L’IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous collaborons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour construire des démocraties résilientes qui répondent aux besoins de tous. En tant que leader mondial de la promotion et de la protection de la démocratie, notre assistance technique et notre recherche appliquée développent des organes électoraux de confiance capables de mener des élections crédibles, des institutions de gouvernance efficaces et responsables, des processus civiques et politiques auxquels tous peuvent participer en toute sécurité et de manière égale, ainsi que des moyens innovants par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures.
POSTE 1
Un assistant de projet et d’opérations
Fonction primaire / Objectif :
L’assistant(e) de projet et d’opérations fournira un soutien opérationnel, administratif et programmatique afin d’appuyer la mise en œuvre réussie des activités de l’IFES Sénégal
Principales fonctions et responsabilités.
Sous la supervision du directeur de pays ou de la personne désignée, l’assistant de projet et d’opérations devra :
- Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements, le suivi et la mise en œuvre des activités (ateliers, réunions, conférences, etc.) ;
- Aider à programmer les réunions du programme avec les partenaires et les parties prenantes électorales. Tenir à jour le calendrier des événements.
- Editer, formater et contribuer aux rapports, présentations et publications de l’IFES ;
- Fournir un soutien dans la préparation des rapports financiers et la tenue des dossiers et des registres ;
- Fournir un soutien dans la mise en œuvre des achats de biens et de services sur le terrain ;
- Fournir un soutien administratif général au bureau, notamment en faisant des photocopies, en compilant le matériel de réunion ou de formation et en classant les documents du programme ;
- Assister à des réunions à la demande du superviseur et rédiger le procès-verbal des réunions ;
- Préparer et assembler les documents d’information selon les directives ;
- Planifier et accélérer l’organisation du voyage et de l’hébergement du personnel et des consultants de l’IFES ;
- Se tenir au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux principaux domaines du programme ;
- Déplacements hors de Dakar pour les activités du projet, selon les besoins ;
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Éducation et qualifications
- Licence dans un domaine pertinent requis ;
- Minimum de 0-2 ans d’expérience de travail avec des ONG internationales ;
- Expérience préalable de l’organisation d’événements et de la logistique ;
- Une connaissance du paysage électoral et politique du Sénégal est préférable ;
- Une expérience des programmes financés par l’USAID est préférable ;
- Excellentes compétences en matière de communication (écrite et verbale) et d’organisation ;
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et d’ingéniosité ;
- La capacité de rester très organisé tout en gérant des tâches multiples dans des délais serrés ;
- Maîtrise de Word, Power Point, Outlook, Excel et des plateformes de vidéoconférence.
Compétences linguistiques : La maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés est requise.
Déplacement : Des déplacements en dehors de Dakar peuvent être nécessaires.
Exigences physiques / Environnement de travail : Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
Date limite de dépôt des candidatures : 03 Janvier 2022.
POSTE 2
Un responsable des finances et des opérations
Principales fonctions et responsabilités
Le responsable des finances et des opérations est chargé de toutes les transactions financières, du suivi des dépenses et de la tenue des dossiers, de l’administration quotidienne du bureau, de la gestion des contrats locaux et des bons de commande, ainsi que d’autres activités de soutien général aux activités du programme.
Le responsable des finances et des opérations devra :
- Diriger toutes les opérations et les finances du projet, y compris les processus administratifs généraux, la gestion financière, les achats, la comptabilité et la logistique ;
- Soutenir le démarrage du bureau, y compris l’enregistrement de l’ONG et l’ouverture et le maintien d’un compte bancaire ;
- Établir et maintenir des procédures de comptabilité et de contrôle fiscal saines et transparentes ;
- Assurer la conformité des systèmes financiers et opérationnels avec les politiques et procédures de l’IFES, les règles et règlements de l’USAID et les lois du gouvernement du Sénégal ;
- Préparer les dossiers d’achats locaux avec l’équipe du programme et s’assurer que les achats et les dépenses sont conformes aux politiques et règlements de l’USAID et de l’IFES ;
- Suivre les budgets des programmes et prévoir les dépenses des projets ;
- Assurer la liaison avec les auditeurs internes et externes dans le cadre de l’examen de la gestion financière du projet ;
- Recueillir les factures du bureau et effectuer les paiements pour les dépenses régulières du bureau ;
- S’assurer que tous les dépôts et dépenses sont justifiés par des documents appropriés, conformément à la politique de l’IFES et aux règlements des donateurs, et qu’ils sont affectés à la catégorie budgétaire/au plan comptable approprié ;
- Préparer les pièces justificatives dans QuickBooks, et préparer les chèques pour toutes les dépenses du projet dans le système comptable QuickBooks ;
- Préparer les rapports financiers mensuels avec les pièces justificatives pour tous les comptes, à envoyer au siège de l’IFES selon les besoins ;
- Rédiger la TVA ou d’autres rapports fiscaux ou financiers requis par le gouvernement du Sénégal, en consultation avec le siège de l’IFES ;
- Préparation du rapprochement bancaire de fin de mois et traitement de la paie mensuelle, y compris la retenue et le paiement des taxes nécessaires aux autorités ;
- Prévoir les coûts opérationnels mensuels des bureaux de terrain pour la gestion des flux de trésorerie et préparer les demandes de virements mensuels si nécessaire ;
- Examiner la garde de la petite caisse et la réconciliation, le cas échéant ;
- Maintenir l’inventaire des projets et les dossiers administratifs dans le bureau de terrain ;
- Fournir des conseils en matière de rapports financiers aux sous-bénéficiaires, si nécessaire ;
- Responsable de la gestion quotidienne de tous les fournisseurs/vendeurs et de la gestion de tous les contrats/locations ;
- Assurer la liaison entre le siège de l’IFES et le bureau local du Sénégal pour les questions financières et de passation de marchés ;
- En collaboration avec l’équipe du programme, fournir un soutien administratif à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet.
