L’IFRC est le plus grand réseau humanitaire au monde, composé de 192 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge qui œuvrent pour sauver des vies, renforcer la résilience des communautés, consolider la localisation et promouvoir la dignité dans le monde entier.
Poste 1 : Consultant, Logistique
Date de clôture : 10-Nov-2022
Emplacement : CAMEROUN
Objectif du poste
- Appuyer le département logistique dans ses activités quotidiennes
- Travailler en bonne collaboration avec l’ensemble des services et les Sociétés Nationales de la région
- Contribuer au développement de la capacité en matière de bonnes pratiques d’entreposage et d’inventaire au niveau régional.
Tâches et responsabilités du poste
APPUI LOGISTIQUE
- Préparer les documents pour l’acquisition des matériels en respectant les procédures en vigueur et les soumettre à la revue du responsable logistique avant signature
- Veiller au respect des procédures logistiques de la Fédération dans les processus d’achat (appels d’offres, analyse comparative des offres, bon de commande, bordereau de livraison, bons de réception).
- Préparer les documents d’appels d’offres pour les contrats de services (agences de voyage, location de véhicules, organisations des séminaires, hôtels, entretien des bâtiments…)
- vérifier les références des prestataires de services pour se rassurer de leur conformité avant attribution du contrat ;
- Faire des analyses comparatives des offres pour les contrats de services
- Informer officiellement les fournisseurs qui n’ont pas été retenus conformément aux procédures FICR ;
- Organisation des expéditions, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du Cluster (reçues/envoyées), préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi.
- Soutien à l’organisation des services communs du bureau
- Organisation du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance en collaboration avec les chauffeurs.
Tâches et responsabilités du poste (suite)
- Superviser les chauffeurs et gérer les plannings des véhicules en cas d’absence du responsable logistique ou quand c’est demandé par cette dernière
- Tenir à jour le système de classement des documents d’achats.
- Préparer les paiements quotidiens des fournisseurs et transmettre au département Finance selon le cahier de transmission
- Mettre à jour régulièrement la liste des fournisseurs du cluster
- Rendre compte aux demandeurs internes et externes en temps voulu et de manière appropriée.
- Veiller à une bonne coordination et collaboration entre les équipes de la FICR et avec les services logistiques des SN et partenaires
- Gérer les avances opérationnelles liées à la logistique et les justifier dans un délai maximum de 7 jours
- Respecter la hiérarchie dans la communication au sein de la FICR
- Réceptionner les commandes au niveau de bureau
- Assister dans le processus des formalités douanières auprès des officiels habilités en matière pour la demande de l’exonération des taxes des biens commandés et affrétés sur le plan international et garder les copies des documents y relatifs pour suivi.
- Soumettre systématiquement au Responsable logistique des rapports hebdomadaires sur les activités logistiques
- Prépare mensuellement (au plus tard le 30 de chaque mois) le fichier d’achat et le transmet au Responsable Logistique.
- Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur
Éducation
- Diplôme universitaire ou qualification professionnelle en Logistique.
Vivre
- 02 ans d’expérience professionnelle dans le domaine logistique/administration
- Expérience du travail pour une organisation d’aide humanitaire dans un pays en développement
- Connaissances et de l’expérience dans le mouvement Croix-Rouge / Croissant Rouge
Connaissances, compétences et langues
- Excellentes aptitudes à la communication, y compris la rédaction de rapports
- Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches
- Connaissances en informatique (y compris Microsoft Office)
- Bonne conduite
- Bonne maîtrise du Français et de l’Anglais
Compétences, valeurs et commentaires
- Fortes capacités de planification et organisation du travail en tenant compte des priorités
- Disposé(e) à apprendre des autres ; placer le programme de l’équipe avant le programme personnel ; appuie et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne procèdent pas entièrement à sa position
- Professionnalisme et diversité
- Travail d’équipe
- Forte capacité à communiquer clairement et rapidement
Poste 2 : Officier, Appui aux pays
Date de clôture : 10-Nov-2022
Emplacement : SÉNÉGAL
Objectif du poste
Ce poste est basé dans les bureaux de la Croix-Rouge britannique à Dakar qui est la principale plate-forme de coopération dans la région avec des programmes au Mali, au Niger, au Burkina Faso, au Tchad et en Mauritanie. Le bureau vise à accroître la résilience de la population vulnérable du Sahel, à soutenir le développement de Sociétés nationales fortes et bien préparées et à améliorer la coordination du Mouvement et les approches régionales pour obtenir un plus grand impact. Le bureau coordonne tous les programmes du réseau Sahel+ de 10 pays. Les programmes du BRC se concentrent sur cinq pays du Sahel (Mauritanie, Mali, Burkina Faso, Niger et Tchad), soutenant ces cinq pays à travers quatre principaux programmes sectoriels : programmation de la migration, aide en espèces, programmation FLS et action et préparation basées sur les prévisions.
