La FICR est le plus grand réseau humanitaire au monde, comprenant 192 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge travaillant pour sauver des vies, renforcer la résilience des communautés, renforcer la localisation et promouvoir la dignité dans le monde.
Contexte organisationnel
La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et de réduire les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la paix et de la dignité humaine dans le monde ».
Objectif du poste
L’assistant Corporate Service apportera un appui aux départements ADMIN, FINANCE & RH
Tâches et responsabilités du poste
Appui Finance :
- Digitalization of Invoices (A/P) & Payment Request (PR): être en mesure d’assister avec le déploiement de nouveaux outils dans le bureau, en facilitant l’utilisation des factures numériques et procéder avec tous les autres paiements possibles via la plateforme Pomme.
- En charge de la réception, de l’enregistrement, de l’organisation et du contrôle partiel des dossiers acheminés à la Finance ; demande de paiements des prestataires et staff, demande de transferts des sociétés nationales (SN) ou tout autre demande de validation finance etc…
- Etre en mesure de bien saisir les demandes de paiements bancaires déjà approuvées / validées dans un journal de banque (brouillard) et capable de bien gérer efficacement une petite caisse en gardant le journal de caisse à jour en faisant des décomptes journaliers, selon les procédures de la FICR.
- Faire les saisies comptables dans un Journal Excel (Coda-XL) pour enregistrement dans le système compta tous les journaux ; factures (SPI), paiements bancaires et caisses (PBN, POF) et les avances opérationnelles du personnel et SN (WAD, WANS) conformément aux procédures de là FICR.
- S’assurer une bonne liaison entre les fournisseurs/demandeurs et la Finance. S’assurer de bien gérer avec la flotte tous les aspects courriers des Services Supports entre la FICR, les fournisseurs et nos partenaires.
- S’assurer de faire un bon suivi quant aux documents de clôture mensuelle, en les révisant avant de les acheminer à l’Archiviste pour archivage et acheminer au bureau régional.
Tâches et responsabilités du poste (suite)
Appui Administratif & RH
- Assistante à la gestion quotidienne de l’Administration du Bureau et des Appartements ; des travaux et réparations nécessaires effectuera sur l’ensemble des bâtiments occupés par la FICR.
- Assurer le suivi des factures d’eau et d’électricité, internet, loyer etc… sont acheminées à temps et les soumettent pour enregistrement et paiement.
- Être en mesure d’aider à la gestion des équipements, matériels bureaux et stationnaires du bureau ; distributions sur demande, leurs remplacements et établir les réquisitions nécessaires pour les approvisionnements selon l’état de besoin.
- Gérer efficacement et mettre à jour le stock du bureau, en évitant la rupture de stock, tout en vérifiant leurs conditions et s’assurer de mettre en place les documents de réceptions (GRN) pour les matériels achetés et s’assurer aussi que les entrées/sorties de matériels sont bien classés.
- Faire le classement de tous les documents administratifs, enregistrer et traiter les courriers destinés à l’Administration.
- Faire le suivi de tous les contrats de prestations des services pour le FICR, s’assurer de bien suivre le statut des contrats d’assurance tous risques des domiciles et du bureau.
- En support à l’administration, assurer le suivi du traitement des réclamations des fournisseurs ou tiers. Support au RH dans le cadre du suivi CNSS (assurer le calcul et la déclaration des cotisations du personnel sous contrat FICR).
- Apte à donner un appui administratif à d’autres départements et/ou partenaires de la FICR – délocalisés dans d’autres bureaux (Dakar ou ailleurs).
Éducation
Requis
- Niveau d’études universitaires dans les domaines de finance, comptabilité, science économique et/ou administration
Préféré
- Être en possession d’un diplôme en gestion ou en administration est un atout majeur
Vivre
Requis
- Au moins 1 an cumulé ou non d’expérience dans la gestion et tenue des archives, la comptabilité et la tenue des dossiers
- Expérience en matière de comptabilité, d’interface comptable et de journaux comptables
- Des aptitudes en utilisation de logiciels financiers et Excel
- Expérience avec les équipements ITC, équipement de bureau, photocopieur industriel, scanner HD
Préféré
- Expérience dans une organisation non gouvernementale à caractère humanitaire et international
- Expérience en organisation logistique de déplacement et soutien administratif
- Bonne connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
Connaissances, compétences et langues
Requis
- Haut degré d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle et écrite
- Capacité à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler sous pression
- Haut niveau d’attention aux détails
- Maitrise des outils informations (Tableur et Traitement de textes)
- Maîtrise du français
Préféré
Connaissance de l’anglais au niveau professionnel un atout
