La FICR est le plus grand réseau humanitaire au monde, comprenant 192 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge travaillant pour sauver des vies, renforcer la résilience des communautés, renforcer la localisation et promouvoir la dignité dans le monde.
Poste : Gestionnaire, Services corporatifs
- Date de clôture
- 09-mai-2022
- Date de début d’affichage
- 26-Avr-2022
- Emplacement
- SÉNÉGAL
- Lieu d’affectation
- Cluster Pays Sahel, Dakar
- Statut du lieu d’affectation
- N / A
- Durée
- 12 mois
- Objectif du poste
Le but de ce poste est de diriger une unité qui assure le bon fonctionnement des services corporatifs du cluster de manière coordonnée, tout en soutenant le programme de développement de la société nationale.
Le titulaire est chargé de superviser la planification, la gestion et le suivi des ressources disponibles pour exécuter les activités convenues pour les finances, l’administration, les ressources humaines, les affaires juridiques, les technologies de l’information et la transformation numérique, la logistique et l’approvisionnement, la continuité des activités et la sécurité pour la délégation du cluster pays.
Le titulaire du poste assurera une équipe bien gérée tout en promouvant une culture de performance et d’apprentissage continu, et contribuera à la coordination efficace avec les unités techniques au sein de la structure du bureau régional et des autres bureaux de la FICR.
Le titulaire du poste agira en tant que conseiller de confiance auprès du chef de délégation du cluster pays pour les questions relatives aux domaines de responsabilité.
Tâches et responsabilités du poste
Coordination des services de soutien
- Assurer la cohérence et la coordination organisationnelles globales, la bonne gestion des risques, la conformité et la surveillance.
- Diriger le développement de systèmes, programmes, politiques et outils d’entreprise significatifs, la prestation efficace de services d’entreprise et la fourniture efficace d’un soutien administratif au sein du bureau multipays.
- Soutenir et superviser le personnel, leur fournir les conseils nécessaires pour s’assurer qu’ils atteignent les résultats souhaités dans leurs fonctions et responsabilités.
- Agir en tant que support technique, conseiller auprès des Sociétés Nationales appuyé par la délégation du Cluster Pays sur les fonctions de services institutionnels. Veiller à ce que des activités régulières autour du renforcement des capacités soient menées en coordination avec les Sociétés nationales.
Prestation et amélioration des services
- Superviser le recrutement d’un conseiller juridique indépendant de haute qualité pour répondre aux besoins de la délégation du cluster pays.
- Superviser la mise en œuvre efficace de la politique de continuité des activités de la FICR et assurer la coordination et l’alignement sur la politique mondiale tout en tenant compte des contextes nationaux et des cadres juridiques.
- Responsable de la planification, de la gestion et du suivi du plan de continuité des activités. Conseiller et soutenir les Sociétés nationales dans le domaine de la continuité des activités selon les besoins.
- Veiller à ce que toutes les structures et opérations de la FICR dans le bureau et les zones d’opération soient conformes aux exigences minimales de sécurité (MSR). Fournir une protection adéquate à l’ensemble du personnel, des actifs et des opérations sous la responsabilité de la FICR en veillant à ce que toutes les menaces identifiées pour la sûreté et la sécurité soient prévenues ou atténuées.
- Veiller à ce qu’une gestion de la sécurité complète et efficace 24h/24 et 7j/7 ait un impact positif sur les pratiques opérationnelles. Veiller à ce que toutes les procédures et politiques de gestion de la sécurité en place soient correctement développées.
Gestion des ressources humaines:
Superviser la mise en place d’une approche cohérente pour tous les aspects de la gestion des ressources humaines – y compris l’acquisition et la gestion des talents, le développement du personnel, l’analyse et les rapports RH, la performance, l’apprentissage et le développement, la rémunération et les avantages sociaux et la conformité.
- Assurer la supervision globale du personnel des ressources humaines ; Agente principale, Services corporatifs (Finances et ressources humaines).
- Contribuer à la compréhension, à la mise en œuvre et au respect des politiques et procédures de ressources humaines et du cadre de compétences de la FICR.
- Assurer le renouvellement en temps opportun des contrats du personnel, les évaluations des performances, la mise à jour du Règlement du personnel national, les annexes, les politiques, les processus de recrutement, la révision de l’ajustement du coût de la vie (COLA) et l’enquête sur les salaires si nécessaire.
- Fournir des conseils opportuns, précis et appropriés aux gestionnaires et au personnel en ce qui concerne les problèmes de gestion des ressources humaines.
- Superviser l’intégration efficace du nouveau personnel, y compris l’établissement de la paie appropriée et d’autres documents.
- Veiller à ce que des systèmes efficaces et confidentiels de tenue de dossiers et de gestion des données soient mis en œuvre en ce qui concerne les dossiers du personnel, la santé et la sécurité au travail, l’indemnisation et la réadaptation des travailleurs, l’examen et le développement des performances, ainsi que la formation et le développement
Gestion et analyse financière
- Veiller à ce que toutes les transactions financières régulières de la FICR, la gestion de trésorerie et sa documentation soient effectuées en temps opportun conformément aux directives, politiques et réglementations en vigueur de la FICR.
- En collaboration avec les gestionnaires de programme et les collègues des finances régionales, préparer, réviser et mettre à jour les budgets des projets financés par la FICR.
- Préparer les rapports financiers aux donateurs, y compris l’équilibrage des comptes, les notes de transfert, etc.
Tâches et responsabilités du poste (suite)
- Assurez-vous que l’accord de projet est en place pour le système de transfert monétaire, avec une ventilation claire du budget, un plan de projet, un calendrier de mise en œuvre et des délais de rapport.
- Surveiller les demandes de trésorerie et l’analyse par rapport à l’accord de projet signé.
