Le poste est à pourvoir à la Section de la gestion des acquisitions du Service de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine (MINUSCA), basée à Bangui. Le (la) titulaire fait rapport au (à la) Chef de la Section de la gestion des acquisitions.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
- Avant l’élaboration du budget, assurer la liaison avec les unités techniques (anciennes unités à comptabilité autonome) pour préparer leurs prévisions de demande afin d’établir le plan annuel de demande de la mission (c’est-à-dire le projet de plan d’acquisition) sur la base des priorités de la mission.
- Répondre à la demande quantitative et qualitative, analyse de l’approvisionnement et de la consommation à l’aide des données et des entrées des gestionnaires de produits pour garantir la disponibilité des stocks, l’exactitude des niveaux de stock et l’optimisation des coûts de détention grâce aux décisions et actions affectant les quantités, les emplacements et la qualité des stocks.
- Surveiller et contrôler les niveaux de stock des stocks, automatiser les activités de réapprovisionnement et assurer la solidité et l’exactitude des stocks en fonction d’un ensemble d’opérations et d’indicateurs de performance financière.
- Consolider les projections budgétaires et les plans de demande des unités techniques en examinant les stocks, les habitudes de consommation, les durées des cycles d’approvisionnement, les exigences et les prévisions des clients internes et externes.
- Assurer la liaison avec le Centre de services mondiaux des Nations Unies et/ou le Siège de l’ONU concernant la soumission du plan de demande de la mission en tant que contribution au plan d’acquisition mondial consolidé.
- Surveiller les demandes d’achat des catégories assignées pour s’assurer que les demandes d’achat sont fondées sur le plan prévisionnel ; Assurer la liaison avec l’UNGSC et/ou ses homologues dans d’autres missions sur la disponibilité des articles avant de prendre la décision d’acquérir de nouveaux articles pour les remplacer ou pour des besoins supplémentaires.
- Lancer des actions menant à la mise en œuvre du plan d’acquisition de la mission, en tenant compte des différentes options d’approvisionnement, y compris les contrats-cadres mondiaux et régionaux, le marché local et d’autres conditions, les prévisions logistiques, les stocks détenus, les habitudes de consommation, les calendriers d’approvisionnement, ainsi que l’évaluation continue et la hiérarchisation des besoins opérationnels de la chaîne d’approvisionnement.
- Contribuer à la planification, à l’élaboration et à la gestion du processus d’acquisition de divers services et produits (matériel informatique et de communication, véhicules, matériel et fournitures médicaux, rations alimentaires, carburant, matériaux de construction et d’entretien des bâtiments, papeterie et fournitures de bureau, mobilier et accessoires, matériel d’hébergement et de bureau, etc.), y compris la planification et la coordination des besoins en matière de transport et le regroupement des livraisons entrantes. les besoins en matière de contrats de services et les plans d’entretien des services assignés, compte tenu des différentes méthodes d’achat, des délais et des options d’approvisionnement dont disposait la Mission ;
- Contribuer à l’exécution des contrôles internes sur les activités d’acquisition et les fonctions d’appui.
- Conseiller périodiquement les entités bénéficiaires et les unités techniques sur l’état d’avancement des activités d’achat et l’état détaillé de la mise en œuvre du plan d’achat, y compris sur toute la gamme des problèmes rencontrés en matière d’achats et d’autres problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, en leur fournissant un appui et des conseils à tous les stades du cycle d’achat, et préparer l’examen trimestriel à soumettre au Conseil des Nations Unies et au Département de l’appui opérationnel.
- Rencontrer régulièrement les parties prenantes internes pour examiner le plan d’acquisition de la mission en fonction de l’évolution des priorités et des urgences liées aux groupes de matériel/services assignés afin d’assurer une approche efficace et cohérente de la gestion des domaines d’intérêt mutuel.
- S’acquitter des tâches programmatiques et administratives nécessaires au fonctionnement de la Commission. de la Section, y compris l’examen des estimations de coûts de 20 % fournies par les unités techniques, le suivi des paramètres de performance et des indicateurs critiques et l’établissement de rapports sur l’exécution du programme de travail.
- Élaborer diverses procédures opérationnelles normalisées, directives et instructions régissant le processus de planification des acquisitions et de demande d’achat ; contribue à la préparation des POS, des lignes directrices et des instructions régissant le processus d’approvisionnement, y compris la livraison et le paiement (Procure to Pay).
- Concevoir et tenir à jour un système informatisé pour suivre les contrats achetés par la Mission tout au long de leur cycle de vie, ce qui permet de les prolonger en temps opportun et de fournir un état détaillé des dépenses.
- Préparer des rapports intégrés, opportuns et précis pour surveiller et suivre tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement de la Mission afin d’assurer un approvisionnement ininterrompu en biens et services afin de répondre aux exigences opérationnelles.
- Fournir des conseils et superviser le personnel nouvellement recruté ou moins expérimenté.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance avérée d’un domaine d’activité important dans les domaines de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, en particulier la planification des achats, la gestion des stocks et les achats. Capacité à démontrer des compétences analytiques avérées, y compris la capacité de rechercher, d’analyser des données et d’élaborer des recommandations et des plans, ainsi que d’examiner et de modifier le travail d’autrui. Capacité d’élaborer et d’appliquer des procédures de gestion des stocks. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; Faire preuve de persévérance face à des problèmes ou à des défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes ; Prend la responsabilité d’intégrer une perspective sexospécifique et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
Aptitude à planifier et à organiser : Établir des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues. Identifier les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Allouer suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien le travail. Prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification. Surveiller et ajuster les plans et les actions au besoin. Utilise le temps de manière efficace.
Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses ; du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifier les besoins des clients et les jumeler à des solutions appropriées. Suivre les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir un client informé de l’avancement ou des échecs des projets. Respecter les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de l’administration des entreprises, de la logistique, des achats ou dans une discipline apparentée. À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire du niveau du deuxième cycle.
Qualification spécifique
La certification SCOR-P (Supply Chain Operations Reference Professional) est souhaitable. Une certification d’un établissement réputé ou accrédité est souhaitable. Une formation en méthodologie de gestion de projet dispensée par un organisme accrédité (par exemple PRINCE 2 Practitioner Level) est souhaitable.
Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la planification des acquisitions, les achats ou dans un domaine connexe. Une expérience de la chaîne d’approvisionnement, de la planification des acquisitions et des demandes d’achat au sein de l’ONU ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable. Une expérience de la planification des besoins en matériaux (MRP), de l’ERP (Enterprise Resource Planning), par exemple SAP ECC (ERP Central Component) ou de la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) dans les domaines de la planification de la production, de l’ordonnancement, du contrôle des stocks, des achats et des processus logistiques est souhaitable.
Traduction
L’anglais et le français sont les langues de travail du secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance du français est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
Aucuns frais
L’ONU NE FACTURE AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSE PAS AUX INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
