Fondée en 1987, l’AIDS Healthcare Foundation est le plus grand prestataire spécialisé de soins médicaux contre le VIH/SIDA aux États-Unis. Notre mission est de fournir des soins médicaux de pointe et de défendre les droits des personnes concernées, indépendamment de leurs moyens financiers. Grâce à nos centres de santé, nos pharmacies, notre mutuelle, nos activités de recherche et autres, l’AHF permet à tous ceux qui en ont besoin d’accéder aux derniers traitements contre le VIH.
Les valeurs fondamentales de l’AHF sont :
- Centré sur le patient
- Valoriser les employés
- Respect de la diversité
- Agile
- Combattez pour ce qui est juste.
VOTRE CONTRIBUTION À NOTRE SUCCÈS!
Résumé du poste :
Le/La responsable des opérations supervisera les activités opérationnelles et administratives du programme, selon les besoins. Les objectifs du programme sont atteignables grâce à une gestion rapide et efficace de la chaîne d’approvisionnement, incluant la logistique, le transport et la flotte, les actifs, la sécurité, le patrimoine, l’administration administrative, la gestion des risques, le soutien à la croissance et à l’expansion du programme dans le pays, et le respect des politiques et procédures de l’AHF . Le/La responsable des opérations travaillera en étroite collaboration avec le/la responsable du programme pays, le service financier du bureau et d’autres services clés pour s’acquitter efficacement de ses fonctions.
Fonctions et responsabilités essentielles :
- Fournir un soutien et une coordination intégrative dans la planification, le développement et la mise en œuvre du programme AHF Ghana.
- Diriger la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement, y compris la logistique, le transport et la flotte, les actifs, la sécurité, le patrimoine, l’administration du bureau, la gestion des risques et soutenir la croissance et l’expansion du programme dans le pays.
- En liaison avec les départements clés, développer et maintenir une base de données des fournisseurs de programmes et des prestataires de services, et assurer l’approvisionnement et la livraison en temps voulu des biens, des services et des travaux requis par les sites du pays.
- Superviser les domaines AHF dans le pays grâce à des rénovations, des réparations et un entretien de routine et opportuns ; supervision des travaux de construction, paiement en temps opportun et fourniture continue des services publics.
- Assurer l’entretien et la réparation réguliers de l’équipement et de l’inventaire et signaler toute insuffisance au superviseur.
- Soutenir la soumission en temps opportun des actifs pour la couverture d’assurance et signaler régulièrement au responsable du programme pays toute divergence ou date d’échéance conformément aux politiques et procédures de l’AHF.
- Assurer la sécurité du personnel et des biens de l’AHF dans le cadre du programme national.
- Assurer une gestion adéquate des actifs grâce à une mise à jour régulière du registre des immobilisations, suivre les mouvements et les relocalisations des actifs, identifier/notifier la direction des actifs devant être cédés.
- Participer aux audits externes périodiques du programme en préparant et en soutenant les sites et assurer la mise en œuvre des recommandations d’audit opérationnel conformément aux ressources de l’AHF dans tous les sites du programme.
- Assurer le paiement en temps voulu des loyers et le renouvellement des contrats, protocoles d’accord et licences d’exploitation.
- Assurer la soumission des feuilles de temps en temps.
- Superviser et soutenir l’inventaire mensuel et soumettre des rapports d’inventaire mensuels pour le programme (rapports papier et électronique) au responsable du programme pays et au responsable financier régional et signaler rapidement toute divergence.
- Assurer l’entretien ponctuel des véhicules et des équipements du programme, coordonner et gérer tous les transports et déplacements des véhicules. Gérer les carnets de bord des véhicules, les fiches de consommation de carburant et préparer les relevés de consommation afin d’informer le responsable du programme pays de toute anomalie.
- Participer à l’identification, à la quantification, au suivi et à l’examen des politiques, systèmes et programmes de gestion des risques opérationnels conformément aux directives de l’AHF pour atténuer les risques opérationnels dans le programme et faire rapport au responsable du programme pays.
- En liaison avec le CPM, assurer le leadership, encadrer et encadrer les autres membres du personnel administratif du programme (chauffeurs, agents d’entretien, etc.).
- En liaison avec le CPM, participer aux réunions du personnel général et à diverses autres réunions selon les besoins et prendre l’initiative d’offrir un soutien administratif et une communication lors des réunions pertinentes, par exemple les réunions d’exploitation du site et d’autres réunions de programme.
- Toute autre tâche assignée par le superviseur.
RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION ET DE GESTION
- Supervise directement les chauffeurs et toute autre personne selon les directives de la direction.
ÉDUCATION ET FORMATION
- Baccalauréat minimum en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou en gestion des achats et de la logistique ou en administration des affaires et marketing ou en gestion des opérations, ou dans toute autre discipline pertinente d’un collège ou d’une université reconnu.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCE
- Au moins 5 ans d’expérience continue de travail dans un domaine directement lié aux tâches opérationnelles et aux responsabilités spécifiées dans le secteur privé/ONG, fondée sur les services d’administration et de gestion d’organisations liées à la santé.
- Expérience de niveau intermédiaire dans la gestion d’opérations complexes pour les OING.
- Les compétences démontrables en matière d’organisation, de planification, de techniques et de TIC comprennent la maîtrise du traitement de texte, des tableurs, de PowerPoint, de la recherche sur Internet et du courrier électronique.
- La capacité à travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide est essentielle.
- Très organisé avec des compétences démontrées dans la priorisation des tâches.
ADHÉSION À DES ASSOCIATIONS PROFESSIONNELLES ET LICENCES
- L’adhésion à des organismes professionnels tels que le Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS) ; le Chartered Institute of Logistics and Transport (CILT) ; l’ACCA sera un avantage supplémentaire.
- La possession d’un permis de conduire valide est indispensable.
- Passeport valide.
QUALITÉS PERSONNELLES REQUISES
- Volonté de voyager beaucoup, y compris des visites régulières sur les sites.
- Sensible à la population de patients et aux problèmes liés au VIH/SIDA.
- Bon joueur d’équipe.
Engagement de l’AHF
Avantages chez AHF
L’AHF offre des avantages sociaux complets pour aider ses employés à donner le meilleur d’eux-mêmes ! Ces avantages visent à améliorer leur santé physique, financière, spirituelle et professionnelle.
