Action Contre la Faim est une organisation humanitaire internationale, non-gouvernementale, privée, non-politique, non-confessionnelle et à but non lucratif. Fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier, sa mission est de lutter contre la faim, la misère et contre les situations dangereuses menaçant les hommes, les femmes et les enfants. Actuellement, 500 collaborateurs et plus de 5000 employés travaillent pour Action contre La Faim dans plus de quarante-six pays, et dans quatre domaines d’action : la santé / nutrition, la sécurité alimentaire et moyens d’existence, et l’eau/assainissement.
POSTE : Chargé.e des Services et Moyens Généraux/10128
Objectif général du poste
En lien et sous la supervision du Coordinateur logistique, le/la Chargé.e des services et moyens généraux aura pour responsabilité d’assurer de façon optimale la gestion de la flotte véhicule/motos et le fonctionnement des moyens généraux sur la mission, dans le respect des standards et procédures ACF et des règles de sécurité.
Principales responsabilités
Objectif 1 : En lien avec le coordinateur logistique assurer la gestion du parc véhicule, moto et générateurs de la mission
- En lien avec le Coordo log assurer la mise en œuvre de la politique de gestion des véhicules (suivi des déplacements, maintenances et consommations de carburant) sur la mission
- Maintenir en bon état la flotte de véhicule, motos et générateurs de la mission
- Garantir une bonne planification hebdomadaire des mouvements bases et inter-bases et soumettre les plannings hebdomadaires au Coordinateur Logistique pour validation
- S’assure de la disponibilité des véhicules et motos nécessaires aux besoins programmes et bases et si besoin, émettre des demandes de transport externe
- Compléter les tableaux de suivi des consommations carburant et pièces détachées de la mission, effectuer l’analyse et agir en cas de dérive
- Effectuer, chaque mois, le suivi des coûts de consommation des véhicules et motos sur la mission, ainsi que pour les générateurs
- Identifier le matériel et le petit équipement qui doit être présent dans chaque véhicule en fonction du contexte d’utilisation
- Assurer la standardisation des lots de bord (Kits outillage, premiers soins, trousse pharma, jerrican carburant, trousse à outil, pneus secours, jerrican eau, etc …) sur la mission
- Effectuer le suivi administratif (assurances, immatriculations, contrôle technique, contrats d’allocation budgétaire, etc …) et s’assurer que les renouvellements aient bien été effectués
- Effectuer le suivi des maintenances véhicules, motos et générateurs et définir un planning des maintenances sur la mission
- S’assurer que les maintenances véhicules soient réalisées dans le respect des fréquences établies dans le Planning de Maintenance.
Objectif 2 : En lien avec le coordinateur logistique superviser les tâches courantes d’entretien des bâtiments ACF et le suivi des constructions / réhabilitations
- Garantir le bon entretien des structures et compounds ACF et rapporter aux Coordinateur Logistique la présence de toute anomalie
- Superviser la maintenance générale du bureau et des maisons
- Faire des feedbacks réguliers au Coordinateur Logistique sur les problèmes rencontrés au niveau des structures et sur les solutions à y apporter
- Suivre l´organisation et le suivi des travaux et réparations des structures et compound ACF
- Effectuer les contrôles des structures au moins une fois par semaine pour s´assurer du maintien du bon état général et de la présence permanente d´un stock de petits consommables (système électrique, équipements domestiques, réserves d´eau et de carburant, stock matériel courant, malles sécu, kit premiers secours, etc …), faire remonter les besoins au niveau de son manager
- Effectuer les commandes de petits matériels et petits consommables pour les structures ACF
- Rédiger les draft de contrats bail et de prestation de service liés à la gestion des moyens généraux (électricité, plomberie, etc …) et les soumettre à son manager et au chargé Appro
- Proposer des solutions pour améliorer la gestion des structures pour optimiser les coûts.
Objectif 3 : Garantir l’approvisionnement des moyens généraux de la capitale
- Effectuer les demandes d’achat auprès du chargé Appro selon les besoins et en respectant le planning
- Garantir la gestion des stocks des moyens généraux (carburant, papeterie, matériel électrique, sucre, thé, café……), définir les stocks minimum pour le déclenchement de la commande
- Etablir un fichier des prestataires de service référencés avec une fiche par prestataire en lien avec le Responsable Approvisionnement et le Coordinateur logistique
- S’assurer de l’émission des demandes hebdomadaires de prise de carburant via les Fuel Voucher sur toute la mission.
Objectif 4 : En lien avec le coordinateur logistique garantir la sécurisation des bâtiments & participer activement à la gestion de la sécurité
- En lien avec le coordinateur logistique et le responsable sécu garantir la mise en œuvre et le respect des procédures d’entrée/sortie des bâtiments ACF
- S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui suit les règles de sécurité d’ACF
- Proposer des solutions pour améliorer la sécurité des structures, des biens et du personnel ACF
- Effectuer l´inventaire du contenu des malles sécu et des trousses premiers secours suivant les fréquences établies et effectuer les commandes du matériel manquant en lien avec le Coordinateur Logistique
- Contrôler les extincteurs et la date de révision
- S’assurer de la présence d’un véhicule ACF à l’aéroport et à l’heure pour chaque arrivée/départ
- Vérifier que l’éthique et les procédures ACF sont respectées en tout temps dans son équipe
- Maintenir une vigilance élevée pour prévenir et alerter le Coordinateur Logistique sur d’éventuels vols, corruption, et toute forme d’abus.
Objectif 5 : Encadrer et manager l’équipe
- Participer au recrutement de son équipe (Assistant, Gardiens, chauffeurs, chauffeur-mécanicien, Aide polyvalent, stagiaire,)
- Accompagner et renforcer les capacités des membres de son équipe
- Etablir le planning de travail de son équipe
- Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution
- Apporter un appui aux questions quotidiennes des membres de l’équipe
- Participer et suivre les formations de son équipe
- Mener les entretiens d’évaluation
- Elaborer les plans d’actions individuels de l’équipe et suivre leur réalisation
- Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire.
Objectif 6 : Reporting et l’archivage
- Rédiger, chaque mois, les documents du rapport mensuel logistique relatifs à son champ d’intervention (suivi conso, suivi de flotte, suivi des maintenances, suivi des équipements sur la capitale, faire les compilation nécessaires avec le suivi des bases et l’envoyer avant chaque cinq (5) du mois au coordinateur logistique
- Compiler le suivi conso et maintenance Mission et le poster sur Terramar
- Assurer l’archivage des documents logistiques liés à son poste suivant les procédures établies sur la mission (classeur véhicule, suivi des prestations, registre consommable bureau, contrat de bail, Suivi crédit électricité……)
Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?
Niveau d’études/diplôme spécifiques/
Diplôme Bac + 3 en logistique ou diplôme équivalent en mécanique, électricité, construction/bâtiments
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:
Parfaite connaissance des procédures logistiques ACF
Connaissances en mécanique, électricité, génie civil, maintenance informatique et gestion de réseau
Expérience préalable nécessaire:
Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans le domaine de formation
Expérience humanitaire d’au moins un an dans un département logistique serait un plus
Expérience en management et en évaluation de la sécurité
Habilitées demandées
Bonne organisation
Bonne capacité d’analyse – Rigueur
Esprit d’équipe
Qualités communicationnelles et relationnelles
Langues
Maîtrise du français,
Connaissances des rudiments en anglais
Programmes informatiques requis:
Connaissances informatiques (Word – Excel – power point)
Maitrise du Logiciel Link souhaité.
Notre paquet remuneratif
Conformément à la grille salariale d’ACF.
Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.
