POSTE 1 : UN.E SAISISSEUR.EUSE DE DONNEES RESSOURCES HUMAINES
Nombre de poste : 01
Durée du contrat : 1 an
Date de début : 16/08/2023
Manager Hiérarchique : Responsable de Département Ressources Humaines
II- MISSIONS DU POSTE
Saisir, analyser, contrôler des données et participer aux tâches administratives du département RH.
- Mission 1 : Saisie et analyse des données recueillies et émettre des alertes
Tâches:
-Vérifier la qualité des données à saisir et signaler les problèmes rencontrés
-Évaluer la durée nécessaire au traitement des données et rendre compte de l’avancement de la saisie
-Lancer l’alerte si délais dans la procédure établie
-Saisir dans le fichier prévu les données selon un format identique
-Détecter les données manquantes ou les redondances et les mettre en exergue pour corrections directes et proposer les améliorations possibles
-Vérifier les incohérences des lignes financières et des contrats bailleurs conformément au RECAP TCC produit par la Finance
-Alerter son responsable avec le plus d’anticipation possible lorsque des dysfonctionnements sont constatés dans le recueil de données
-Apporter des éléments de clarification à son responsable en cas d’incohérences constatées lors de l’analyse des données
-Communiquer à son manager s’il y a des retards de transmissions des Time sheet
-Former les personnels dans l’utilisation de la plateforme GTA
-
Mission 2 : Archivage des données et documents RH
Tâches:
-Classer les Timesheets et les données informatiques de façon organisée et accessible à tous (assurer la bonne nomination/codification des dossiers, assurer une organisation claire des fichiers etc.)
-Sauvegarder quotidiennement les données saisies sur le serveur NHF
-Homogénéiser les plans de classement et d’archivage
-Faire l’archivage numérique et physique des dossiers du personnel national et expatrié
-Archiver les fiches de paie mensuel et avance sur salaire et tous les documents administratifs du département RH (demande d’absence, décharge de courrier, prêt du salarié et autres)
-
Mission 3 : Suivi Administratif des dossiers expatriés et courriers
Tâches:
-Suivre les documents administratifs des expatriés: visa entrée, visa sortie, renouvèlement visa, Visa au débarquement, carte de séjour, demande d’autorisation d’entrée au Cameroun, etc
-Faire légaliser les passeports et visas des expatriés et des visiteurs pour usage sur la mission
-Tenir le registre de courrier (réception et dispatching) entrant et sortant et assurer la formalisation (codification et transmission) des correspondances émises par la Coordination
-Gérer l’envoi des courriers physiques et numériques dans les différentes bases
-Scanner les documents divers
-
Mission 4: Suivi mouvement du personnel
Tâches :
-Faire les demandes de réservation de billet d’avion et informer les utilisateurs, analyser et suivre les factures auprès des prestataires
-Suivre le planning des breaks des expatriés.
III. DIPLOME/NIVEAU D’ETUDES ET EXPERIENCE
-Diplôme / Niveau d’études : Minimum Bac +1 en sciences de gestion ou RH
-Première expérience professionnelle idéalement sur un poste identique
-Expérience dans le suivi des dossiers expatriés (visa, carte de séjour,
-Une expérience dans la réservation des billets d’avion et le suivi des mouvements du personnel serait un atout.
IV. COMPETENCES REQUISES
SAVOIR
- Maîtrise de l’outil informatique et d’Excel avancé exigé
- Maîtrise des logiciels informatiques: un atout si connaissance d’outil
- SIRH tel qu’HOMERE
- Capacité à appréhender de nouveaux logiciels
- Compétence dans la saisie et analyse des données
- Compétence dans gestion de l’information
-
Maitrise du Français écrit et parlé.
- La connaissance de l’anglais est un atout
- Précision-Application-Autonomie-Organisation et Flexibilité
- *Capacités d’analyse et de synthèse
- Sens de la confidentialité
- Rigueur, Pragmatisme et réactivité
- Bonne communication, remontée des informations
- Capacité à émettre des recommandations et proposer des solutions
POSTE 2 : ADJOINT DU CDD APPROVISIONNEMENT
Le CdD adjoint est chargé de :
Mission 1 : Contribuer à la définition, la mise en œuvre et les révisions des stratégies d’achat des missions
- Définir les stratégies d’approvisionnement de la mission sous la supervision du Chef du Département Logistique
- Piloter et mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement avec les employés et les départements d’ACF
- Fournir des conseils aux autres départements sur leurs activités d’achat
- Représenter la mission ACF à l’extérieur pour les questions d’approvisionnement et développer son réseau d’échange d’informations et de bonnes pratiques.
- Développer une démarche d’achats responsables, notamment en identifiant des critères environnementaux dans nos processus de sélection.
