Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures. Les plus grands atouts de l’IFES sont les membres de son équipe. L’IFES offre des avantages et une rémunération compétitifs, ainsi que la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif. Chaque membre de l’équipe de l’IFES est responsable de la réalisation de la mission de l’IFES et de l’intégration des valeurs de l’IFES dans son travail quotidien.
FONCTION PRINCIPALE/OBJECTIF : Le Coordonnateur des Programmes et des Opérations fournira un soutien programmatique et opérationnel au bureau de l’IFES en Côte d’Ivoire. Il sera chargé de soutenir les activités du programme et les fonctions opérationnelles et administratives du bureau. Le Coordonnateur des Programmes et des Opérations rendra compte directement au Directeur Pays.
RESPONSABILITÉS DU POSTE :
Sous la supervision du Directeur Pays, fournir un soutien complet au fonctionnement global du bureau de l’IFES en Côte d’Ivoire.Programmatique
- Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements et la mise en œuvre des activités sous la direction du directeur du pays.
- Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation des événements et des rapports de l’IFES
- Aider à la rédaction et à la révision de rapports, d’histoires de réussite, de publications sur les réseaux sociaux, etc.
- Restez au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux domaines clés du programme.
- Assister aux réunions à la demande du superviseur et rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Maintenir le contact avec les partenaires et autres parties prenantes.
- Autres tâches assignées.
Opérationnel
- Coordonner et assister les processus d’approvisionnement sous la supervision du directeur du pays et en collaboration avec le personnel et le personnel du siège, conformément aux politiques et procédures de l’IFES.
- Fournir un soutien à la préparation des rapports programmatiques et financiers et à la tenue des dossiers et des registres.
- Veiller à ce que l’IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l’administration du bureau.
- Soutenir la préparation des budgets d’événements.
- Fournir un soutien administratif général au bureau, y compris la copie et le classement des documents du programme.
- Dirige l’organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements.
- Dirige les arrangements pratiques et logistiques des événements de l’IFES.
- Maintenir l’inventaire/le stockage de toutes les fournitures et de tous les équipements de bureau.
- Tenir à jour les journaux de bord des véhicules du projet et gérer l’approvisionnement en carburant.
- Maintenir à jour la base de données des contacts programmatiques et non programmatiques de l’IFES.
- Autres tâches assignées.
ÉDUCATION :
EXIGENCES DU POSTE:
- Baccalauréat ou équivalent en gestion, en administration des affaires, en développement international, en sciences politiques ou dans un autre domaine pertinent requis.
EXPÉRIENCE:
- Au moins deux ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, de gestion ou de soutien d’éléments programmatiques et d’administration de bureau.
- Expérience préalable dans l’organisation d’événements et la logistique.
- La connaissance et la compréhension des réglementations et procédures du gouvernement américain en matière de subventions et d’accords de coopération sont souhaitables.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Excellente connaissance de Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
- Capacité à communiquer efficacement en anglais écrit et parlé.
- Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés.
- Capacité à réaliser des tâches avec une supervision minimale.
- Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions.
- Volonté de respecter tous les principes de confidentialité ;
- Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif, et
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise.
COMPÉTENCES LINGUISTIQUES :
Maîtrise du français écrit et parlé. La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est requise.
DÉPLACEMENTS : Selon les besoins pour soutenir le projet. Jusqu’à 10 %.
EXIGENCES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles du poste.
FONCTION/OBJECTIF PRINCIPAL : Le coordinateur des programmes et des opérations fournira un soutien programmatique et opérationnel au bureau de l’IFES en Côte d’Ivoire Faso. Il sera chargé de soutenir les activités du programme et les fonctions opérationnelles et administratives du bureau. Le coordinateur des programmes et des opérations rendra compte directement au directeur de pays.
- Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements et la mise en œuvre des activités sous la direction du directeur du pays.
- Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation des événements et des rapports de l’IFES
- Aider à la rédaction et à la révision de rapports, d’histoires de réussite, de publications sur les réseaux sociaux, etc.
- Restez au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux domaines clés du programme.
- Assister aux réunions à la demande du superviseur et rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Maintenir le contact avec les partenaires et autres parties prenantes.
- Autres tâches assignées.
Opérationnel
- Coordonner et assister les processus d’approvisionnement sous la supervision du directeur du pays et en collaboration avec le personnel et le personnel du siège, conformément aux politiques et procédures de l’IFES.
- Fournir un soutien à la préparation des rapports programmatiques et financiers et à la tenue des dossiers et des registres.
- Veiller à ce que l’IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l’administration du bureau.
- Soutenir la préparation des budgets d’événements.
- Fournir un soutien administratif général au bureau, y compris la copie et le classement des documents du programme.
- Dirige l’organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements.
- Dirige les arrangements pratiques et logistiques des événements de l’IFES.
- Maintenir l’inventaire/le stockage de toutes les fournitures et de tous les équipements de bureau.
- Tenir à jour les journaux de bord des véhicules du projet et gérer l’approvisionnement en carburant.
- Maintenir à jour la base de données des contacts programmatiques et non programmatiques de l’IFES.
- Autres tâches assignées.
ÉDUCATION:
- Baccalauréat ou équivalent en gestion, en administration des affaires, en développement international, en sciences politiques ou dans un autre domaine pertinent requis.
EXPÉRIENCE:
- Au moins deux ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, de gestion ou de soutien d’éléments programmatiques et d’administration de bureau.
- Expérience préalable dans l’organisation d’événements et la logistique.
- La connaissance et la compréhension des réglementations et procédures du gouvernement américain en matière de subventions et d’accords de coopération sont souhaitables.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Excellente connaissance de Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
- Capacité à communiquer efficacement en anglais écrit et parlé.
- Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés.
- Capacité à réaliser des tâches avec une supervision minimale.
- Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions.
- Volonté de respecter tous les principes de confidentialité.
- Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif ; et
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise.