Le poste de chargé d’appui pays est chargé de fournir un soutien programmatique et administratif aux programmes du BRC au Sahel sur la base de la demande du PM ou du SM. Le rôle de l’agent d’appui pays (CSO) est de fournir des services d’appui aux entreprises complets, professionnels, proactifs, axés sur les partenaires, les gestionnaires et les délégués au bureau du BRC Sahel sur les aspects financiers, logistiques, administratifs et programmatiques. Ce rôle polyvalent soutient/contribue à la mise en œuvre efficace des programmes du BRC et à la saine gestion du bureau (aspect principal du poste).
Tâches et responsabilités du poste
A: Gestion du bureau : sous la supervision et avec le soutien du responsable du cluster Sahel, le responsable pays effectue plusieurs tâches clés dans les domaines des finances, de la logistique et de l’administration
Finance
- Comptabilité : en charge de la gestion de la trésorerie, y compris la gestion quotidienne de la caisse et le rapprochement hebdomadaire ; élaboration et suivi du livre de caisse mensuel (à l’aide d’Excel) conformément aux directives du manuel des petits bureaux et en coordination avec l’équipe des finances du bureau britannique ; suivi du compte bancaire BRC au Sénégal et relation quotidienne avec les homologues de Ecobank.
- Demande de trésorerie : en charge de la coordination et de l’élaboration de la demande de trésorerie trimestrielle pour le bureau et les programmes et du suivi des transferts de trésorerie. Le CSO enverra tous les documents requis aux finances de l’UKO pour le transfert de fonds.
- Paiement des factures :
- Dans le pays : le CSO est en charge du paiement sous la supervision du SM.
- De l’UKO : complémentaire du rôle d’approvisionnement et assurant la liaison avec le bureau britannique des finances (et de la logistique si nécessaire), le CSO est en charge de la préparation de la documentation de paiement et du suivi mensuel des paiements tels que la facture mensuelle de l’accord d’intégration de la FICR.
- Gestion du budget : Aider au suivi et à la maintenance des budgets des programmes en appui aux gestionnaires de programme dans leur révision budgétaire trimestrielle ; Prépare des rapports financiers de base tels que des journaux pour suivre le département, les coûts du programme, le bilan, etc. ; examine les rapports de dépenses budgétaires et porte les écarts majeurs à l’attention du chef de bureau ; Soutenir le responsable du Sahel dans la reprévision trimestrielle du budget du bureau du Sahel et des frais de gestion du Sahel.
- Assurer la mise à jour régulière du Manuel du petit bureau et des fiches de procédure ;
Logistique et sécurité
- Approvisionnement : en coordination avec le chauffeur-logisticien chargé de l’élaboration des dossiers d’approvisionnement selon les directives du petit bureau manuel ; responsable de la compilation et du stockage de la documentation d’approvisionnement
- Organisation d’événements : en coordination avec le chauffeur-logisticien et l’équipe de BRC au bureau britannique, en charge de la gestion des aspects logistiques et administratifs des événements de BRC dans la région, y compris l’organisation d’ateliers de programme et les horaires et coordonne les réunions, ; assister le gestionnaire du Sahel et les délégués régionaux dans l’animation d’ateliers et de présentations selon les besoins.
- Tenir l’inventaire des propriétés, des fournitures, du mobilier et de l’équipement du CRB.
- Entretien bureautique et matériel : en collaboration avec le chauffeur-logisticien, en charge d’assurer un bon service bureautique à l’équipe à travers des locaux fonctionnels et une bonne fourniture bureautique ; en coordination avec le chauffeur-logisticien supervision de la gestion des véhicules de BRC (indemnité mensuelle de carburant, entretien…)
- Soutien aux délégués : fournir un soutien et des conseils efficaces aux délégués dans la gestion de leurs besoins logistiques quotidiens.
- Sécurité : aider le responsable du Sahel à s’assurer que les exigences minimales de sécurité (MSR) pour le pays sont en place et respectées
Tâches et responsabilités du poste (suite)
Administration et RH
- Accord d’intégration : surveiller les accords d’intégration et de service de BRC au Sénégal pour assurer la fourniture des services pertinents et contractuels de la FICR (contrats de location, visa, cartes diplomatiques, administration, journaux et support RH) ; en charge de la gestion de l’accord d’intégration du BRC en collaboration avec le responsable administratif de la FICR (lancer et suivre le processus de révision tous les deux ans)
- Visites et déploiements : Appui à l’organisation et à la facilitation des visites et des déploiements dans les pays ainsi que des visites dans la région du Sahel et dans l’UKO.
