Agent, Approvisionnement
- Date de clôture
- 11 mars 2023
- Emplacement
- CONGO, LA RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU
- Lieu d’affectation
- Kinshasa, République démocratique du Congo
Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est «d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix. dans le monde. » La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement de la Société nationale et coordination des opérations ; (ii) relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services intégrés. La FICR a cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR a également une délégation de groupe de pays et des délégations de pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la FICR.
La région des Grands Lacs en général et l’Est de la RDC en particulier, est soumise depuis de nombreuses décennies à divers chocs humanitaires causés par des conflits armés à répétition, des épidémies, des mouvements de population et des catastrophes naturelles de grande ampleur (dont éruptions volcaniques, inondations, glissements de terrain, etc.). Depuis 2018, la FICR a été impliquée dans plusieurs opérations dans l’est de la RDC et a pu mettre en place une structure solide de préparation et de réponse. En particulier, la FICR a soutenu la Croix-Rouge de la RDC pour répondre à plusieurs épidémies d’Ebola, aux inondations dans le Sud-Kivu et, plus récemment, à l’éruption du mont Nyiragongo à Goma. La présence de la FICR dans l’est de la RDC a également soutenu les provinces et pays voisins (Rwanda, Burundi, et Ouganda) pour renforcer leur préparation à Ebola dans le cadre de l’Appel international unique multi-pays pour les 9e et 10e épidémies d’Ebola. Grâce à ces opérations, une solide infrastructure logistique a été mise en place par la FICR en RDC.
Récemment, la FICR a repositionné son réseau de soutien en Afrique centrale et a établi la délégation à Kinshasa en tant que délégation de cluster soutenant non seulement la RDC, mais aussi le Congo Brazzaville, le Burundi et le Rwanda.
Objectif du poste
L’agent d’approvisionnement surveille et soutient les activités et les services d’approvisionnement pour permettre l’achat de services conformément à la stratégie et aux procédures logistiques de la FICR garantissant des services d’approvisionnement de bonne qualité et optimisés qui répondent aux demandes des utilisateurs des services.
Ce poste est basé à Kinshasa et en fonction des besoins actuels et anticipés, des déploiements fréquents (jusqu’à 40%) sont nécessaires pour soutenir les Sociétés nationales.
Tâches et responsabilités du poste
Achats et fournitures
- Aider à la sélection des fournisseurs et entrepreneurs appropriés, afin de promouvoir de bonnes pratiques d’approvisionnement conformément aux procédures, normes et systèmes d’approvisionnement de la FICR et conformément aux exigences en tenant dûment compte des normes d’achat éthiques et des coûts.
- Rédiger des accords de niveau de service appropriés pour évaluer correctement la performance des fournisseurs et en faire régulièrement rapport.
- Travailler avec la FICR, les Sociétés nationales et les PNS pour déterminer les besoins en matière d’approvisionnement, la qualité et les exigences de livraison.
- Responsable du calendrier de passation des commandes, de l’alignement de l’offre et de la demande, du réapprovisionnement en matériel et de la performance des fournisseurs
- Mener à bien le processus d’approvisionnement pour l’initiation des contrats pour divers départements et assurer le respect des procédures et des normes de la FICR.
- Convoquer et participer aux réunions d’ouverture des offres, Convoquer les réunions du Comité local des marchés pour les achats supérieurs à 20 000 CHF, préparer et présenter les dossiers d’approvisionnement à l’unité d’approvisionnement de Genève pour la soumission du Comité des marchés de Genève pour les achats supérieurs à 50 000 CHF.
- Participer à la planification opérationnelle, fournir une assistance technique et une considération logistique pour l’achat de biens et de services.
- Surveiller, évaluer et améliorer les performances des fournisseurs, conformément à un accord de niveau de service approprié, sur une base continue.
- Contrôlez et surveillez les dépenses par rapport aux budgets approuvés en garantissant des économies grâce à la négociation, à l’optimisation et à la gestion des conditions de paiement.
- Recevoir les commandes des différents départements NS et membres et assurer le suivi des commandes à l’aide des outils appropriés.
- Rapprochez ou résolvez les écarts de commande avec les fournitures, surveillez les délais de livraison pour vous assurer qu’ils sont à l’heure.
- Procéder à l’inventaire annuel des actifs et à la cession des actifs conformément aux politiques de la FICR.
Audit et Conformité
- Rechercher des renseignements commerciaux sur la production d’articles de secours et la validation des fournisseurs.
- Surveiller et assurer la bonne exécution des contrats et la livraison des fournitures en temps opportun et de manière rentable.
- Maintenir une base de données d’informations sur les fournisseurs exacte et à jour pour les articles régulièrement achetés et se tenir informé des conditions du marché local.
Contrôle de qualité
- Gérer l’établissement d’accords-cadres locaux en coordination avec les homologues régionaux en matière d’approvisionnement.
- Assurer la liaison et la coordination en temps opportun avec les SN, les PNS et les départements concernés concernant la livraison des fournitures et des services, en tenant toutes les parties informées de tout changement.
- Établir et maintenir une bonne relation de travail professionnelle avec les fournisseurs et les sociétés d’inspection.
- Assurer la liaison avec les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales et collaborer le cas échéant.
Rapports
- Produire des récits et des rapports financiers réguliers, opportuns et précis pour la Fédération internationale et les donateurs.
- Informer et conseiller les équipes pays sur tout changement prévu dans les plans et activités d’approvisionnement.
Soutien aux Sociétés nationales et à l’administration
- Fournir des conseils en matière d’approvisionnement et un soutien technique aux Sociétés nationales – les fonctions de la FICR pour assurer un service d’approvisionnement coordonné de la FICR.
- Fournir un soutien et une formation au personnel national d’approvisionnement, aux volontaires et aux Sociétés nationales (SN) pour améliorer la qualité des services d’approvisionnement avec le Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, promouvoir l’adhésion aux principes des meilleures pratiques et le respect de la réglementation, de la législation et des procédures de la FICR nécessaires.
Éducation
- Une université de premier niveau en approvisionnement ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe est requise.
- Deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peuvent être acceptées à la place du diplôme universitaire supérieur
- Diplôme d’études supérieures en commerce et adhésion certifiée à une association professionnelle liée au travail
Expérience
- 5 ans d’expérience professionnelle avérée dans les achats et les approvisionnements
- Au moins 1 an d’expérience de terrain dans une organisation humanitaire
- Au moins 1-2 ans dans la gestion et le soutien du personnel
- Connaissances et expérience Croix-Rouge/Croissant-Rouge
Connaissances, compétences et langues
- Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Sens des affaires
- Compétences en gestion et développement du personnel
- Des talents pour la résolution des problèmes
- Bonnes capacités de communication et de rapport
- Bonne compréhension des processus financiers et de la budgétisation
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel
- Solides compétences interpersonnelles et bonne compréhension de l’organisation mondiale
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale et capacité à fournir des conseils faisant autorité
- Permis de conduire international valide
- Doit être capable de voyager à tout moment et à court préavis et de travailler en dehors des heures normales de travail selon la situation et dans des conditions de travail stressantes
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches
- Une large compréhension des problèmes humanitaires mondiaux, de la reprise après sinistre et des organisations connexes
- Français parlé et écrit couramment
- Bonne maîtrise de l’anglais
Compétences, valeurs et commentaires
- Travail en équipe
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Attention au détail
- Sensible à la diversité culturelle
- Bonnes compétences en communication
Les candidatures internes et féminines sont privilégiées .
