DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ:
Gestion des installations
- Superviser l’agent d’administration (facility) et s’assurer que tous les espaces sont en bon état et que les normes de base de sécurité SCI sont maintenues.
- Gérer les relations avec les agences de services publics fournissant des services d’entretien d’électricité, d’eau et de climatisation. Évaluer la qualité des services et partager l’analyse avec le responsable administratif.
- Veiller à ce que toutes les factures connexes soient payées à temps et à ce que tous les contrats connexes soient renouvelés à temps.
- Assurez-vous que les bureaux et la maison d’hôtes sont bien entretenus (ambience, esthétique, image de marque et outlook).
- Assurer la liaison avec le personnel administratif concerné pour faciliter le respect des exigences d’immigration du gouvernement du Nigeria pour le personnel et les familles de SCI/Nigeria International.
Gestion d’événements (Formations/ateliers/Événements d’entreprise)
- Veiller à ce que les réunions, ateliers, et les conférences sont gérées efficacement.
- Travailler en étroite collaboration avec les services demandeurs et les contacts externes (service providers) pour coordonner les événements.
- Gestion de tous les voyages, visas d’affaires et hébergements pour les visiteurs, consultants et personnel en mission officielle. Assurez-vous que tous les voyages sont dans les délais et rentables.
- Accompagnement auprès des services consulaires (traitement des visas(s), visa à l’arrivée (VOA), STR, CERPAC, Lettres d’introduction, Lettres d’invitation etc.).
- Coordonner toutes les dispositions logistiques (transferts aéroport, réservations d’hôtel, pour tout le personnel et les partenaires locaux/internationaux de SCI.
- Coordonner l’achat de billets locaux pour le personnel et les partenaires de SCI.
- Superviser les accords-cadres de TOUS les prestataires de services après préqualification.
- Superviser l’accord contractuel de tous les bureaux (state et bureaux extérieurs) du réseau de SCI.
Administration des politiques et des procédures:
- Aider le gestionnaire de l’administration à élaborer, à tenir à jour le manuel des politiques et procédures de l’administration ; assurer la communication des politiques dans l’ensemble du programme ; surveiller la mise en œuvre et la conformité.
- Assurer le suivi auprès des collègues de terrain et assurer le respect des normes de qualité en matière de gestion de bureau, de voyages et d’administration générale (installations, loyers, enregistrement des ONG, etc.) et processus rationalisés.
Supervision, mentorat et développement du personnel:
- Coordonner l’équipe d’administration ; fournir des conseils et un soutien techniques sur les attentes de chaque membre de l’équipe, élaborer et évaluer des rapports directs de manière adéquate et régulière.
- Intégrer des stratégies de développement du personnel et des systèmes de gestion des performances dans le processus de constitution d’équipes
- Veiller à ce que les performances de tout le personnel de l’unité administrative soient optimisées en fonction de leur potentiel dans la poursuite des objectifs de Save the Children.
- Superviser pour garantir un traitement/soumission rapide de tous les paiements de fournisseurs tiers au référentiel Finance traitement et gérez le processus pour un paiement rapide. (Agences de voyages, hôtels, gestion d’installations, conciergerie et tous services auxiliaires, etc.)
- Systèmes de classement : Développer et maintenir des systèmes de classement et d’archivage efficaces sous Windows et Outlook, y compris des listes d’adresses et le classement sur papier.
Sauvegarde de la responsabilité
- Assurez-vous que les bureaux et les crèches sont installés conformément à la politique de sauvegarde SCI.
- Assurez-vous que les fournisseurs avec lesquels nous nous engageons et travaillons sont pleinement conscients et maintiennent les normes politiques de sauvegarde SCI en n’employant pas de mineurs (inférieurs à 18 ans) dans leurs services
- Assurez-vous que les documents de visibilité de sauvegarde SCI (awareness posters) sont placés à des points stratégiques autour de l’installation.
Autres responsabilités
Le titulaire du rôle peut se voir confier d’autres responsabilités selon les besoins, qui comprendraient, sans toutefois s’y limiter, les suivantes:
- Fournir un soutien administratif aux équipes de programme basées à Abuja, délégué par le supérieur hiérarchique.
- Soutenir d’autres domaines fonctionnels du bureau d’administration dans le pays et des bureaux extérieurs.
- Aider à la collecte et à l’analyse des données.
- Gérer les coûts et les dépenses affichés à la bourse de petite caisse de l’administrateur.
- Fournir une couverture lorsque d’autres membres du personnel administratif sont absents, en congé ou en raison d’un niveau accru d’activités du bureau de pays.
- Toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.
Contacts de travail
Interne: Unité administrative, tous les autres départements concernés, liaison régulière avec les équipes de gestion de pays à Abuja et les bureaux extérieurs
Externe: Agences gouvernementales (Immigration, MBNP, Agences de sécurité, etc). Vendeurs, ambassades. |
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)
Responsabilité:
- Tient auto-responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de la modélisation des rôles des valeurs Save the Children.
- Tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités, leur donnant ainsi la liberté de livrer de la meilleure manière qu’ils jugent appropriée, fournir le développement nécessaire pour améliorer les performances et appliquer les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas obtenus.
Ambition:
- Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
- Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
- Orienté vers l’avenir, pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
- Établit et entretient des relations efficaces, avec leur équipe, leurs collègues, les Membres et les partenaires et sympathisants externes.
- La diversité des valeurs y voit une source de force concurrentielle.
- Approchable, bon auditeur, facile à parler.
Créativité:
- Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
- Prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
- Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité.
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