La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec 192 Sociétés nationales membres. En tant que membre du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notre travail est guidé par sept principes fondamentaux : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
Le bureau de pays de la FICR en République démocratique du Congo (RDC) opère dans un environnement humanitaire complexe, avec des incidents de sécurité fréquents, nécessitant prudence et stricte adhésion aux politiques et procédures de sécurité. Le bureau de pays fait partie de la structure régionale de la FICR, basée à Nairobi, en Afrique.
Le poste est responsable de la fourniture de services financiers de qualité, de l’assurance du contrôle de la qualité, du renforcement des capacités financières et des conseils techniques.
POSTE : Délégué, Finances
Objectif du poste
Le délégué aux finances et à l’administration est chargé de fournir un soutien administratif, ainsi que des services comptables, d’assurer un contrôle interne solide, des rapports financiers, des formations et de fournir des conseils et un soutien aux parties prenantes concernées au sein d’une structure de gestion financière globale.
En étroite collaboration avec le Directeur des Finances de la Société Nationale, le Délégué aux Finances, sous la supervision du Coordonnateur des Finances et de l’Administration, sera en charge de la budgétisation et de la planification financière de la FICR, de la gestion financière et du suivi des recettes et des dépenses de tous les programmes de la Fédération dans le cadre de l’Appel d’Urgence/des plans nationaux déployés pour soutenir.
En plus des services de comptabilité, le titulaire du poste fournira un soutien général et des conseils aux gestionnaires de programme sur toutes les questions financières liées au programme afin d’assurer une gestion financière efficace et efficiente.
Fonctions et responsabilités du poste
Gestion des risques et contrôles internes :
• Veiller à ce qu’un environnement de contrôle interne rigoureux soit maintenu, notamment en garantissant une séparation appropriée des tâches ;
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient dans les limites du plafond d’approbation des dépenses (PEAR) et qu’aucun cas de dépenses supérieures au budget ne se produise au niveau du projet/groupe de comptes. Veiller à ce que toutes les dépenses soient valides et conformes aux procédures de la FICR et rejeter toute demande de paiement ou autorisation d’avance de travail pour non-conformité aux procédures ;
• Travailler en étroite collaboration avec le délégué au développement financier et administratif pour s’assurer que les protocoles d’accord et les accords de projet sont en place pour toutes les avances de travail des sociétés nationales, assurer le suivi des autorisations de travail inactives et assurer le flux d’autorisation des dépenses à partir des avances de travail du personnel de la FICR ;
• Soutenir la mise en œuvre des politiques, processus et procédures financières ;
• Soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit interne et externe ; et
• Veiller à ce qu’une évaluation des risques financiers soit effectuée pour les propositions de projet.
Gestion financière et contrôle de gestion
• Gérer les fonds et les actifs financiers du bureau qui lui sont assignés sous la direction générale du chef du bureau de pays et du coordonnateur des finances et de l’administration. Cela comprendra la gestion des flux de trésorerie et du contrôle des coûts ainsi que la gestion des paiements, des fonctions de caissier, de signataire bancaire et de paie ;
• Gérer le cycle financier mensuel, dans les délais, sans erreur significative et maintenir l’exactitude des chiffres, ce qui donne lieu à des rapports d’audit satisfaisants et à des évaluations positives des aspects financiers des opérations ;
• Enregistrer et rendre compte séparément des engagements financiers des opérations de l’appel annuel et d’urgence (protocoles d’accord externes, bons de commande du pipeline, engagements de programme, etc.) et être pleinement conscient des engagements possibles et des projets prévus.
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
Rapports financiers
• Produire un rapport financier mensuel complet, pertinent et utile (à la fois analytique et narratif) pour la direction, en soulignant clairement les problèmes et les risques financiers de l’opération, ainsi que tout élément exceptionnel ou autre élément pertinent pour la haute direction.
• S’assurer qu’aucun indicateur clé de performance négatif et que tous les indicateurs clés de performance sont respectés conformément au rapport de gestion financière du projet.
• Préparer les rapports financiers des donateurs, de manière ponctuelle, selon les besoins ; et,
• Soutenir les audits de programme et de fin d’année.
Gestion de la trésorerie
• Gérer efficacement les fonds disponibles pour les programmes et les opérations, conformément aux politiques organisationnelles et en vue de minimiser les risques de perte ;
• Aider à surveiller les soldes des comptes bancaires sur le terrain ;
• Surveiller la soumission en temps voulu des prévisions par les chefs de projet
; • Préparer des demandes de trésorerie précises et opportunes ;
• Assurer la production de rapports et la soumission en temps voulu des projets de factures ; y compris l’établissement d’accords d’intégration entièrement signés.
