La mission multidimensionnelle intégrée des Nations unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA) est une opération de maintien de la paix des Nations unies au Mali. Elle intervient dans le cadre de la guerre du Mali et est la composante principale de l’intervention militaire au Mali.
POSTE : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/TRADUCTRICE
Cadre organisationnel
Ce poste est à pourvoir au sein de l’Entité de liquidation des Nations Unies au Mali (MINUSMA), à Bamako. L’assistant administratif/traducteur relève du Directeur de l’Entité de liquidation par l’intermédiaire du fonctionnaire administratif principal.
Responsabilités
Français Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif s’acquittera des tâches suivantes :
Administration générale :
• Fournir un soutien linguistique dans la rédaction de diverses correspondances en français pour le Bureau du directeur de l’équipe de liquidation (ODLT).
• Participer aux réunions du directeur de la liquidation avec les intervenants externes et nationaux pour fournir des services d’interprétation en français.
• Traduire les documents si nécessaire.
• Soutenir la rédaction et la diffusion d’un large éventail d’avis informatifs de l’équipe de liquidation en anglais et en français.
• Coordonner avec les agents administratifs pour résoudre les divers problèmes identifiés au fur et à mesure qu’ils surviennent, en déterminant les mesures appropriées.
• Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne dans la mission sur le terrain.
• Coordonne/rédige la documentation relative au bureau, y compris les notes, la correspondance au nom du bureau, les rapports de synthèse, les rapports de situation et quotidiens, les notes d’information, les mémorandums, les télégrammes codés, etc.
• Accomplit d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (p. ex., programme de voyages opérationnels, examen et approbation des demandes électroniques de voyages à l’intérieur et à l’extérieur de la mission, planification de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions)
Gestion des ressources humaines :
• Coordonne les actions relatives aux transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section/du bureau, par exemple, recrutement, placement, réinstallation, évaluation du rendement, examens de la classification des postes, cessation de service des membres du personnel, formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Assure la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, selon les besoins.
• Supervise la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assure le suivi de l’état d’avancement des avis de vacance de poste.
• Tient à jour les dossiers d’évaluation du rendement de la section/du bureau.
• Fournit des renseignements et des conseils au personnel et aux consultants concernant les conditions de service, les tâches et responsabilités, les privilèges et les droits prévus par le Règlement du personnel.
• Surveille les tableaux d’effectifs de la section ou du bureau pour diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel.
Budget et finances :
• Fournit une assistance spécialisée et une coordination dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget de la section ou du bureau.
• Aide à surveiller régulièrement le budget/plan de travail par rapport à divers budgets, suggère des réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire.
• Collecte des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés si nécessaire.
• Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Surveille les ressources extrabudgétaires, notamment en examinant les accords et les plans de dépenses, en veillant au respect des règlements et des règles ainsi que des politiques et procédures établies.
• Aide à la préparation des rapports de fin d’année sur l’exécution du budget.
• Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance approfondie de l’application des règles et règlements de l’ONU. Solides compétences linguistiques et capacité d’analyser un large éventail de documents et d’interpréter pour des réunions de haut niveau. Capacité de gérer des processus, de tenir des registres précis, d’interpréter/analyser une grande variété de données et d’identifier/résoudre les écarts de données et les problèmes d’activité. Fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé. Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, en services de conférence, en ressources humaines, en administration des affaires ou en gestion du personnel est exigé.
Expérience professionnelle
Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine de l’administration, de la traduction, de l’analyse de données, des ressources humaines ou dans d’autres domaines connexes sont requises. Au moins cinq années d’expérience dans la prestation de services de traduction/interprétation dans un poste de direction générale sont requises. Une expérience dans les opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable. Une année ou plus d’expérience dans l’analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) est indispensable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