- En collaboration avec le bureau régional de la FICR à Nairobi, gérer les promesses de dons en espèces et rendre compte aux donateurs.
- Veiller à ce que les directives des donateurs et de la FICR soient strictement respectées dans la mise en œuvre du programme.
- Assurer une communication et une coordination financières efficaces avec le bureau régional de la FICR.
- Garantir les normes les plus élevées en matière de rapports financiers.
- Soutenir l’amélioration de la gestion de la performance des finances de la SN.
- Surveiller les revenus, les dépenses et les soldes des fonds du programme et informer le chef de délégation.
Contrôles internes
- Assurer les systèmes de contrôle interne (les politiques de la FICR sur la responsabilité financière, la transparence, la lutte contre la corruption sont suivies dans la gestion financière et le rapprochement des comptes bancaires, les avances de trésorerie et NS/PNS/délégués, le contrôle de trésorerie et le contrôle budgétaire, etc.)
- Superviser la mise en œuvre des lacunes du contrôle interne ou des observations d’amélioration des performances résultant des rapports d’audit externes et internes et fournir des mises à jour en temps opportun au bureau régional et à l’OIAI.
- Responsable de l’identification des risques dans leur domaine de travail, du suivi de l’évolution des risques et de la mise en œuvre des réponses aux risques ou de l’escalade si nécessaire.
Administration
Assurer une prestation efficace et efficiente des services administratifs (réunions et conférences, traduction et interprétariat, archivage, assurances, voyages, bâtiment et bureau).
- Superviser l’agent principal, Services corporatifs (administration, TI et logistique).
- Développer et maintenir des procédures administratives claires et efficaces alignées sur les processus et procédures de la FICR.
- Fournir des services administratifs en temps opportun aux délégués de la FICR et aux PNS, comme l’exigent les accords d’intégration/de service
- Coordonner des systèmes efficaces de gestion de l’information, y compris le classement (électronique et papier), les ressources de la bibliothèque, les lignes directrices, les politiques, les bases de données et la correspondance.
- Gestion efficace de tous les contrats, accords, protocoles d’entente et autres documents juridiques.
Technologies de l’information et transformation numérique
- Soutenir la réalisation de la transformation numérique des activités du Secrétariat ainsi qu’une infrastructure informatique et des services de télécommunications de haute qualité, la collaboration et la cohérence dans la mise en œuvre de la stratégie de transformation numérique de la Fédération au niveau des membres en étroite cohésion avec les collègues informatiques du bureau régional.
- Assurer la préparation et la génération en temps opportun de produits d’information tels que des infographies, des tableaux de bord et des cartes pour le partage et la diffusion d’informations aux parties prenantes.
Gestion de la chaîne logistique
Diriger la coordination et la gestion globales des activités de la chaîne d’approvisionnement tout en veillant à ce que les ressources soient conformes à la stratégie GLS de la Fédération. Veiller à ce que les objectifs d’approvisionnement soient atteints et optimiser la qualité de service et l’efficacité coût/commerciale.
- Coordonner et gérer le soutien logistique au niveau des pays conformément aux normes, pratiques et procédures de la FICR en utilisant les options d’approvisionnement les plus optimales et les plus rentables.
- Diriger la coordination de la prestation des services logistiques aux partenaires et aux utilisateurs des services, en évitant les doubles emplois et en se concentrant sur la fourniture d’aide aux personnes vulnérables.
- Superviser l’approvisionnement local, en veillant au respect des procédures d’approvisionnement de la FICR, aux appels d’offres locaux, à l’analyse comparative des offres, à l’attribution du contrat et à la tenue de registres conformes à la norme de piste d’audit complète.
- Veiller à ce que la gestion de la flotte de la FICR réponde aux exigences standard de la FICR
Éducation
- Master en gestion, administration publique, administration des affaires, relations internationales, droit, finance, RH, logistique ou autre domaine d’études pertinent ; ou un diplôme universitaire de premier cycle combiné à une vaste expérience pertinente.
- Qualification ou certification en comptabilité/gestion financière préférée
- Qualification ou certification en gestion de projet préférée
Vivre
- Au moins 7 ans d’expérience dans la gestion d’équipes multidisciplinaires et complexes.
- Solide expérience de travail dans un environnement multiculturel.
- Expérience dans au moins deux domaines des services d’entreprise (y compris les finances, l’administration, les ressources humaines, la transformation juridique, informatique et numérique, la logistique et les achats, la continuité des activités et la sécurité).
- Expérience avec le Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge préférée
- Expérience dans le domaine humanitaire/développement préférée
Connaissances, compétences et langue
- Compétences en leadership.
- Crédibilité professionnelle, solides compétences analytiques et capacité à travailler à différents niveaux de complexité.
- Aptitudes à la communication, au réseautage et à la représentation.
- Aptitude avérée à motiver et à gérer une équipe.
- Compétences en analyse stratégique, en planification systématique et en mise en œuvre et capacité à traduire la stratégie en réalité.
- Excellentes aptitudes pour la collaboration et le travail d’équipe.
- Très organisé, axé sur les résultats et motivé.
- Solides compétences interpersonnelles et d’influence et capacité à négocier tout en maintenant des relations de travail efficaces.
- Démontre les normes les plus élevées de comportement éthique
- Autonome en informatique
Langues
- Français et anglais parlés et écrits couramment.
- Bonne maîtrise du portugais ou d’autres langues officielles de la FICR (espagnol ou arabe)
- La maîtrise des langues locales est un atout supplémentaire
Compétences et valeurs
Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité; Professionnalisme; Responsabilité.
Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation; Construire de la confiance.
Compétences fonctionnelles : Leadership ; Responsabiliser les autres
Compétences managériales : Gérer la performance et le développement du personnel
