Agent, Logistique et Flotte
- Date de clôture
- 11 mars 2023
- Emplacement
- CONGO, LA RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU
- Lieu d’affectation
- Kinshasa, République démocratique du Congo
- Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer les conditions de vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). L’action de la FICR est guidée par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.
La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR dispose également de délégations de groupes de pays et de délégations nationales dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituant le Secrétariat de la FICR.
Objectif du poste
Sous la supervision directe de l’Officier des Services Supports, l’agent chargé de la Logistique et la flotte facilitera et développera toutes les activités de la logistique ainsi que la gestion de la flotte en assurant une utilisation optimale de la flotte des véhicules sur le terrain.
Tâches et responsabilités du poste
Gestion de la flotte
- Gérer les véhicules de la FICR et fournir un soutien aux Sociétés nationales pour améliorer leurs capacités de gestion de la flotte.
- Promouvoir les services de flotte auprès des Sociétés nationales, y compris l’accès au PRV, les dispenses d’achat, la gestion opérationnelle de la flotte et les conseils.
- Soutenir l’enregistrement des véhicules, l’entretien, les demandes de réparation et le renouvellement des assurances.
- Rapports sur les accidents/incidents de véhicules pour la FICR et les membres.
- Enregistrement des données de la flotte (carburant et kilométrage, entretien, accident, détails du conducteur)
- Rapport mensuel sur le carburant et l’entretien – feuille Excel
- Création et mise à jour des dossiers des véhicules et des conducteurs de la FICR
- Contrôle global et rotation de la flotte de véhicules et des conducteurs
- Gestion de la répartition des véhicules et du transport, y compris le suivi des mouvements des véhicules.
- Gestion des performances des conducteurs
- Coordination des demandes de carburant et d’entretien des véhicules avec le responsable des services de soutien
- Gérer les procédures d’utilisation des véhicules par les personnes autorisées à utiliser les véhicules du PRV conformément aux » Règles et règlements des conducteurs « .
- Fournir un soutien et des conseils aux délégués, au personnel national, au personnel des Sociétés nationales et aux volontaires sur les procédures de conduite des véhicules de la Fédération et la formation des conducteurs.
- Rapport mensuel des demandes de transport – format feuille Excel
Gestion de la logistique
- Avoir des contacts réguliers avec les points de contact des Sociétés nationales en matière de logistique et d’achats et les aider à planifier en fonction d’une situation en constante évolution.
- Préparer des rapports mensuels opportuns détaillant les spécificités selon les besoins et les distribuer par le biais du responsable des services de soutien.
- Travailler en étroite collaboration avec les points focaux techniques et d’approvisionnement pour assurer la conformité standardisée et technique des marchandises à la livraison.
- Assurer la liaison et la coordination avec les parties concernées concernant la livraison des fournitures, et tenir toutes les parties informées, en temps utile, de tout changement.
- Classer et archiver tous les documents logistiques de manière systématique.
- Assurer la coordination et la communication avec les Sociétés nationales et les SNP pour garantir la conformité des opérations d’urgence en matière de logistique, de chaîne d’approvisionnement et d’achat.
- Assurer la diffusion de la politique de prévention et de contrôle de la fraude et de la corruption de la FICR à tous les fournisseurs et prestataires de services qui travaillent avec la FICR, les Sociétés nationales et les SNP.
Tâches et responsabilités du poste (suite)
Gestion de l’inventaire
- Tenir à jour les registres de marchandises, surveiller les mouvements de stock et effectuer les inventaires.
- Réceptionner, vérifier la qualité/quantité et la documentation des marchandises livrées et enregistrer les réceptions.
- Établir des rapports de plaintes sur la qualité/quantité non conforme des livraisons.
- Assure le suivi des mouvements (IN et OUT) de toutes les marchandises, tout en établissant les documents y afférents conformément aux procédures.
- Établir les documents logistiques standards pour les marchandises IN/OUT.
- Prépare et envoie au personnel l’allocation des marchandises, des biens et des espaces de bureau.
- Gérer le stock minimum du département en collaboration avec l’unité concernée.
- Produire des rapports réguliers, opportuns et précis sur les stocks, des rapports narratifs et financiers pour le FICR.
Traitement des paiements
- Confirmer la réception des marchandises à l’équipe chargée des achats, des finances et des programmes.
- S’assurer que les factures et les bons de livraison sont sur Apple Payment System pour le traitement des factures.
- Télécharger toutes les pièces justificatives sur chaque facture et les soumettre pour approbation et paiement.
- Assurer le suivi jusqu’à ce que le paiement soit effectué.
Éducation
- Diplôme en gestion logistique. Formation post-universitaire souhaitée
- Qualification professionnelle en mécanique, en gestion de flotte et ou de transport
Expérience
- Un minimum de 2 ans d’expérience en gestion de la flotte et dispatching
- Très bonnes notions en mécanique et gestion du transport
- Expérience dans le travail de la Croix-Rouge/Croissant-Rouge
- Expérience dans le travail humanitaire
Connaissances, compétences et langues
- Autonomie en informatique (Windows, tableaux, traitement de texte et PowerPoint)
- Connaissance du fonctionnement des équipements de bureau de base tels que les scanners, les photocopieurs, les téléphones et les imprimantes
- Compétences et aptitudes mécaniques
- Bonne connaissance et familiarité avec les voyages et la conduite en RDC et bonne connaissance des routes du Nord-Kivu, du Sud-Kivu et de l’Ituri.
- Bonne connaissance des normes de la flotte de l’IFRC (procédures, outils et directives.)
- Capacité à traiter les gens de manière professionnelle dans tous les types de situations.
- Capacité à identifier et à signaler les problèmes mécaniques, électriques ou de sécurité potentielle sur les véhicules.
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
- Solides compétences interpersonnelles et bonne compréhension de l’organisation mondiale
- Compétences en communication écrite et verbale requises pour les interactions à tous les niveaux
- Capacité à effectuer des calculs mathématiques simples et à rédiger des rapports.
- Aptitudes à la négociation et à la persuasion
- Compétences en gestion (capacité à gérer les chauffeurs) et à assurer le suivi de la répartition des véhicules.
- Bon niveau de français parlé et écrit
- La connaissance intermédiaire de l’anglais
Compétences, valeurs et commentaires
- Esprit de travail
- Intégrité et conduite des personnes
- Flexibilité et adaptabilité
- Initiative et direction
- Gestion des temps
Les candidatures internes et féminines sont prioritaires et encouragées.
