Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
Basé à Nobli ,Sous la supervision Hiérarchique du Programme Manager et du Finance Officer, appuyer la mise en œuvre des activités Financières au niveau de la sous base de Nobili.
ROLES ET RESPONSABILITES :
- Responsabilités Clés :
- Gestion de la caisse et tenue du livre de caisse ;
- Suivie et nettoyage des avances prises par les staffs;
- Classement des pieces justificatives Prosave et Hors Prosave ;
- Appui a la recherche des pieces dans le cadre des Audits Externes et Contrôle Interne ;
- Enregistrement des factures sur prosave ;
- Suivie avec le supplier chain des factures non encore enrgistrée et ayant des soucis ;
- Paiements des partenaires étatique
- ADMINISTRATION :
- Préparer toute la situation des IPR Occasionnel et les envoyés à la coordination de Kinshasa
- Déclaration et paiement d’impôt sur le revenu locatif (IRL) ;
- Appui dans le classement de correspondances reçues et à expédier du département des Finances;
- Mettre en place un système de gestion des fournitures du bureau Finance de la sous base de Nobili, des imprimees de valeurs : OV, Chèques ; bon de sortie et entrée caisse ; …
- Préparer trimestriellement les déclarations des sommes versées aux Tiers ainsi que toutes les formalités administratives légales et envoyés cela à la coordination de Kinshasa selon le calendrier établie.
- Rédiger les comptes rendus des réunions du département Finance en cas de nécessité.
FINANCES.
- Conformité :
- Veuillez au respect des codes utilisés sur les documents;
- Veuillez au respect des autorisations des dépenses;
- Veuillez à la complitude de la documentation avant tout paiement ;
- Veuillez au respect des procedures mise en place avant tout enregistrement des factures sur Prosave ;
- Veuillez à la justification des avances programmatique avant tout octroi d’une autre avance
- Livre de caisse et La caisse :
- Tenir à jour les différents livres de caisse pour toutes les monnaies utilisées, c’est-à-dire enregistrer les dépenses ainsi que les recettes au fur et à mesure que s’effectuent les transactions dans un fichier excel;
- Affecter un code comptable à toutes les dépenses afin de faciliter le processus de clôture des comptes ;
- Se rassurer que chaque transaction est enrgsitrée journalièrement dans le suvie de caisse et son solde concorde à celui du comptage physique;
- Préparer toutes les demandes de fonds à transférer de la banque vers le coffre SCI Nobili et du coffre Nobili vers la caisse pour les dépenses courantes journalierement ;
- Effectuer quotidiennement un comptage de caisse et se rassurer que ceci concorde avec la banque du le journal journalier du livre de caisse;
- Effectuer tous les paiements des fournisseurs, parternaires… conformément aux regles et procédures de SCI en se rassurant aussi que les dossiers sont complets et conforment aux procedures et scellés par le seau Paid.
Clôture des comptes
- Réaliser une réconciliation hebdomadaire des comptes sous la supervision du Finance Officer Goma ;
- S’assurer que tous les comptages de caisse sont réalisés et cash Count est signee chaque fin de la semaine entre : Caissiere-Finance Officer & Resonsable du Bureau de Goma;
- S’assurer que le comptage effectué chaque semaine et à la fin du mois concorde avec le solde du livre de caisse tel que figuré dans le logiel Agresso ;
- Arranger les documents de support en fonction de l’ordre chronologique de paiement et d’enregistrement dans le livre de caisse ;
- S’assurer que toute écriture passé de le journal de suivie de caisse est accompagné par une documentation complète et conforme aux procèdures.
- Enregistrement et Réconciliation sur Prosave
- S’assurer que toutes les factures envoyées par le supplier chain et l’administration au niveau de la finance sont vérifiées et enregistrées dans le 5 jours suivant leurs transmissions ;
- S’assurer que toutes les factures retournées aux suppliers sont corrigées et enregistrées dans le deux jours suivant leurs retour ;
- S’assurer que les factures rejetées sur Prosave sont corrigées et re-enregistrées le jour suivant suivant leurs rejets ;
- S’assurer que chaque facture transmises à la finance est enrgistrée dans le cahier ou le tableau de suivie de transmisison au niveau de la finance ;
- S’assurer que chaque facture à enregistrer et ou enrgistrer respect les procedures mises en place et possedent toute la documentation. ;
- Participer à la réconciliation des POs Committement (Bon de commande) avec le Finance Officer et supplier Chain.
Les avances
- Accorder les avances aux logisticiens et aux autres membres de l’équipe;
- Enregistrer les avances dans un livre approprié ;
- S’assurer que toutes les avances sont justifiées au cours du mois de leur paiement ;
- Imputer aux avances le code comptable approprié ;
- Transmettre au plus tard le 07 du mois au FCC Manager, la situation des avances sur salaires prises par les staffs internationaux et Nationaux au niveau de Nobili .
- Archivage :
- Classer toutes les pièces comptables selon un ordre chronologique;
- S’assurer que chaque opération de la caisse est soutenue par une pièce acceptable;
- S’assurer que toutes les pieces sont stumpés avant leurs classement et archivages;
- S’assurer que toutes les pieces payées soit journalierement ou hebdomaderaiment sont arrangés dans les classeurs selon l’ordre chronologique ;
- S’assurer que toutes les pièces enregistrées sur Prosave sont arrangé dans un Classeur et selon l’ordre d’enregistrement des factures.
- Audit :
Appuyer le finance Officer dans la recherche et le classement des pièces lors du déroulement des audits externes et contrôle internes
EXPERIENCE AND COMPETENCES
Essentielles
- Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion de la caisse ; administration / gestion financière dans un poste similaire ;
- Bonne connaissance de la législation sociale en RDC;
- Etre capable de travailler sous pression et pendant de longues heures;
- Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes;
- Expérience de travail dans les organisations humanitaires serait un plus;
- Parler et écrire couramment le Français;
- Bonnes aptitudes interpersonnelles.
Désirables :
- Capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis);
- Connaissance de l’Anglais;
- Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues;
- Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations;
- Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail;
- Flexibilité, diplomatie et tact dans la façon et talent de négociateur.
