Ce poste est situé à Bamako au sein de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation au Mali (MINUSMA). L’adjoint administratif relèvera du chef des opérations et de la gestion des ressources (CORM).
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes
Administration générale
• Coordonne l’orientation, la formation et la supervision quotidienne du personnel subalterne du bureau du CORM.
• Traite toutes les questions administratives relatives au CORM : traitement des demandes de présence, de congé et de voyage, des rapports de congé, des notes de frais,
etc. Bureau du CORM.
• Coordonne étroitement avec les autres services, sections et unités du MSD et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège de la mission que dans les bureaux régionaux.
• Agit comme Point Focal pour Share Point et pour les ressources documentaires du CORM : rechercher, récupérer et gérer leur compilation, diffusion, traitement et archivage.
• Sert de personne focale pour l’UMOJA et d’autres formations informatiques au bureau de l’OCORM
• Prend en charge la gestion du système de journal de correspondance au bureau du CORM
• Supervise le travail des chauffeurs ; soumettre toutes les demandes mensuelles pertinentes de paiement des heures supplémentaires ; assurer le bon entretien des véhicules de bureau.
• Prépare la correspondance et les justifications nécessaires sur les tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans les domaines de responsabilité attribués par le CORM et / ou l’agent administratif.
• Établit et maintient un système de classement pour la correspondance et les dossiers de CORM, rédige et expédie la correspondance de routine selon les instructions, ainsi que les notes de service de nature administrative.
• Coordonne le secrétariat du bureau, distribue les missions spéciales aux autres membres du personnel de l’unité et clarifie la correspondance pour la signature du superviseur conformément à la gestion du portefeuille du bureau.
• Prend la dictée sur une variété de sujets, en s’assurant que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects et, si nécessaire, en maintenant un haut niveau de confidentialité.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes : planification de l’espace physique et identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes, organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions.
Gestion des ressources humaines
• Coordonne les actions, en consultation avec l’agent administratif, en ce qui concerne les transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines du bureau, par exemple, le recrutement, le placement, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Assurer la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, au besoin.
• Supervise la maintenance des fichiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants.
• Maintient des dossiers sur le statut d’évaluation des performances du bureau. Aide à formuler des réponses liées aux cas de réfutation.
• Conseiller le personnel sur les questions de visa et autres règles et réglementations pertinentes ; coordonne l’intégration et l’orientation des nouveaux membres du personnel au sein du bureau du CORM.
• Fournit des conseils et répond aux questions sur les procédures et les processus de classification.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits en vertu des Statut et Règlement du personnel.
• Surveille les tableaux de dotation du bureau pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel.
Budget et finances
• Fournit une assistance experte et une coordination dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget du bureau.
• Aide au suivi du budget/plan de travail en ce qui concerne divers budgets, sur une base régulière, suggère des réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire en consultation avec l’agent administratif.
• Recueille des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés au besoin.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives qui devraient inclure le budget/programme de travail, les ressources humaines et la gestion de la base de données. Connaissance et application des diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans les situations de travail. Degré élevé d’engagement pour assurer une bonne utilisation des ressources du Bureau. Montre la fierté de son travail et de ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes.
Travail d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite les commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation :
développe des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue des quantités appropriées de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, finances, ressources humaines, administration des affaires ou gestion du personnel est requis.
L’expérience professionnelle
Au moins huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises.
Une expérience de travail dans un front office, y compris un soutien administratif et de secrétariat à des hauts fonctionnaires impliquant de nombreux contacts avec des partenaires internes/externes et diverses hautes fonctions, est souhaitable.
Une expérience dans le système commun des Nations Unies (missions politiques de maintien de la paix des Nations Unies ou agences, fonds et programmes des Nations Unies) ou dans une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale comparable dans un environnement de conflit ou de post-conflit est souhaitable
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est requise
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure une entrevue informelle.
Avis spécial
• Ce poste est temporairement disponible jusqu’au 31 décembre 2023. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
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