- Assister les demandeurs dans la préparation de leur cahier des charges et/ou spécifications techniques
- Diffusion des consultations et appels d’offres
- Réception et analyse des offres
- Négociation avec les fournisseurs
- Sélection de fournisseurs correspondant aux besoins d’ACF, en termes de coût, de qualité, de délais et de prestations
- Rédaction de contrats et accords-cadres et de leurs avenants
2 : Coordonner les activités d’approvisionnement de la mission
- Assurer la facilitation et la production du PPP (Project Procurement Planning) de la mission.
- Effectuer des analyses de marché et de recherche de fournisseurs sur les marchés stratégiques identifiés.
- Publier annuellement des CFI (Appels à Manifestation d’Intérêt) pour des marchés ciblés
- Réaliser des audits et des visites de suivi fournisseurs pour capitaliser et suivre nos portefeuilles.
- Coordonner avec les bases et départements ACF, les pré-qualifications ACF fournisseurs
- Suivi et développement des partenariats du service logistique d’ACF.
- Analyser l’appétence et la maturité d’achat de ses interlocuteurs, ajuster et structurer ses modes et niveaux d’implication (lead/support & advisor/co-lead)
- Former les équipes logistiques et programmes sur leurs activités d’approvisionnement
3 : S’assurer de la conformité des activités d’achats dans le respect des procédures d’ACF et des bailleurs concernés.
- Veiller à ce que les employés respectent la politique, la stratégie, les procédures et les outils d’approvisionnement d’ACF
- Prévenir et gérer toute non-conformité des processus d’approvisionnement de la mission, notamment par rapport à notre assurance qualité.
- Identifier les risques de fraude et de corruption dans son activité et mettre en place des actions de prévention et de contrôle
- Sensibiliser les collaborateurs aux risques de fraude et de corruption
- Mise en place et suivi des recommandations suite aux contrôles et audits
4 : Garantir la performance des achats sur la mission
- Identifier, suivre et proposer des optimisations possibles pour le sourcing stratégique
- Assurer et développer des relations stratégiques avec les fournisseurs, en garantissant la performance des fournisseurs.
- Veille permanente des tendances d’achat (évolution du métier, des outils d’achat, etc.),
- Elaboration et suivi des indicateurs de performance achats
- Prospecter régulièrement le marché pour enrichir le portefeuille fournisseurs (via autres ONG, visite terrain, recherche internet, etc.)
- S’assurer de la bonne gestion du logiciel LINK lors de la mission :
- – Etre le point de contact LINK avec le siège (sous la supervision du HOD Logistique)
- – Informer l’équipe LINK au siège des dysfonctionnements et des incohérences du logiciel
- – Fournir une formation adéquate à tous les nouveaux arrivants/utilisateurs du logiciel (candidats, utilisateurs logistiques)
- – Soutenir les utilisateurs en les guidant à travers les supports disponibles (vidéo LINK, guides d’utilisation, fichier PPT)
- – Soutenir les utilisateurs lorsqu’ils rencontrent des situations inhabituelles avec le logiciel sur la façon de les résoudre
- – Gérer les données LINK (lieux de livraison, marchés locaux, fournisseurs locaux, taxes…)
VOTRE PROFIL
- Un baccalauréat en administration des affaires OU en logistique OU en achats et approvisionnement.
- Certification en CIPS, Approvisionnement ou Logistique souhaitable.
- Minimum 3 ans d’expérience approfondie dans la gestion et la coordination des capacités d’approvisionnement et/ou de logistique, de préférence dans le travail humanitaire ou de développement ;
- Une expérience antérieure de travail pour des ONG est un atout, en particulier des ONG internationales et/ou liées à la santé ;
- Excellentes compétences en gestion des personnes combinées à la capacité et au désir de développer davantage les capacités du personnel ;
- Solides compétences en organisation et en gestion combinées à la capacité de coordonner un large éventail de personnes et de responsabilités ;
VOS CONDITIONS D’EMPLOI
- CDD de 12 mois sous français (pour les internationaux)
Conditions sous contrat français :
- Salaire brut mensuel de 2130€ à 2475€ selon expérience
- Per diem mensuel et indemnité de séjour : 754€ net, payé sur le terrain
- Allocation pays mensuelle : 150€
- Allocation enfant : 1500€ par an et par enfant présent dans le pays d’origine (maximum 6000€/an)
- 16% du salaire mensuel brut pour le remboursement de l’assurance retraite pour les non-français
- Transport et hébergement : Prise en charge des frais de transport et de guest house
- Couverture médicale : prise en charge à 100% des cotisations santé (sécurité sociale + assurance maladie) et assurance rapatriement
- Congés et RnR : 25 jours de congés payés par an, 20 RnR par an et 215 € à chaque période RnR
- Formation : Accès gratuit et illimité à la plateforme e-learning certifiante Crossknowledge