• Gérer les soldes des comptes bancaires afin de minimiser la volatilité des devises sur les liquidités détenues pour les programmes et les opérations.
Administration
• Assurer la gestion, la maintenance et la conformité efficaces d’un système documenté de politiques et procédures administratives pour la FICR, et surveiller et superviser les opérations administratives des bureaux extérieurs afin de garantir que des normes minimales et cohérentes sont appliquées dans toute l’organisation.
• Gérer des services généraux rentables qui améliorent la productivité, notamment le transport, l’hébergement, la traduction et l’interprétation, l’archivage et le classement, la santé et la sécurité, la sécurité, le service d’accueil, les voyages, les conférences et autres services auxiliaires. Cela comprend la fourniture de fonctions externalisées le cas échéant (nettoyage, jardinage, restauration, impression et sécurité).
• S’assurer que les personnes et les activités sont correctement assurées conformément aux réglementations de la FICR et aux exigences légales du pays avec l’aide d’un avocat local ; signaler en temps opportun les incidents à l’unité des assurances à Genève.
• Superviser la gestion quotidienne des bâtiments de la FICR, la maintenance, l’approvisionnement local en matériel de bureau, mobilier et consommables, la gestion des installations et assurer le développement et la mise en œuvre d’une stratégie verte et durable.
• Assurer la sélection et la gestion efficaces des accords (matériel de bureau, baux, contrats de location…) et assurer leur téléchargement dans le système de contrats électroniques.
• Assurer une tenue efficace des registres de tous les stocks financiers, administratifs et d’actifs et utiliser le système d’enregistrement électronique.
Communications
• Représenter la FICR de manière ponctuelle, selon les besoins, lors de réunions avec les membres et les donateurs ; et,
• Entretenir un dialogue régulier et proactif avec les parties prenantes internes et externes concernant les questions pertinentes de gestion financière et administrative.
• Veiller à ce que les parties prenantes des outils d’intervention d’urgence, comme l’équipe d’intervention rapide, reçoivent des directives claires sur les politiques et procédures financières de la fédération.
Formation et gestion d’équipe
• Assurer une liaison étroite avec le responsable technique, le responsable des finances et de l’administration, le tenir informé de toutes les questions financières et administratives importantes relatives aux opérations du pays d’affectation et demander des conseils/contributions/instructions si nécessaire ;
• Animer des formations financières pour les responsables de programme à l’intention des principales parties prenantes telles que les gestionnaires d’appel et de projet et les partenaires.
• Fournir/coordonner la formation sur les questions de gestion financière et administrative à l’intention de diverses parties prenantes, selon les besoins/exigences ; et,
Recruter, former le personnel des finances et de l’administration et planifier des visites mensuelles régulières sur le terrain (sous-bureaux) pour garantir que les fonctions sont exécutées en temps opportun et de manière efficace, dans des niveaux de qualité et de coûts acceptables.
Éducation
- Diplôme pertinent (minimum baccalauréat) ou expérience équivalente en finance, en gestion financière et en comptabilité
- Formations professionnelles pertinentes (liées à la Croix-Rouge/Croissant-Rouge, au secteur humanitaire et développement, au management, etc.)
Expérience
Requis
- Expérience de gestion et de soutien du personnel
- Expérience de travail avec les systèmes comptables de la Fédération
- Expérience de travail dans un environnement international, de préférence avec les États-Unis
- Nations ou organisation similaire
- Expérience de la préparation de budgets, d’états de conflits d’intérêts et de plans financiers et
- rédaction de rapports narratifs et financiers
- Expérience au sein du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
Connaissances, compétences et langues
Requis
- Cours de formation de base pour délégués, IMPACT ou connaissances équivalentes
- Solides compétences organisationnelles, approche méthodologique et logique des tâches et de la résolution de problèmes
- Bonnes compétences en matière de présentation, d’animation et de prise de notes
- Capacité à organiser, analyser et synthétiser de grandes quantités d’informations
- Capacité à gérer des relations complexes et sensibles avec des organisations partenaires
- Compétences avancées en informatique (Windows, Microsoft Excel et Word, logiciels de comptabilité)
Compétences, valeurs et commentaires
VALEURS : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité
COMPÉTENCES DE BASE : Communication ; Collaboration et travail en équipe ; Jugement et prise de décision ; Sociétés nationales et relations avec la clientèle ; Créativité et innovation ; Instauration de la confiance
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES : Construire des alliances ; Leadership ; Responsabiliser les autres
