Cette position est située à Bangui, au sein de l’unité d’approvisionnement de la mission de stabilisation intégrée multidimensionnelle des Nations Unies en République centrale d’Afrique (Minusca). Le titulaire relève généralement d’un assistant de passation des marchés supérieurs ou d’un responsable des achats et aide à la mise en œuvre d’une gestion efficace et efficiente et de la livraison de l’achat de biens et de services et d’activités de vente requises par la mission de remplir son mandat et de réaliser les travaux d’approvisionnement dans un travail dans un efficace, efficace, économique et opportun.
Responsabilités
En vertu de la supervision et des orientations générales d’un assistant de passation des marchés ou d’un agent d’approvisionnement plus haut de gamme, le titulaire remplira les fonctions suivantes:
• Fournit un soutien à l’achat, logistique et administratif à une équipe d’agents d’achat dans l’acquisition d’une grande variété de biens et de services.
• Examine, enregistre et priorise les demandes d’achat et obtient des informations / documents supplémentaires au besoin; Détermine la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
• Surveille le statut des réquisitions existantes, maintient les contacts avec les fournisseurs pour garantir la livraison en temps opportun des biens et services, coordonne l’expédition des marchandises / produits / équipements aux missions de siège et de terrain, vérifie le reçu et l’inspection des livrables et des rapports avec précision, selon les besoins.
• Produit des documents d’appel d’offres (par exemple, les invitations aux offres, les demandes de propositions et de demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement impliqués.
• Prépare des résumés d’offres et compile les données contenues dans les devis, propositions et offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens / services requis aux meilleurs termes et les plus bas coûts possibles sous la direction des agents d’approvisionnement.
• Finalise les bons de commande et les contrats d’approbation par le responsable des achats; peut autoriser les achats conformes à l’autorité de signature déléguée et, si nécessaire, prépare la soumission au comité des contrats pour examen et approbation ultérieure par le responsable autorisé.
• Aide les agents pertinents dans des opérations d’achat plus complexes et plus élevées; Coordonne la distribution des documents pertinents aux parties concernées, assure une action de suivi appropriée, etc.
• Maintient des bases de données et des fichiers internes pertinents; Gardez une trace de tous les accords contractuels, contrats de systèmes, etc. et informe les utilisateurs touchés des droits et obligations contractuels.
• Recherche, récupère et présente des informations provenant d’une variété de sources internes et externes sur des sources d’approvisionnement, des vendeurs par marchandises, etc., ainsi que des spécifications pour les nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Rédaction de la correspondance de routine.
• Effectue d’autres tâches comme assignées.
Compétences
Professionnalisme:
- Montre la fierté du travail et des réalisations.
- Démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet.
- Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements,
- Observer les délais et obtenir des résultats.
- Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles.
- Montre de la persistance face à des problèmes ou des défis difficiles;
- Reste calme dans des situations stressantes.
- Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Communication:
- Parle et écrit clairement et efficacement.
- Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée.
- Pose des questions à clarifier et manifeste de l’intérêt pour la communication bidirectionnelle.
- Adapter la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public.
- Démontre l’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Planification et organisation:
- élabore des objectifs clairs conformes aux stratégies convenues.
- Identifie les activités et les affectations prioritaires;
- ajuste les priorités au besoin.
- Alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer les travaux.
- Présente les risques et permet des contingences lors de la planification.
- Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un équivalent est nécessaire.
Un certificat de formation d’approvisionnement ou de gestion des contrats est souhaitable.
Expérience professionnelle
Un minimum de 5 ans d’expérience progressivement responsable de l’approvisionnement, des services administratifs ou de la zone connexe est nécessaire. Les années minimales d’expérience pertinente sont réduites à 3 pour les candidats qui possèdent un diplôme universitaire de premier niveau ou plus.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français est nécessaire. La connaissance de l’anglais est souhaitable.
