La Fondation internationale pour les systèmes électoraux (IFES) soutient le droit des citoyens à participer à des élections libres et équitables. Notre expertise indépendante renforce les systèmes électoraux et renforce la capacité locale à fournir des solutions durables. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays – des démocraties en développement aux démocraties matures.
Nous recrutons pour combler le poste de :
Intitulé du poste : Agent principal d’administration et d’approvisionnement
Lieu : Nigéria
Niveau du poste sur le terrain : 8
Responsable : Directeur des finances et de l’administration
Fonction principale/Objectif
- L’agent principal d’administration et d’approvisionnement fournit un soutien en matière d’approvisionnement et d’administration en élaborant des stratégies pour trouver des offres et des fournisseurs rentables pour le bureau extérieur de l’IFES-Nigeria. Le devoir est de découvrir les meilleurs moyens de réduire les coûts d’approvisionnement.
Tâches et responsabilités principales
- Planifier, développer et gérer tous les aspects contractuels et d’approvisionnement de l’IFES pour les services, les fournitures et les produits ;
- Fournir un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement ;
- Appliquer la politique d’approvisionnement de l’IFES pour mener et gérer l’approvisionnement local, y compris la demande de devis et la gestion/réalisation de tous les aspects de l’évaluation des devis, des devis informels, des appels d’offres locaux, de la préparation des bons de commande, des bons de commande ou d’autres mécanismes contractuels ;
- Formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes pour résoudre les problèmes/conflits pour les demandes d’approvisionnement complexes ;
- Mener des études de marché pour se tenir au courant de l’évolution du marché, rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modèles de production et la disponibilité des biens et services ;
- Assurer une documentation de sauvegarde appropriée pour l’achat de biens et de services et développer et maintenir un système de classement des achats ;
- Travailler avec le siège de l’IFES pour communiquer la nécessité d’un approvisionnement dirigé par le siège, y compris, mais sans s’y limiter, l’envoi de MSRS/SOWS/DIQF et la participation aux évaluations des offres.
- Maintenir le meilleur mécanisme d’économies de coûts dans la mesure du possible en identifiant les fournisseurs appropriés et en négociant le cas échéant conformément à la politique d’approvisionnement de l’IFES :
- Aider à l’organisation et à la logistique d’ateliers, de conférences et de séminaires ;
- Gérer les fournisseurs locaux et les fournisseurs de services de l’IFES – assurance, téléphones, location de bureaux, services publics, fournisseur d’accès Internet, installations de bureau, etc. ;
- Organiser et maintenir un système de classement central sous forme papier et électronique ;
- Maintenir une base de données de tous les contacts de l’IFES, des ONG et d’autres organisations ;
- Création d’une feuille de suivi des achats et mise à jour régulière du suivi pour tous les achats de l’IFES Nigeria (local et siège) ;
- Travailler avec l’équipe du programme pour vérifier les articles/services livrés par rapport à chaque bon de commande/contrat en tenant compte de la qualité et de la quantité de matériel/services et fournir à l’équipe du programme les bons de livraison appropriés :
- Faire rapport à la direction en cas de divergences dans l’achat et la livraison de matériel/services ;
- Effectuer des vérifications des fournisseurs en collaboration avec l’équipe du programme avant l’émission des contrats ;
- Effectuer des vérifications d’exclusion des fournisseurs et des participants et fournir la documentation d’appui de la vérification d’exclusion aux membres de l’équipe du programme ;
- Effectuer une évaluation de l’hôtel pour les activités de l’IFES et conseiller la direction sur l’hôtel le plus rentable.
Administration:
- Superviser et s’assurer que les mesures de sécurité sont intégrées dans toutes les activités de l’IFES Nigeria ; Fournir des services administratifs de la manière la plus efficace pour faciliter les fonctions des autres sections ;
- Maintenir et mettre à jour le tracker pour l’assurance médicale du personnel, l’indemnisation des accidents du travail et l’assurance-vie de groupe ;
- Aider le directeur des finances et de l’administration à faciliter l’évaluation annuelle des performances du personnel de l’IFES Nigeria
- Superviser le personnel administratif et d’approvisionnement ;
- En collaboration avec le directeur financier, gérer les congés du personnel de l’IFES Nigeria et conseiller la direction sur l’état des congés ;
- Aider le directeur des finances et de l’administration à élaborer des mécanismes de règlement des différends du personnel et des rapprochements ;
- Aider à maintenir et à diffuser les mises à jour de sécurité et de santé au personnel de l’IFES Nigeria et aux fournisseurs associés selon les besoins ;
- Effectuer toute autre tâche assignée par le directeur des finances et de l’administration.
Exigences du poste
- Éducation : Un baccalauréat en gestion des affaires, en administration publique, en commerce ou dans un domaine connexe est requis.
Compétences et qualifications:
- Minimum de 6 ans d’expérience pertinente en approvisionnement et en administration ;
- Une expérience préalable dans la passation des marchés est requise, avec une préférence pour une expérience de travail dans la passation des marchés pour des ONG internationales ou des organisations internationales ;
- Expérience antérieure de travail sur des projets financés par l’USAID fortement préférée ;
- Une expérience antérieure de travail sur d’autres projets financés par des donateurs internationaux, qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter, l’UE, le FCDO, etc., est souhaitée ;
- Maîtrise de Microsoft Office et Excel requise;
- Capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de manière autonome et coopérative ;
- Des compétences efficaces en communication verbale et écrite, en multitâche, en organisation et en hiérarchisation sont nécessaires ;
- Grand souci du détail;
- Excellentes compétences interpersonnelles et de négociation;
- Capacité à détecter les problèmes et à produire des solutions acceptables.
- La capacité de rester organisé tout en gérant des tâches multiples et problématiques ;
- Capacité à accomplir des tâches sans supervision ;
- Motivé avec la capacité de respecter les délais de l’IFES Nigeria ;
- Capacité à maintenir et à garder le secret sur toutes les questions administratives et de personnel ; Être disposé et adaptatif ;
- Doit valoriser le fonctionnement dans un environnement collaboratif et coopératif ;
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise;
Compétences linguistiques:
- Maîtrise de la langue anglaise requise.
Voyage:
- Un voyage au Nigeria est requis.
Exigences physiques/environnement de travail
- Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles de l’emploi.
Date de clôture des candidatures
19 avril 2023.
Méthode de candidature
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur candidature écrite dactylographiée, leur CV actuel, des copies des certificats et trois références à: [email protected] en utilisant le titre du poste comme objet de l’e-mail.
