LA FONDATION MERIEUX recrute pour ce poste (03 Janvier 2023)

Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation indépendante, reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.

Elle est présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie, au Moyen-Orient et dans l’Océan Indien.

1. Résumé du poste :          

Au sein du Bureau Niger de la Fondation Mérieux, assurer la mise en œuvre et le suivi des projets au Niger qui lui seront affectés.

Le rôle du Gestionnaire de Projets est de concourir au bon résultat des projets mis en œuvre dans le pays à travers la gestion administrative, financière, juridique, logistique et de communication des projets mis en œuvre (en particulier RESAOLAB, mais pas seulement) selon les procédures de la Fondation Mérieux et les conventions et exigences des différents partenaires et/ou bailleurs. La comptabilité-finance du Bureau Niger lui sera également confiée, de même que de la logistique. En cas d’absence du RAF Niger, le Gestionnaire de projets se réfère au RAF AFO.

1. CONTOURS DE LA FONCTION :

Le Gestionnaire de Projets Niger est basé dans les locaux du bureau de la Fondation Mérieux au Niger. Il est rattaché hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier Niger.

Il est rattaché fonctionnellement au chef de projet national et au gestionnaire de projet RESAOLAB régional.

Il pourra être amené à effectuer des déplacements à l’intérieur du pays et dans des pays de la sous-région.

Il travaille en étroite relation avec les partenaires locaux de la Fondation Mérieux et tout particulièrement la cellule de coordination nationale au sein du ministère de la santé, le bureau AFO (RAF, Comptable, etc.), et avec les différentes Directions des fonctions support (DFS) de la Fondation Mérieux au Siège (Lyon).

Il pourra avoir à collaborer avec les autres gestionnaires RESAOLAB projets des autres pays d’intervention de la Fondation Mérieux en Afrique de l’Ouest.

1. PRINCIPALES MISSIONS

Le Gestionnaire de Projets assiste la cellule de coordination nationale pour la mise en œuvre des activités RESAOLAB sur le plan administratif et financier selon les exigences internes et du bailleur, avec l’appui de la gestionnaire régionale.  Il est aussi Gestionnaire d’autres projets mis en œuvre par le Bureau FMx Niger.

Gestionnaire de projets  Niger :

• Mise en œuvre  et suivi des activités
  • Assister le chef de projet dans le respect de la planification des activités et deadlines du projet national pour la bonne mise en œuvre du projet ;
  • Assurer le suivi des activités (préparation, budgétisation, mise en œuvre), en gérer les aspects administratifs et financiers selon les procédures internes et du bailleur ;
  • Assurer tout particulièrement la logistique liée aux projets (organisation des réunions, ateliers, formations, missions, etc.) tout en vérifiant la conformité des procédures de gestion des projets ;
  • Participer si besoin à des réunions techniques ou de coordination interne ou avec les partenaires et y représenter les intérêts de la FMx ;
  • Préparer et soumettre les contrats avec les consultants et/ou fournisseurs au service juridique pour leur validation avant signature ;
  • Effectuer l’archivage des données du projet dans les dossiers « Teams projets » correspondants, en respectant l’arborescence, la nomination des fichiers etc.
• Achats
  • Gérer les procédures d’appels d’offres pour les éventuels contrats d’équipements et suivre les procédures de passation marchés ;
  • S’occuper des achats tout en vérifiant la conformité des procédures d’achats ;
  • Se référer au RAF en cas de doute ou pour toute question absente d’un manuel ou des procédures d’achats ;
  • Gérer les relations fournisseurs
  • Faire les demandes de proformas, passer les Commandes d’Achat et des Factures d’Achat dans l’ERP (Business Central)
  • Régler les dépenses des projets
  • Assurer le suivi des dépenses (caisse, banque), la collecte et centralisation des justificatifs au bureau Niger de la FMx selon les procédures en vigueur et les transmettre au RAF.
• Comptabilité-Finance/projet(s)
  • Préparer les demandes de fonds trimestrielles pour les projets sous la supervision de la Gestionnaire RESAOLAB régionale et/ou le RAF Niger ;
  • Suivre et gérer le budget des projets, les coûts et le financement en lien avec le RAF Niger ;
  • Suivre le temps de travail assigné aux projets du personnel dédié ;
  • Participer au pilotage financier du projet en lien avec la Gestionnaire RESAOLAB régionale et/ou le RAF Niger ;
  • Préparer les rapprochements mensuels et les soumettre au RAF Niger.
• Reporting
  • Assurer le reporting financier des activités du projet ;
  • Préparer les éléments de rapports financiers pour le RAF, ou la Gestionnaire AFO ;
  • Participer à la production des rapports financiers faits par le RAF Niger à destination de la Fondation Mérieux, des partenaires et des bailleurs de fonds tout en veillant à respecter les deadlines contractuelles avec les partenaires/bailleurs ;
  • Préparer les pièces justificatives éventuelles à envoyer au bailleur en même temps que le rapport financier ;
• Audits
  • Préparer les missions d’audit du projet avec le RAF (en cas d’absence RAF AFO) ou la Gestionnaire AFO, en particulier faciliter l’accès à la documentation demandée par les auditeurs
• Suivi-évaluation
  • Participer à la préparation des documents (y compris remplissage les tableaux de bord) et aux réunions de suivi des projets (ex. organisées par DOI)
  • Renseigner les outils de suivi & évaluation éventuels
  • Suivre les livrables et indicateurs des projets et appuyer le chargé de projet à leur atteinte (livrables) et renseignement (indicateurs)
• Communication
  • fournir régulièrement les informations à la Direction Communication pour la visibilité des activités du projet (fiches pays, rapports annuels, Réseaux Sociaux et site FMx, CommHub)
  • Assurer la gestion des droits à l’image
  • Archiver les photos dans les « Teams projets »
• Préparer, documenter et tenir des Points de Suivi Régulier (PSRs) avec le RAF Niger
• Participer aux réunions internationales, aux réunions de revue internationales (AFO à minima), aux rénuions de suivi trimestrielles avec la cellule de coordination nationale et aux briefs d’équipes
• Travailler en bonne intelligence avec le reste de l’équipe Niger pour une meilleure répartition des charges entre les collègues notamment lors des périodes d’activités intenses ;
• Réaliser toute autre tâche nécessaire à la bonne réalisation du fonctionnement Bureau et des projets au Niger selon ses compétences.

