La MINUSMA recrute pour ce poste (17 Février 2024)

Le poste est à pourvoir au sein de l’Entité de liquidation des Nations Unies (MINUSMA), à Bamako. Les assistants administratifs à ce niveau relèvent généralement d’un responsable administratif/supérieur, d’un chef d’unité, d’un chef des services ou d’un chef/directeur de l’entité de liquidation. L’assistant administratif aide les chefs d’unité/section/service dans la gestion des activités administratives quotidiennes et de routine de l’équipe de liquidation, comme assigné.

Sous la supervision générale du chef de service/de l’unité/de la section ou du chef de service, le titulaire du poste exercera les responsabilités suivantes : Gestion des ressources humaines : • Coordonne les actions relatives aux transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section/du bureau, par exemple, le recrutement, le placement, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Assurer la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, selon les besoins.

• Supervise la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants. • Tenir des registres de l’état d’évaluation des performances de la section/bureau. Aide à formuler des réponses liées aux cas de réfutation. • Conseille le personnel sur les questions de visa et d’autres règles et réglementations pertinentes ; coordonne l’intégration et l’orientation des nouveaux membres du personnel de la section/du bureau. • Fournit des conseils et répond aux questions sur les procédures et processus de classification. • Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.

• Surveille les tableaux d’effectifs de la section/du bureau pour diverses activités liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel. Budget et finances : • Fournit une assistance experte et une coordination dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget de la section/bureau. • Aider à surveiller régulièrement le budget/le plan de travail par rapport à divers budgets, suggérer des réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations si nécessaire. • Recueille des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés si nécessaire. • Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la section/bureau, y compris les aspects programmatiques : • Aider les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les propositions budgétaires.

• Surveille l’exécution et les dépenses du budget et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire. • Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les demandes en s’assurant que le bon objet de dépense a été facturé. Veiller à ce que les allocations et les taux de change au sein des systèmes concernés soient mis à jour régulièrement. • Surveille les ressources extrabudgétaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en garantissant le respect des réglementations et règles ainsi que des politiques et procédures établies. • Aider à la préparation des présentations du rapport sur l’exécution du budget de fin d’année. • Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale

• Coordonne la fourniture d’orientations, formation et supervision quotidienne des autres membres du personnel dans le domaine de responsabilité. • Fournit une assistance dans la rédaction d’accords avec le pays hôte, d’accords budgétaires et de contributions à des subventions ou à d’autres activités, le cas échéant. • Identifie et résout divers problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, en déterminant les actions appropriées.

• Coordonne de manière approfondie avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que dans la mission sur le terrain. • Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels, suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, planification de l’espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonne séminaires, conférences et traductions)

Professionnalisme : Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes ;

Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Adaptez le langage, le ton, le style et le format au public. Fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et en tenant les gens informés.

Travail d’équipe : travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.

Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.

Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, les finances, les ressources humaines, l’administration des affaires ou la gestion du personnel est requis.

Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes, dont trois (3) années devraient avoir avoir exercé un rôle de supervision est requis. Une expérience des opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) est requise. la connaissance du français est souhaitable.

L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.