La mission multidimensionnelle intégrée des Nations unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) est une opération de maintien de la paix des Nations unies au Mali. Elle intervient dans le cadre de la guerre du Mali et est la composante principale de l’intervention militaire au Mali.
POSTE 1 : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (Vacance temporaire)
Cadre organisationnel
Le poste se situe au sein du Groupe Sécurité de l’entité de liquidation des Nations unies (MINUSMA), à Bamako. Les assistants administratifs de ce niveau sont généralement placés sous l’autorité d’un administrateur principal, d’un chef d’unité, d’un chef de service ou d’un chef/directeur de l’entité de liquidation. L’assistant administratif assiste les chefs d’unité/de section/de service dans la gestion des activités administratives quotidiennes et de routine de l’équipe de liquidation.
Responsabilités
Sous la supervision générale du chef de groupe, le/la titulaire de ce poste sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines : Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’avis de vacances de poste. Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple les Systèmes d’informatique de gestion tels que Umoja. Conseiller le personnel en matière de visas. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classement. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.
Budget et finances : Fournir une assistance pour la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds ; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en oeuvre les réaffectations selon les besoins. Recueillir des informations provenant des bases de données pertinentes et fournir une assistance dans la préparation des rapports financiers. Fournir une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions. Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour l’entité de liquidation, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Surveiller l’exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget ; assister dans la finalisation des rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Administration générale : Fournir des conseils à l’entité de liquidation et/ou au personnel subalterne. Peut éventuellement fournir une assistance pour examiner les accords du pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour les subventions ou d’autres activités dans les zones attribuées. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de srevice et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l’équipe dans l’entité de liquidation et dans les stations secondaires. Exécuter d’autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d’espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).
Compétences
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
Job – Specific Qualification
Une formation technique dans les domaines de la Finance, le budget, la gestion des ressources humaines ou l’administration est souhaitable.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis De solides compétences informatiques, notamment en matière de traitement de texte et de feuilles de calcul, sont requises. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations unies, tels qu’Umoja ou ERP, est souhaitable. Une expérience préalable dans une fonction liée au sein d’une entité du système commun des Nations unies ou d’une organisation internationale comparable est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Autres postes :
Juriste
Agent de contrôle des mouvements (offre d’emploi temporaire) Bamako
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