La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est «d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix. dans le monde. » La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement de la Société nationale et coordination des opérations ; (ii) relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services intégrés.
La FICR a cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR a également des délégations de groupes de pays et des délégations de pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la FICR.
Conformément aux 7 transformations de la stratégie 2030 de la FICR : Soutenir et développer les Sociétés nationales en tant qu’acteurs locaux forts et efficaces, Inspirer et mobiliser le volontariat, assurer la confiance et la responsabilité, travailler efficacement en tant que réseau distribué, influencer l’action humanitaire et subir une transformation numérique , Financer l’avenir. La FICR cherche à aider les sociétés nationales à mettre en place des systèmes et des capacités de développement financier et organisationnel meilleurs et plus solides.
La délégation de la FICR à Abuja est la plaque tournante pour soutenir les sociétés nationales de la délégation du cluster pays d’Abuja (Nigeria, Bénin, Togo et Ghana) et a un accord de statut avec le gouvernement nigérian. La délégation du cluster national d’Abuja exécute le mandat de la FICR dans les 4 pays, en se concentrant sur la gestion des catastrophes, le renforcement des capacités des sociétés nationales et la diplomatie humanitaire.
Objectif du poste
Relevant du chef de délégation du cluster pays d’Abuja et soutenant le coordinateur des opérations, le rôle de l’assistant exécutif est de soutenir leurs fonctions administratives et de coordination.
L’assistant exécutif gérera un large éventail de contacts avec les parties prenantes, y compris les sociétés nationales, le CICR, les départements gouvernementaux et la communauté internationale des donateurs.
Tâches et responsabilités du poste
Administration
- Gérer les activités opérationnelles et administratives quotidiennes du chef de délégation/coordonnateur des opérations en hiérarchisant les demandes entrantes, en tenant à jour l’agenda et la paperasserie du chef de délégation et en assurant un suivi pour garantir des réponses en temps opportun.
- Examiner toute la correspondance sortante préparée pour le chef de délégation, la modifier le cas échéant pour assurer une orthographe, une grammaire et un style de formatage corrects en plus de rédiger la correspondance administrative standard.
- Planifier des briefings et des débriefings du secrétariat, du SNP et des représentants du CICR avec les départements régionaux et les Sociétés nationales (SN) concernés, le cas échéant.
- Maintenir une connaissance approfondie des opérations de la délégation, répondre et / ou réacheminer les demandes générales d’informations, filtrer la correspondance, émettre des accusés de réception, répondre aux demandes de renseignements le cas échéant et rédiger la correspondance au nom du chef de délégation / coordinateur des opérations.
- Assurer le suivi des actions requises par le chef de délégation/coordonnateur des opérations, classer les documents et maintenir les dossiers pertinents.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions du personnel et de toutes les réunions avec les parties prenantes internes et externes.
- Créer et maintenir une matrice d’événements annuelle.
- Rapprocher et allouer les avances de travail pour le chef de délégation/coordonnateur des opérations. Faites un suivi auprès des finances pour vous assurer que l’avance de travail a été compensée.
- Préparer et gérer les budgets de fonctionnement du bureau sous la direction du chef de délégation.
Gestion de l’information
- Gérer le flux d’informations du bureau du chef de délégation, à Genève, des bureaux régionaux et nationaux, des Sociétés nationales, du CICR et du public.
- Assurer une transmission rapide et précise des informations et un suivi pour s’assurer que les commentaires sont fournis, que les mesures nécessaires sont prises et que les délais sont respectés.
- Identifier et traiter le matériel confidentiel/sensible de manière professionnelle tout en protégeant les intérêts de la fédération et de la délégation.
- Organiser et maintenir des systèmes efficaces de stockage et de récupération des informations qui garantissent l’exactitude et l’intégrité des enregistrements ainsi que la facilité des références croisées avec des niveaux d’accès bien définis.
- Assurer la liaison avec les contacts/parties prenantes internes et externes pour promouvoir une bonne image positive de la fédération grâce à l’échange d’informations et aux retours professionnels.
Tâches et responsabilités du poste (suite)
Gestion du calendrier et des événements
- Coordonner les arrangements administratifs et logistiques pour les visiteurs, y compris organiser les rendez-vous du chef de délégation/coordinateur des opérations, compiler et fournir les informations ou le matériel pertinent requis, et mettre à jour les informations concernant les voyages et les réunions prévus du chef de délégation/coordinateur des opérations.
- Prendre les dispositions nécessaires pour les réunions de délégation, les ateliers et les conférences – organiser les lieux, réserver les salles, rédiger et partager les ordres du jour, compiler et distribuer la documentation de base.
- Faire preuve de flexibilité dans la réalisation de missions spéciales, par exemple des événements et d’autres activités assignées. Contribuer à l’effort d’équipe en obtenant des résultats connexes au besoin.
- Organiser / coordonner des événements tels que des retraites, des réunions hors site et des événements officiels en veillant à ce que la logistique requise soit assurée par l’unité d’administration et de logistique.
Protocole
- Assumer la responsabilité globale des questions de protocole.
- Préparer et coordonner les visites, les événements, les réunions et les cérémonies pour le chef de délégation/coordonnateur des opérations.
- Assurer la liaison avec, accueillir et organiser des réunions avec les invités du chef de délégation/coordinateur des opérations.
- Planifier et organiser des événements officiels, tels que des conférences, des retraites et d’autres activités spéciales pour le chef de délégation/coordinateur des opérations.
Gestion des voyages
- Travailler en étroite collaboration avec l’unité des voyages pour organiser les voyages du chef de délégation/coordinateur des opérations et la logistique connexe (hôtel, per diem) ainsi que celle des invités externes.
- Demande de visa à faire à temps et assurer un suivi efficace.
- Préparez le dossier de réunion avec la documentation pertinente, y compris le billet, la lettre d’invitation, la réservation d’hébergement et les règles de sécurité.
- Partagez des informations de voyage avec les personnes concernées.
- Partagez les informations avec le personnel de la délégation.
Éducation
Requis.
Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
Expérience
Requis.
- 2 à 4 ans d’expérience pertinente
- Expérience dans la planification et l’organisation d’ateliers.
- Expérience dans un rôle administratif/coordinateur.
- Expérience dans la gestion du flux de travail
Connaissances, compétences et langues
Requis.
- Excellentes compétences en informatique. (par exemple, Microsoft Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat).
- Expérience des principes et procédures de gestion de bureau
- Expérience dans l’identification et la résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais
- Comportement discret et diplomatique
- Connaissance et engagement envers les principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, et capacité à modéliser ces principes dans les relations avec les collègues et les partenaires et à les traduire dans la pratique du développement.
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé.
Préféré
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (français)
Compétences, valeurs et commentaires
- Valeurs : Professionnalisme, Respect de la diversité ; Intégrité; Responsabilité
- Compétences de base : Sensibilisation proactive et créativité innovatrice; Communication; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision; Société nationale et relations avec la clientèle.
