La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer les conditions de vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). L’action de la FICR est guidée par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.
La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR dispose également de délégations de groupes de pays et de délégations nationales dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la FICR.
Objectif du poste
Sous la supervision du Délégué Finance, l’Archiviste participe aux activités du département Comptabilité et Finances du Cluster, il /elle prépare, classe et consolide toute la documentation comptable et financière aux fins d’archivage numérique et physique du Cluster en République Démocratique du Congo. Avec professionnalisme, courtoisie et engagement, il/elle s’assure de la satisfaction des staffs, des volontaires et de toute entité interne/externe, dans l’exercice de ses fonctions.
Fonctions et responsabilités du poste
Tâches et Responsabilités Spécifiques :
- Préparer les documents d’archives tout en affinant leur description pour permettre un accès facile à l’information,
- Développer la disposition et la description des collections d’archives conformément aux normes et pratiques acceptées par la FICR,
- Développer et mettre en œuvre des procédures pour l’acquisition, le traitement, la numérisation et la conservation des documents d’archives,
- S’assurer de la consolidation des archives au niveau du bureau du Cluster dans le cas où il en existerait dans des bureaux de sous délégation,
- Développer et maintenir spécialement une plateforme numérique afin de garantir un accès en temps réel de l’information financière en fonction de la demande,
- Établir un registre pour enregistrer les extractions et les enregistrements de tous les fichiers ou documents empruntés par le personnel ou les auditeurs dans la salle de stockage,
- S’assurer que les fichiers ou documents empruntés sont retournés dans la salle de stockage des archives,
- Aider le personnel du bureau à identifier les dossiers à éliminer selon les directives liées à la conversation des documents en vigueur à la fédération,
- Servir de point focal pour toutes les demandes de documents lors des audits ou contrôles financiers,
- Tenir un journal de tous les documents envoyés aux auditeurs ainsi que les feedback/observations sur ces derniers,
- S’assurer de l’expédition des archives physiques au bureau de Nairobi suivant un timing convenu avec ce dernier,
- Soutenir les sociétés nationales membres du Cluster ainsi que leurs branches locales, selon leurs besoins, au développement d’approches ou politiques d’archivage,
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
- Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération
- Respecter les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
- S’acquitter de toutes autres tâches et responsabilités liées au travail qui pourraient être assignées par le supérieur hiérarchique
Éducation
- Diplôme Universitaire en Comptabilité/Finance, Informatique de Gestion, Sciences Economiques et de Gestion, ou tout autre diplôme équivalent relevant de la Gestion/Informatique
Expérience
- Expérience d’au moins 3 ans ou plus en Gestion d’Archivages, Finances, Administration ou autres domaines similaires
Connaissances, compétences et langues
- Habilité à donner et recevoir un feedback
- Connaissances informatiques (Windows, Excel, Word, PowerPoint, Administration de données, etc.)
- Aptitude à communiquer à l’oral et à l’écrit
- Etre flexible et s’adapter aux conditions changeantes du travail
- Habilité à travailler de façon autonome (avec un minimum de supervision)
- Etre capable de prioriser et respecter les délais, prêter attention aux détails
- Etre capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire
- Bonne attitude interpersonnelle et savoir faire attention aux autres
Langues:
- Savoir parler et écrire couramment le français et l’anglais
- Connaissance des langues locales
Compétences, valeurs et commentaires
- Collaboration et travail d’équipe
- Professionnalisme
- Respect de la diversité
- Communication
- Bon jugement et prise de décision
- Relations avec la Société Nationale et autres partenaires
- Etre confiant
Nous encourageons vivement les candidatures féminines