- Coordonne la réunion hebdomadaire de l’équipe Sahel et prend, prépare et distribue les procès-verbaux ; soutenir le SM lorsqu’il doit diriger la réunion mensuelle de l’Afrique de l’Ouest et du Centre ; partage et demande aux délégués de mettre à jour les visites sur le terrain et la planification des congés ; organiser les horaires hebdomadaires du chauffeur ; Aide à l’organisation des déplacements du personnel en cas de besoin ;
- Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe et faciliter la gestion quotidienne du personnel et des délégués du BRC au bureau
- Assurer la liaison avec la FICR sur les nouveaux recrutements et les questions administratives
B : Programme et partenariat : en étroite collaboration avec le Sahel et les responsables de programme, le responsable pays soutient le développement de partenariats efficaces avec le MCR et les acteurs externes de la région
- Soutenir le gestionnaire du Sahel et les délégués du programme dans l’élaboration du cadre de coopération et des accords de partenariat dans la région et dans l’examen des rapports narratifs et financiers des partenaires
- Assister les délégués régionaux, si besoin, dans leur partenariat avec les SN et la FICR (organisation de missions conjointes terrain, visites PMEAL, revues de partenariat…)
- Stocker et archiver les données pour s’assurer que les dossiers sont à jour, exacts et fiables avec les informations requises.
C : Information et communication : en coordination avec l’équipe du Sahel, l’assistant de l’équipe et le bureau régional ainsi que les équipes britanniques concernées, l’agent de pays fournit un soutien efficace en termes de gestion de l’information et de communication interne et externe.
- Assurer une gestion efficace des informations pour l’équipe du programme, en veillant à ce que les informations sur le système de gestion de l’information sur les programmes (PIMS) du BRC soient tenues à jour, en collaboration avec l’agent régional et l’assistant de l’équipe.
- Rédaction et envoi de correspondance avec les partenaires sous la supervision du Responsable Sahel
- Point focal pour le bulletin d’information du BRC et contribution du BRC au bulletin d’information régional de la FICR
- Soutenir les délégués du programme dans l’élaboration de matériel de communication
- Communiquer efficacement avec les représentants et les équipes BRC UKO/sur le terrain, le cas échéant.
- Coordonner avec l’agent régional pour fournir des rapports d’avancement et d’autres informations aux équipes de collecte de fonds du BRC sur les projets financés en externe.
- Répondre aux demandes internes relatives aux activités du MCR dans les pays, selon les besoins.
- Représenter l’équipe du Sahel lors de réunions internes et externes selon les besoins.
- Organiser une réunion de coordination du RC lorsqu’elle est hébergée par le BRC et faire le rapport.
Devoirs applicables à tout le personnel
- Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération et travailler dans le cadre de la politique d’égalité des chances de la Société
- Respecter et travailler conformément aux principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
- Effectuer toutes autres tâches et responsabilités liées au travail qui peuvent être assignées par le supérieur hiérarchique / Entreprendre un soutien d’urgence en cas d’urgence tel que requis par le responsable du Sahel
Éducation
Diplôme universitaire de niveau supérieur (niveau licence ou équivalent) requis
Vivre
- Expérience de l’administration financière générale et de la préparation du budget. Obligatoire
- Expérience de la compilation de documents de programme, y compris des propositions, des cadres logiques, des propositions de donateurs et des rapports. Obligatoire
- Expérience de travail dans le développement international. Préféré
- Expérience antérieure de travail avec le Mouvement de la Croix-Rouge. Préféré
Connaissances, compétences et langue
- Compréhension du contexte régional. Obligatoire
- Compréhension du système humanitaire international. Obligatoire
- Connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Obligatoire
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale. Obligatoire
- Aptitudes à la présentation et à la rédaction de rapports. Obligatoire
- Compétent avec les tableurs et l’administration financière. Obligatoire
- Excellentes compétences informatiques, y compris tous les packages MS Office de base. Préféré
- Français courant. Obligatoire
- La maîtrise de l’anglais est souhaitable. Préféré
Compétences et valeurs
Valeurs : intégrité et conduite personnelle ; sensibilité à la diversité; flexibilité et adaptabilité ; proactivité; axé sur les solutions ; esprit de décision; responsabilité; travail en équipe; compétences personnelles.
Compétences fondamentales : travail en partenariat, communication et influence, responsabilité, initiative et direction, impact personnel et autogestion, résolution de problèmes. Rechercher de manière proactive des solutions aux problèmes découlant du travail quotidien, capacité à gérer de nombreuses tâches administratives et de rapport, jugement et prise de décision ; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation; Construire de la confiance.
