à la gestion budgétaire et financière
- Utilisez Quantum pour préparer les révisions budgétaires requises, la révision de l’attribution et de l’état du projet, la détermination des fonds inutilisés, la clôture opérationnelle et financière du projet.
- Aider à examiner et à préparer la documentation sur l’approvisionnement en biens et services, et soutenir le suivi des contrats.
- Soutenir l’émission et la modification des contrats pour les titulaires de contrats et les consultants et effectuer un paiement, au besoin, à la réception des livrables.
- Créer des réquisitions dans Quantum pour la réception de biens et de services, y compris la vérification du budget pour les réquisitions, les bons de commande et les pièces justificatives.
- Procéder aux paiements pour les titulaires de contrats et les consultants, conformément aux contrats et à la réception des produits livrables.
- Aider à l’organisation des voyages, à l’approvisionnement et à la sélection des fournisseurs (marchandises, y compris les hôtels, le transport), le paiement des MAD pour les participants aux événements physiques.
- Soutenir l’équipe du programme dans la gestion financière et le suivi du projet.
3. Programme et appui administratif
- Fournir un soutien programmatique et administratif à l’équipe de programme pour la préparation et la mise à jour régulière de divers documents de programme, tels que les plans de travail, les budgets et les rapports de projet.
- Fournir un soutien administratif et logistique dans l’organisation de réunions et d’événements.
- Impliquer les participants internes et externes, y compris le soutien administratif pendant les réunions – courriels, invitation, horaire, liste des participants, etc.
- Organiser les voyages et rembourser les frais de voyage de l’équipe du programme, du personnel du projet et des participants officiels à l’événement.
- Projet de correspondance et de courriers administratifs.
- Maintenir et organiser des dossiers physiques et électroniques à jour pour faciliter l’accès et la récupération, y compris pour la préparation des audits. Assurer la conservation des documents confidentiels.
- Autres tâches logistiques et administratives au besoin.
4. Appuyer la mobilisation des ressources en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants
- Révision de l’accord de contribution, gestion des contributions en Quantum.
5. Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du centre de coordination en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants.
- Participation aux formations pour le personnel des opérations/projets sur le programme. Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Indicateurs clés de rendement
- Soutien administratif et de gestion budgétaire et financière précis en temps opportun et précis
- Respect total des activités administratives conformément aux règles, règlements, politiques et procédures d’ONU Femmes
- Suivi rapide et précis des données pour le soutien à la gestion budgétaire/financière et aux fins des donateurs
- Maintenance de qualité des systèmes et dossiers internes
- Un soutien de qualité et rapide à l’équipe du programme.
Compétences
Valeurs fondamentales
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Compétences clés
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Inclusive Collaboration
- Engagement des parties prenantes
- Donner l’exemple
Compétences fonctionnelles
- Bonnes compétences financières et budgétaires
- Solides compétences en organisation, en ressources humaines, en finances et en administration avec la capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide
- Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports et le flux de travail
- Bonnes competences en informatique.
Compétences et expérience requises
Formation et certification
- Diplôme d’études secondaires requis.
- Un baccalauréat en administration des affaires, en administration publique, en sciences sociales ou dans d’autres domaines connexes est un atout.
Expérience
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration ou de la fourniture d’un appui administratif aux programmes et aux opérations de bureau.
- Connaissance avérée des systèmes financiers, des systèmes d’approvisionnement automatisés et des systèmes de gestion Web (la connaissance de Quantum est un atout).
- Une expérience professionnelle antérieure à l’ONU et dans d’autres organisations de développement est hautement souhaitable.
Exigences linguistiques
- La maîtrise du français et de l’anglais est exigée
- La connaissance d’une autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
Lignes directrices pour la soumission des candidatures
Les candidat-e-s intéressé-e-s sont invité-e-s à postuler en ligne en suivant les instructions ci-dessous:
- Formulaire P11 d’ONU Femmes: Une copie complétée et signée du Formulaire P11 ONU Femmes (https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-fr.doc).
- Lettre de motivation
Veuillez noter que ces documents doivent être soumis en un seul fichier sous format PDF.
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié, inclusif et de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins de l’organisation.
