Cette position se trouve dans la mission de stabilisation intégrée multidimensionnelle des Nations Unies en République centrafricaine (Minusca). L’assistant administratif sera basé à Bangui et rapporte le chef de cabinet par l’intermédiaire du responsable administratif.
Responsabilités
Gestion des ressources humaines
• Coordonne les actions concernant les transactions liées à l’administration des activités des ressources humaines de la section / du bureau, par exemple, le recrutement, le placement, la relocalisation, l’évaluation du rendement, les examens de classification de l’emploi, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines pertinents au besoin.
• Supervise la maintenance des fichiers d’annonce de vacance et garde une trace de l’état des annonces de vacance.
• Maintient les dossiers de l’état d’évaluation des performances de la section / bureau. Aide à formuler des réponses liées aux cas de réfutation.
• conseille le personnel sur les questions de visa et autres règles et réglementations pertinentes; Coordonne l’induction et l’orientation des nouveaux membres du personnel dans la section / bureau.
• Fournit des requêtes de conseils et réponses sur les procédures et processus de classification.
• Fournit des informations et des conseils au personnel / consultants en ce qui concerne les conditions de service, les tâches et les responsabilités, les privilèges et les droits en vertu des règles et règlements du personnel.
• Surveille les tables de personnel de la section / bureau pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les retraites, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et le mouvement du personnel. Budget et financement
• Fournit une assistance et une coordination expertes dans la préparation et le développement du plan de travail et du budget de la section / du bureau.
• Aide à la surveillance du budget / du plan de travail en ce qui concerne les divers budgets, suggère régulièrement la réallocation des ressources et met en œuvre les réallocations si nécessaire.
• Collecte les données des bases de données pertinentes et préparez des rapports financiers personnalisés en cas de besoin.
• Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations des coûts et des propositions budgétaires, en termes de personnel et de non-exigences pour la section / bureau, y compris les aspects programmatiques:
• Aide les gestionnaires à l’élaboration des exigences en matière de ressources pour les soumissions budgétaires.
• Surveille la mise en œuvre / les dépenses du budget et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les réquisitions garantissant que l’objet correct des dépenses a été facturé. S’assure que les attributions et les taux de change au sein des systèmes pertinents sont mis à jour régulièrement.
• Surveille les ressources extra-budgetaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en garantissant le respect des réglementations et des règles et des politiques et procédures établies.
• Aide à la préparation des soumissions de rapport de performance budgétaire de fin d’exercice.
• Aide à la finalisation des rapports de performance budgétaire, analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale
• Coordonne la fourniture de conseils, de formation et de supervision quotidienne au personnel junior
• Identifie et résout divers problèmes et problèmes à mesure qu’ils surviennent, déterminant les actions appropriées.
• Coordonne beaucoup avec les unités de service et liaison fréquemment avec les membres de l’équipe interne au siège et dans la mission sur le terrain.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, le programme de voyage opérationnel, la surveillance des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, la planification physique de l’espace et l’identification des besoins technologiques de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonnent des séminaires, des conférences et des traductions).
Compétences
Professionnalisme : démontrez un degré élevé de confidentialité dans le traitement des informations et des documents. Capacité à remplir un large éventail de fonctions administratives; Capacité à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans les situations de travail; Montre une fierté de travail et de réalisations; Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, observer les délais et obtenir des résultats; Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; Montre de la persistance face à des problèmes ou des défis difficiles; Reste calme dans des situations stressantes. Prend la responsabilité d’incorporer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Orientation du client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en obtenant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les correspond à des solutions appropriées. Surveille les développements continus à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour tenir informé et anticiper les problèmes. Tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets. Rencontre le calendrier pour la livraison de produits ou de services aux clients.
Planification et organisation : élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues; Identifie les activités et les affectations de priorités et ajuste les priorités au besoin; Alloue une durée et des ressources appropriées pour terminer les travaux; Prévoit des risques et permet des éventualités lors de la planification; Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire; Utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, les finances, les ressources humaines, l’administration des affaires ou la gestion du personnel est requis.
Expérience de travail
Au moins huit (8) ans d’expérience progressivement responsable au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes, dont trois (3) ans auraient dû être dans une supervision. Une expérience dans la gestion des documents et des données confidentiels et sensibles, y compris les câbles de code, la conduite et la discipline, est nécessaire. Une expérience dans le maintien de bases de données et la préparation des rapports est nécessaire. Une expérience dans les opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est nécessaire.