- Autres tâches à accomplir.
Compétences et spécifications
- La capacité de rester très organisé tout en gérant des tâches multiples dans des délais serrés ;
- La capacité d’accomplir des tâches avec une supervision limitée ;
- Excellentes compétences en matière de rapports et de traitement des documents ;
- Excellentes compétences en matière de communication afin de pouvoir travailler avec le programme IFES et le personnel administratif pour identifier et résoudre les problèmes.
- Volonté d’adhérer à tous les principes de confidentialité.
- Il doit apprécier de travailler dans un environnement de collaboration et de coopération.
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et d’ingéniosité.
- Capacité à gérer les questions sensibles et à aborder les questions d’inclusion avec intégrité.
Formation et qualifications
- Au moins une licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe est requise ; une maîtrise est préférable.
- Minimum de 8 ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, ou combinaison d’éducation et d’expérience.
- Une connaissance avérée des règles et règlements de l’USAID en matière de gestion financière et de passation de marchés est requise ;
- Connaissance des principes comptables généralement reconnus (GAAP), des principes de budgétisation et de contrôle fiscal ;
- Capacité à maintenir et à appliquer des contrôles internes solides pour les finances et les achats ;
- Expérience avérée dans l’élaboration et la gestion de budgets ;
- Compétences pertinentes et maîtrise des systèmes logiciels de comptabilité automatisés et des tableurs de base de données, notamment MS Office et QuickBooks ;
- Capacité à créer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les organismes donateurs internationaux, les organismes de gestion électorale, les sous-bénéficiaires et les parties prenantes gouvernementales, un atout ;
- Qualités de leadership démontrées, expertise approfondie et étendue en matière de gestion financière ;
- Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l’établissement et le maintien de bonnes relations avec une grande variété de professionnels et d’organisations.
Compétences linguistiques : Maîtrise de l’anglais et du français requise.
Déplacements : Des déplacements en dehors de Dakar peuvent être nécessaires.
Exigences physiques / Environnement de travail : Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
Date limite de dépôt des candidatures : 03 Janvier 2022.
POSTE 3
Un(e) chargé(e) de projet
Fonction / Objectif principal
Le chargé de projet fournira une contribution technique et programmatique à la conception, à la mise en œuvre et au suivi des activités du projet pour l’IFES Sénégal.
Principales fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Chef de projet, le Chargé de projet devra :
- Fournir un soutien aux opérations du programme, avec un accent particulier sur les communications, les rapports et le suivi et l’évaluation ;
- Contribuer à la conception et à l’exécution des activités du programme, y compris les évaluations, les réunions, les ateliers et les formations ;
- Soutenir la conception et la préparation du matériel de formation et des documents de réunion ;
- Coordonner le processus de planification des événements pour les activités du programme ;
- Soutenir l’élaboration de mises à jour des communications et de contenus convaincants pour les mises à jour destinées aux donateurs, les médias sociaux et d’autres communautés externes ;
- Superviser la collecte et le stockage des données pour le suivi et l’évaluation des activités ;
- Soutenir le responsable du suivi et de l’évaluation dans la coordination des sessions sur les leçons apprises en interne et avec les partenaires, selon les besoins ;
- Assurer la liaison avec les partenaires de la mise en œuvre et de la communauté, le siège de l’IFES et les équipes de suivi et d’évaluation pour consolider les données et mettre à jour régulièrement le tableau de bord de suivi et d’évaluation ;
- Soutenir le développement de rapports réguliers sur le programme, y compris les rapports hebdomadaires, les rapports trimestriels, ainsi que les évaluations, les livres blancs et les plans de travail ;
- S’assurer que les dossiers détaillés des activités du programme sont classés sur Sharepoint ;
- Soutenir le développement du matériel de l’IFES pour les visiteurs de l’IFES et l’accueil du nouveau personnel ;
- Voyager en dehors de Dakar pour les activités du projet, selon les besoins ;
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Éducation et qualifications
- Licence en sciences politiques, en relations internationales ou dans un domaine connexe requis ; et Master de préférence ;
- Au moins quatre (4) ans d’expérience de travail avec des ONG ; et dans le domaine de la démocratie et de la gouvernance avec des ONG internationales de préférence ;
- Expérience des programmes financés par l’USAID de préférence ;
- Une expérience avérée du soutien au suivi, à l’évaluation et à l’apprentissage des projets est préférable ;
- Connaissance ou intérêt avéré pour l’administration des élections, l’éducation des électeurs et l’éducation civique, ou le genre et l’inclusion ;
- Excellentes compétences en matière de communication (écrite et verbale) et d’organisation ;
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et d’ingéniosité ;
- Capacité à rester très organisé tout en traitant des tâches multiples dans des délais serrés ;
- Maîtrise de MS Word, Power Point, Outlook, Excel et des plateformes de vidéoconférence.
Compétences linguistiques : Maîtrise de l’anglais et du français écrit et parlé requise.
Déplacements : Des déplacements en dehors de Dakar peuvent être nécessaires.
Exigences physiques / Environnement de travail : Environnement de travail standard de bureau. Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
Date limite de candidature : 03 Janvier 2022.