Comptabilité-Finance :

• Tenir la comptabilité du Bureau Niger à partir des pièces justificatives, en veillant à leur conformité et validité. Veiller au respect des principes et règles comptables du SYSCOADA.
• Procéder aux enregistrements réguliers des opérations de caisse et bancaires dans Business Central (BC).
• Veiller à la bonne tenue de la documentation comptable de façon électronique et sur papier (bon classement et archivage des documents comptables) en tenant compte des procédures internes de la FMx.
• Participer au suivi des règlements fournisseurs et veiller au respect des obligations vis-à-vis des fournisseurs (paiement des comptes courants NIGELEC, SEEN, INPS, Impôts, etc.)
• Préparer les chèques, Ordres de Virement, et les paiements OMNI
• Assurer des opérations au guichet de la banque (retraits, dépôts de chèques, dépôts d’ordre de virement, etc.)
• Tenir le journal de banque
• Tenir le journal de caisse Bureau et faire des PV de caisse avant tout approvisionnement ainsi que l’arrêté de caisse mensuel
• Préparer les demandes de fonds trimestrielles en cas d’absence du RAF

Logistique et Services Généraux  :

• Aider à l’élaboration, au déploiement et au respect des manuels, outils, modèles, procédures bailleurs ou Fondation Mérieux et autres supports, en lien avec le RAF Niger
• Assurer la conduite d’inventaires trimestriels des équipements.
• Assurer la gestion du Turaya et des téléphones classiques pour les collègues en  mission au Niger
• Assurer le bon fonctionnement du parc de véhicules (entretien, réparations, contrôle technique, vignette et assurance)
• Assurer le suivi des contrats liés à la bonne gestion du bureau (location, service de ménage, groupe électrogène, Internet, …)
• Participer à l’organisation logistique des activités de la Fondation Mérieux (missions, ateliers/formations, dédouanement et relations avec la douane, et évènements/visites de partenaires : organisation des déplacements, moyens de communication, restauration, visas, billets d’avions, hôtels, achats éventuels,  avances de fonds, versement d’indemnités, etc.).
• En cas de nécessité, assurer les courses pour la banque, INPS, impôts, Aéroport, DLS, CERMES, etc.
• En cas de nécessité, conduire le véhicule du bureau en respectant la procédure FMx

Profil :

• Formation initiale : Bac + 5 en gestion/comptabilité/logistique
• Expérience minimum de 3 ans dans la gestion de projets de développement au sein d’ONGs (dans le secteur de la santé serait un plus)
• Maîtrise parfaite de l’outil informatique, du pack Office et l’utilisation courante de logiciels intégrés de comptabilité et de gestion serait appréciée
• Expérience de travail avec des institutions gouvernementales, et avec des bailleurs de fonds internationaux
• Langues : Excellente maîtrise du français (et des langues nationales)
• Qualités recherchées : intégrité, rigueur, autonomie, méthode, diplomatie, capacité de synthèse et d’analyse. Capacités d’adaptation à un nouvel environnement de travail. Travail en équipe et dans un contexte matriciel et multiculturel.

Dossier de candidature :

Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre, leur dossier composé d’un CV et d’une lettre de motivation adressé à la Responsable Mali & Niger, à travers ce lien [email protected]

Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 20 janvier 2023 à 18 :00 heures.

Seul (e) s les candidat ( e ) s présélectionné ( e ) seront contacté ( e ) s.