Ce poste est à pourvoir à Bangui, au sein du Bureau du Représentant Spécial du Secrétaire Général (RSSG) pour la République Centrafricaine et Chef de la Mission Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation en République Centrafricaine (MINUSCA). Le titulaire rendra compte au SRSG par l’intermédiaire de l’agent administratif.
Responsabilités
Sous la supervision directe du SRSG, l’assistant principal du personnel fournit un soutien administratif, de gestion et de secrétariat de haute qualité au SRSG et assure le déroulement efficace et fluide du travail au sein de son bureau. En tant qu’assistant principal du SRSG, le titulaire s’acquittera des tâches suivantes :
Aider à l’administration générale de la mission, fournir un soutien substantiel et administratif dans la gestion des priorités et du flux de travail au bureau du SRSG et de l’unité de travail, coordonner plusieurs et divers activités et processus de travail pour assurer la gestion des directives et des décisions.
Gère un large éventail de tâches et de processus administratifs, les demandes de congé, les registres de présence, les feuilles de temps, les préparatifs de voyage, les demandes de visa, les notes de frais, les frais de télécommunications, l’achat d’équipement, les demandes d’approvisionnement en sable de service, la réservation de salles de conférence, etc. ;
Sert de lien de communication entre le superviseur et les cadres supérieurs au nom du superviseur.
Tient les autres informés en transmettant des directives, des rapports, des mises à jour de statut et d’autres informations pertinentes, et porte les questions sensibles et urgentes à l’attention du SRSG, en consultation avec le ou les assistants spéciaux si nécessaire.
Filtre et classe par ordre de priorité toute la correspondance entrante, compile les documents de référence et les références pertinents, identifie les problèmes nécessitant l’attention du RSSG et renvoie les autres aux agents concernés pour une disposition appropriée, surveille et assure le suivi des mesures à prendre ;
Effectue d’autres tâches assignées.
Compétences
Professionnalisme : connaissance approfondie et application des politiques opérationnelles, administratives et protocolaires pertinentes
pour garantir le respect des directives et procédures pertinentes et la qualité globale des résultats, tact et discrétion éprouvés
dans le traitement de questions hautement confidentielles et sensibles, ainsi que d’excellentes compétences interpersonnelles; Initiative démontrée et capacité à faire preuve de bon jugement dans le cadre des missions confiées. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Une formation technique en secrétariat ou en administration est souhaitable.
L’expérience professionnelle
Un minimum de 8 ans d’expérience progressive dans un département politique et / ou pour un haut fonctionnaire de l’ONU est requis.
Une expérience de la prestation de services à ou dans une opération sur le terrain, y compris au sein des bureaux exécutifs, du système commun des Nations Unies ou d’une organisation internationale comparable est requise.
Une expérience de travail avec des outils de planification des ressources d’entreprise (ERP) tels qu’Umoja ou des systèmes similaires est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le(s) poste(s) annoncé(s), la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
Évaluation
Les candidats précédemment inscrits ne sont soumis à aucune autre évaluation et, en tant que tels, ne seront pas invités à une telle évaluation.
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