La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire de volontaires au monde. La FICR est une organisation associative des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». Elle s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La Fédération est desservie par un secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le Secrétaire général de la FICR et veille à ce que la FICR assure la capacité centrale de la FICR à servir, à connecter et à représenter les Sociétés nationales. Les objectifs du Secrétariat sont les suivants : fournir un soutien aux mécanismes de gouvernance de la FICR ; l’établissement de normes et de standards ; fournir des conseils ; assurer la cohérence ; coordonner le rendement et en rendre compte ; le partage des connaissances ; la promotion de la collaboration et du respect au sein du Mouvement de la CRCR ; et l’élargissement de l’engagement avec les partenaires. Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands groupes d’activités : (i) Partenariats, y compris le mouvement et l’adhésion ; ii) Programmes et opérations ; et iii) la direction. Le Secrétariat dispose de cinq bureaux régionaux, répartis comme suit : Amériques (Panama) ; l’Afrique (Nairobi) ; Asie/Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth).
La Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) Cluster Pays RCA et Tchad est à la recherche d’un(e) (01) Assistant Administratif de Programme pour mettre en œuvre ses activités en RCA et au Tchad. Le contrat proposé sera à durée déterminée (CDD) de six (6) mois avec une période probatoire conforme à la catégorie socioprofessionnelle, qui devra être validée. Ce contrat est susceptible d’être renouvelé.
Objectif du poste
Documentation et correspondance :
Fournir un soutien dans la préparation de la documentation du programme et de la correspondance pour le cluster de Bangui.
Tâches et responsabilités
Processus administratifs :
- Organiser et suivre les processus administratifs de la délégation de cluster conformément aux procédures et processus existants.
- Rappeler aux membres du personnel concernés les actions administratives nécessaires et les échéances (rapports, échéances, etc.).
- S’assurer que le matériel/matériel de bureau est fourni à l’ensemble du personnel et inventorié régulièrement, partager le rapport avec les personnes concernées.
- Suivre tous les contrats administratifs (bureau, résidences, hôtels, avocat, protocole, etc.) et s’assurer qu’ils sont renouvelés à temps pour éviter toute interruption sur la continuité de l’activité.
- Mettre en place, avec l’appui des techniciens concernés du pôle, le kit de bienvenue et veiller à ce qu’il soit régulièrement mis à jour.
- Assurer une supervision efficace des nettoyeurs de bureaux et de résidences
Gestion de la documentation :
- Organiser les processus, l’enregistrement et le dépôt de la documentation et de la correspondance pour les processus de base.
- S’assurer que toutes les activités sont conformes aux procédures applicables et soutenues par des systèmes d’automatisation.
Préparation de la réunion et de l’atelier :
- Se préparer à toutes les réunions et ateliers pertinents de la FICR.
- Enregistrer les points d’action et/ou rédiger des procès-verbaux et surveiller les actions de suivi au besoin.
Soutien au programme :
- Fournir un soutien administratif, organisationnel et de secrétariat aux programmes et opérations assignés.
- Soutenir la mise en œuvre des activités d’urgence et autres opérations et programmes au sein de la SN du Cluster Bangui dans les délais impartis (planifier, suivre la mise en œuvre, assurer le suivi technique)
- Fournir un soutien dans le suivi de la gestion financière des fonds du projet conformément aux procédures de la FICR.
- Participer à l’amélioration et à la rédaction des rapports de programme de projet et assurer la qualité conformément aux exigences des bailleurs de fonds.
- Surveiller et soutenir les activités de collecte de données dans le cadre de l’évaluation des besoins.
- Diriger / soutenir NS dans le suivi, l’examen à mi-parcours, l’enquête de satisfaction de la communauté, l’évaluation de fin d’opération.
- Promouvoir une approche stratégique à long terme des initiatives panafricaines ainsi que de l’adaptation et de l’atténuation du changement climatique, y compris la réponse verte, la relance, les programmes de migration, tout en promouvant les programmes de transferts monétaires et en assurant l’intégration de la protection, du genre et des droits de l’homme.
Dispositions relatives aux services :
- Organiser les arrangements de service, y compris les réservations d’hôtel, le transport et l’assistance en matière de visa pour les collègues et les visiteurs voyageant vers et depuis le terrain.
Traduction et interprétation :
- Fournir un soutien en matière de traduction et d’interprétation pour les activités de bureau et de programme.
Éducation
Formation :
- Baccalauréat en secrétariat, en études administratives ou dans d’autres domaines pertinents.
Expérience
Expérience professionnelle :
- Expérience avérée dans des rôles de secrétariat, d’administration et d’organisation.
Connaissances, compétences et langues
Compétences linguistiques :
- Excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français.
Compétence technique :
- Bonnes compétences en informatique, y compris une expérience des systèmes ERP ou d’autres systèmes d’information informatisés.
Compétences organisationnelles :
- Une attitude proactive avec la capacité de travailler de manière systématique.
- Aptitude à faire la distinction entre les problèmes majeurs et mineurs et à les résoudre avec précision.
Compétences interpersonnelles et de communication :
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication.
- Esprit d’équipe et capacité de collaborer efficacement avec ses collègues.
Flexibilité et établissement de relations :
- Une attitude flexible axée sur l’établissement et le maintien de relations avec les partenaires et les Sociétés nationales.
Compétences, valeurs et commentaires
Valeurs : Diversité, intégrité, professionnalisme, responsabilisation
Compétences : Travail d’équipe ; Communication; Jugement et prise de décisions ; Etablir un climat de confiance avec l’Employeur et le Personnel ; Capacité à traiter des questions confidentielles et avec une grande discrétion ; Entreprise nationale et relations avec la clientèle.
