La MINUSCA est une opération multidimensionnelle de maintien de la paix des Nations unies en République centrafricaine dont l’objectif principal est d’assurer la protection de la population civile en contribuant à la paix et à la stabilité, en soutenant le gouvernement centrafricain dans sa responsabilité première de protection des civils. La MINUSCA a déployé plus de 17 000 militaires et policiers, 1 800 civils, avec un budget annuel de plus d’un milliard de dollars.
POSTE : Assistant(e) de gestion de l’Information
Cadre organisationnel
Ce poste est basé à Bangui, au sein de l’Unité de planification de la mission de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine (MINUSCA). Le titulaire rend compte au Spécialiste de la planification des missions et/ou au Spécialiste hors classe de la planification des missions.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant de gestion de l’information sera chargé des tâches suivantes :
– Assurer la disponibilité interne des informations en gérant les portails intranet/web.
– Gérer les systèmes centraux de gestion de l’information sur support papier et électronique en gérant les utilisateurs, en créant de nouveaux dossiers, en appliquant les instructions de disposition et en assurant le suivi de la circulation des dossiers.
– Gérer l’accès aux systèmes numériques contenant des documents, des données ou d’autres formats d’information et favoriser la diffusion d’informations non classifiées.
– Contribuer à la gestion des données en collectant, organisant et synthétisant les données et les informations en vue de les intégrer dans les services, produits et systèmes de gestion de l’information.
– Rendre opérationnelles les normes relatives aux documents et aux données et les promouvoir au sein de la mission.
– Soutenir la qualité des documents et des données en respectant les normes dans un réseau de points focaux.
– Assurer le téléchargement et la maintenance des informations dans les systèmes d’information en temps voulu.
– Enregistrer les documents entrants et sortants de la section dans le système d’archivage électronique.
– Examiner les documents et déterminer la catégorie de classification appropriée des documents et des dossiers.
– Tenir à jour le système de fichiers central de la section, sur support papier et électronique, en créant de nouveaux dossiers, en appliquant les instructions relatives au tri des documents et en suivant la circulation des dossiers.
– Participer aux activités d’archivage, d’élimination, de description et de mise à jour des bases de données dans le cadre des projets liés aux documents de la section en examinant, en vérifiant et en traitant les documents et les informations conformément aux lignes directrices.
– Soutenir les opérations d’élimination en assurant la liaison avec les bureaux d’origine des documents en ce qui concerne les procédures de transfert et la documentation.
– Créer et tenir à jour des dossiers d’acquisition manuels et fournir des informations aux autres membres du personnel de la section pour soutenir les activités de référence, de classement et de description des archives.
– Traite les opérations internes de recherche, de prêt, de reproduction et d’apurement des dossiers du personnel.
– Rédiger les réponses de routine aux demandes de renseignements, y compris les transmissions de reproduction de documents, pour approbation par le chef de l’unité/de la section « Documents ».
– Assurer la liaison avec les services de traitement des documents en ce qui concernent la préparation, la reproduction et la distribution des documents et des publications.
– Assurer le suivi de l’expédition des documents, du matériel de référence,de la papeterie et de l’équipement nécessaire aux différents sites.
– Fourni des services de livraison de documents selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Volonté de réaliser l’objectif de l’égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y pince, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des mais compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il ya lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
Emploi – Qualification spécifique
La connaissance et la compréhension des processus pertinents et des processus de gestion de l’information, des systèmes et des bases de données sont souhaitables.
Expérience professionnelle
Un minimum de quatre ans d’expérience à responsabilité progressive dans la gestion de l’information, la publication sur le web, les archives, la gestion des documents ou un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à deux pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou plus.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais est souhaitable.
Méthode d’évaluation
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
