Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures. Conformément à l’approche de l’IFES : Une société est capable d’atteindre son plein potentiel dans un monde dans lequel les personnes de tous les sexes sont pleinement engagées en tant que partenaires égaux dans leurs familles, leurs lieux de travail et leurs communautés.
RESPONSABILITÉS DU POSTE :
Sous la supervision du Directeur Pays, fournir un soutien complet au fonctionnement global du bureau de l’IFES en Côte d’Ivoire.
- Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements et la mise en œuvre des activités sous la direction du directeur du pays.
- Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation des événements et des rapports de l’IFES
- Aider à la rédaction et à la révision de rapports, de témoignages de réussite, de publications sur les réseaux sociaux, etc.
- Restez au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux principaux domaines du programme.
- Assister aux réunions à la demande du superviseur et rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Maintenir le contact avec les partenaires et autres parties prenantes.
- Autres tâches assignées.
Opérationnel
- Coordonner et assister les processus d’approvisionnement sous la supervision du directeur du pays et en collaboration avec le personnel et le personnel du siège, conformément aux politiques et procédures de l’IFES.
- Fournir un soutien à la préparation des rapports programmatiques et financiers et à la tenue des dossiers et des registres.
- Veiller à ce que l’IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l’administration du bureau.
- Soutenir la préparation des budgets d’événements.
- Fournir un soutien administratif général au bureau, y compris la copie et le classement des documents du programme.
- Dirige l’organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements.
- Dirige les arrangements pratiques et logistiques des événements de l’IFES.
- Maintenir l’inventaire/le stockage de toutes les fournitures et de tous les équipements de bureau.
- Tenir à jour les journaux de bord des véhicules du projet et gérer l’approvisionnement en carburant.
- Maintenir à jour la base de données des contacts programmatiques et non programmatiques de l’IFES.
- Autres tâches assignées.
ÉDUCATION :
EXIGENCES DU POSTE:
- Baccalauréat ou équivalent en gestion, en administration des affaires, en développement international, en sciences politiques ou dans un autre domaine pertinent requis.
EXPÉRIENCE:
- Au moins deux ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, de gestion ou de soutien d’éléments programmatiques et d’administration de bureau.
- Expérience préalable dans l’organisation d’événements et la logistique.
- La connaissance et la compréhension des réglementations et procédures du gouvernement américain en matière de subventions et d’accords de coopération sont souhaitables.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Excellente connaissance de Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
- Capacité à communiquer efficacement en anglais écrit et parlé.
- Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés.
- Capacité à réaliser des tâches avec une supervision minimale.
- Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions.
- Volonté de respecter tous les principes de confidentialité ;
- Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif, et
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise.
- Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements et la mise en œuvre des activités sous la direction du directeur du pays.
- Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation des événements et des rapports de l’IFES
- Aider à la rédaction et à la révision de rapports, de témoignages de réussite, de publications sur les réseaux sociaux, etc.
- Restez au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux principaux domaines du programme.
- Assister aux réunions à la demande du superviseur et rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Maintenir le contact avec les partenaires et autres parties prenantes.
- Autres tâches assignées.
Opérationnel
- Coordonner et assister les processus d’approvisionnement sous la supervision du directeur du pays et en collaboration avec le personnel et le personnel du siège, conformément aux politiques et procédures de l’IFES.
- Fournir un soutien à la préparation des rapports programmatiques et financiers et à la tenue des dossiers et des registres.
- Veiller à ce que l’IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l’administration du bureau.
- Soutenir la préparation des budgets d’événements.
- Fournir un soutien administratif général au bureau, y compris la copie et le classement des documents du programme.
- Dirige l’organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements.
- Dirige les arrangements pratiques et logistiques des événements de l’IFES.
- Maintenir l’inventaire/le stockage de toutes les fournitures et de tous les équipements de bureau.
- Tenir à jour les journaux de bord des véhicules du projet et gérer l’approvisionnement en carburant.
- Maintenir à jour la base de données des contacts programmatiques et non programmatiques de l’IFES.
- Autres tâches assignées.
ÉDUCATION:
- Baccalauréat ou équivalent en gestion, en administration des affaires, en développement international, en sciences politiques ou dans un autre domaine pertinent requis.
EXPÉRIENCE:
- Au moins deux ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, de gestion ou de soutien d’éléments programmatiques et d’administration de bureau.
- Expérience préalable dans l’organisation d’événements et la logistique.
- La connaissance et la compréhension des réglementations et procédures du gouvernement américain en matière de subventions et d’accords de coopération sont souhaitables.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Excellente connaissance de Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
- Capacité à communiquer efficacement en anglais écrit et parlé.
- Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés.
- Capacité à réaliser des tâches avec une supervision minimale.
- Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions.
- Volonté de respecter tous les principes de confidentialité.
- Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif ; et
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise.
