Poste 1 : ADJOINT D’APPROVISIONNEMENT
Ce poste est à pourvoir au sein de l’Unité Carburant de la Mission Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation en République Centrafricaine (MINUSCA). Le titulaire du poste sera basé à Bangassou et relèvera du chef de l’Unité.
Responsabilités
Dans les limites de l’autorité déléguée, l’assistant d’approvisionnement effectuera les tâches suivantes :
• Effectue les tâches liées à la fourniture de pétrole, d’huiles et de lubrifiants (POL) pour la mission
• Coordonne l’approvisionnement et la distribution de pétrole, d’huiles et de lubrifiants
• Vérifie les demandes de paiement pour les biens et services de survie par rapport aux factures et aux bons de livraison.
• Vérifie la quantité de carburant mesurée déchargée par rapport aux bons de livraison et ajuste l’inventaire.
• Analyse le taux de consommation de carburant des équipements surveillés par le système électronique de gestion du carburant (EFMS) et transmet les recommandations.
• Effectue le codage à barres EFMS-2, assure le fonctionnement complet des imprimantes de codes à barres en temps opportun production et distribution de codes-barres selon les besoins
• Surveille la prévention des fraudes liées au carburant à l’aide du système électronique de gestion du carburant.
• Surveille le programme d’assurance et de surveillance de la qualité du pétrole, des huiles et des lubrifiants et effectue un rapprochement quotidien, hebdomadaire et mensuel des réceptions et sorties de carburant
• Recevoir en ligne les demandes autorisées d’articles de ravitaillement des chefs de section et des chefs d’unités ; vérifier les demandes et les émettre conformément aux exigences mensuelles des sections/unités ; veiller à ce que les fournitures soient distribuées sans délai aux bureaux/sections demandeurs conformément aux demandes approuvées.
• Surveiller les stocks d’approvisionnement dans l’entrepôt;
• Effectuer un inventaire régulier du pétrole, des huiles et des lubrifiants et préparer des rapports sur les écarts observés ;
• Informer des consommables dans l’entrepôt d’approvisionnement et préparer des rapports sur les écarts observés ;
• Informer les responsables des approvisionnements sur les fournitures qui nécessitent un réapprovisionnement des stocks en temps opportun ;
• S’assurer que les articles dans l’entrepôt de fournitures sont rangés de manière ordonnée ;
• Planifier longtemps à l’avance la livraison prévue des approvisionnements en carburant afin de maintenir des installations de stockage adéquates pour les carburants entrants.
• Mettre en œuvre un contrôle/assurance qualité pour garantir que les conditions contractuelles, les coûts et les calendriers sont respectés.
• Aider à augmenter les demandes de services et d’articles requis par les magasins de fournitures ;
• Aider l’Unité de réception et d’inspection (R&I) à recevoir et à inspecter les marchandises livrées par les fournisseurs et gérées par la Section des approvisionnements de vie ;
• Traiter les rapports internes de R&I pour les marchandises dans les magasins de fournitures et les transmettre à l’unité R&I pour le traitement des enregistrements des marchandises dans Umoja, et les remettre aux utilisateurs finaux conformément aux procédures établies ;
• Mettre à jour les fiches de stock des produits acquis ;
• Aider au rapprochement hebdomadaire des reçus et des problèmes afin de confirmer que rien n’a été détourné ;
• Effectuer une vérification périodique de l’inventaire des biens durables de l’ONU et des biens attrayants gérés par les magasins de fournitures et mettre à jour les enregistrements dans Umoja en traitant les bons de délivrance aux particuliers/utilisateurs finaux des biens de l’ONU à des fins de transparence et de responsabilité ;
• Aider à assurer la mise en œuvre des systèmes de contrôle interne, y compris la comptabilité, les rapports et la maintenance de tous les enregistrements électroniques/papier afin d’assurer une piste d’audit appropriée.
• Préparer les demandes de radiation des biens perdus, obsolètes ou endommagés;
• Recevoir le rapport d’évaluation technique sur les biens endommagés ou devenus obsolètes et soumettre une demande de radiation dans le système Umoja pour faciliter la soumission au Comité local de contrôle des biens (LPSB) par le bureau des réclamations ;
• Veiller à ce que les biens approuvés pour radiation et élimination soient remis à l’Unité de cession des biens (PDU) en temps opportun ;
• Participer à l’acquisition et à la rédaction des spécifications préliminaires des besoins; participer à la préparation des comités d’évaluation technique et aux présentations au comité local des contrats.
• Effectuer d’autres travaux connexes selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance pratique de la gestion des approvisionnements, de la gestion des stocks ou du soutien logistique avec une bonne compréhension des opérations de soutien sur le terrain, de l’exécution et de l’administration des programmes/contrats ; bonne compréhension des politiques, pratiques et procédures internes en matière d’approvisionnement ; compétences analytiques avérées, y compris la capacité de rechercher et d’analyser des données et d’élaborer des recommandations et des plans ;
- Se montre fier de son travail et de ses réalisations ;
- Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ;
- Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ;
- Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ;
- Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ;
- Reste calme dans les situations stressantes ;
- Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients.
- Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect.
- Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées.
- Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes.
- Tient les clients informés des progrès ou des revers des projets.
- Respecter les délais de livraison des produits ou services au client.
Sensibilisation technologique : se tient au courant de la technologie disponible.
- Comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau.
- Cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées.
- Montre une volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique dans au moins deux des domaines suivants est requis : approvisionnement/gestion des contrats, comptabilité/gestion des stocks, pétrole, pétrole et gaz,
Expérience professionnelle
Un minimum de huit (8) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services ou la logistique d’approvisionnement en pétrole, la sécurité des carburants ou les procédures environnementales connexes sont requis. Une expérience du soutien au service d’approvisionnement des opérations internationales de maintien de la paix ou militaires est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise.
Évaluation
Les candidats précédemment inscrits ne sont soumis à aucune évaluation supplémentaire et, à ce titre, ne seront pas invités à une telle évaluation.
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