La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (le « Mouvement »), aux côtés de ses Sociétés nationales membres et du Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, service volontaire, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le Siège est organisé en trois divisions principales : i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) les relations mondiales, la diplomatie humanitaire et la numérisation ; et iii) la politique de gestion, la stratégie et les services intégrés.
La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR dispose également d’une délégation de groupes sectoriels et de délégations de pays dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure hors du terrain (régionale, sectorielle et nationale) constituent le secrétariat de la FICR.
Le département de la chaîne d’approvisionnement de la FICR est une fonction essentielle qui soutient l’action humanitaire de la FICR. Le Ministère dispose d’un réseau mondial comprenant :
- un département de gestion de la chaîne d’approvisionnement basé à Genève
- un centre logistique et un bureau de la flotte mondiale à Dubaï
- Cinq unités opérationnelles régionales de la chaîne d’approvisionnement situées au Panama, à Kuala Lumpur, à Nairobi, à Beyrouth et à Budapest
- Centres logistiques
- Mise en place d’une logistique par pays
La Supply Chain Management est une fonction dédiée à :
- Fournir les biens et services dont la FICR a besoin pour les plus vulnérables.
- Fournir des services pour offrir une valeur visible aux membres, en améliorant l’efficience et l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement et en renforçant son contrôle.
- Développer les talents et les futurs leaders.
Objectif du poste
Le (la) titulaire de la supervision du (de la) Directeur(trice) régional(e) du GHS&SCM pour l’Afrique (DGSS) contribuera au succès de la gestion régionale des achats en Afrique en procédant à des achats tactiques et stratégiques efficaces de biens et de services pour le compte des opérations de la FICR en Afrique. Le titulaire du poste assurera l’exécution efficace des achats opérationnels, appuiera les appels d’offres pour la région au besoin, assurera la rapidité et le meilleur rapport qualité-prix et atteindra les indicateurs clés de performance et les objectifs fixés.
Couvrant une fonction régionale, le poste relève techniquement du Directeur Régional, GHS&SCM Afrique et il est détaché à Dakar (Sénégal), donc le profil relève du Coordinateur des Services Institutionnels de la Délégation du Cluster du Sénégal, de la Gambie, de la Mauritanie et du Cap-Vert. Le poste consacrera 50% de son temps à couvrir les besoins en Supply Chain du Cluster.
Tâches et responsabilités du poste
Les devoirs et responsabilités suivants s’appliquent à la fois à la portée régionale et à la portée du groupe.
Les principaux domaines d’influence et les principales relations internes sont les suivants :
Mener des opérations opérationnelles et tactiques de Supply Chain (bonne qualité, bon prix, bon moment) pour la région Afrique, avec un accent particulier sur les pays du Sahel, en étroite coordination avec le reste de l’équipe d’approvisionnement régionale, l’approvisionnement mondial et les programmes et les opérations sur le terrain. Ce rôle implique la responsabilité de la conformité aux normes de la chaîne d’approvisionnement de la FICR à l’échelle mondiale. Préparation et soumission de rapports et d’analyses de Sourcing et de Gestion Opérationnelle, y compris des outils de suivi et de performance. Responsable de la mise en œuvre et du maintien des procédures standard de logistique et d’approvisionnement de la FICR.
Fournir un leadership technique sur la conformité aux directives de la FICR en ce qui concerne les normes logistiques, y compris la gestion logistique, financière et procédurale du processus d’approvisionnement et la gestion des contrats, la gestion de la flotte, la chaîne d’approvisionnement et le renforcement des capacités.
Approvisionnement
- Fourniture d’activités d’approvisionnement opérationnelles pour les opérations de la FICR dans le cluster Sahel et étendues à la région Afrique en pleine conformité avec les procédures et processus d’approvisionnement de la FICR, en garantissant les meilleures pratiques pour permettre des achats efficaces et rentables répondant aux exigences des demandeurs, c’est-à-dire ; Opération du cluster Sahel et Sociétés nationales, partenaires intégrés, y compris des déploiements à court terme dans le cadre de la DREF et des appels d’urgence.
- Assurer une liaison étroite et proactive avec les départements opérationnels techniques concernés de la FICR (au sein du Cluster ou de la Région) pour établir les plans d’approvisionnement, les pipelines d’approvisionnement afin de tenir les demandeurs informés et de déterminer les besoins et les exigences/spécifications techniques de ces départements techniques afin de permettre la livraison à temps des biens et services demandés.
- Identifier et collaborer avec les principaux fournisseurs pertinents dans la gamme de catégories de produits et de services nécessaires pour assurer la fourniture des biens et des services afin de répondre aux exigences opérationnelles actuelles et prévues, en établissant et en tenant à jour le registre des fournisseurs par catégorie à titre de référence.
- Reconnaître et saisir les occasions de consolider les ententes commerciales des fournisseurs pour un large éventail de biens et de services achetés au profit de la Fédération et de ses clients internes et externes.
- Fournir une expertise et des conseils techniques dans toute la Région afin de permettre la fourniture de services d’approvisionnement de haute qualité et commercialement efficaces qui répondent de manière optimale aux besoins des opérations, des partenaires et des clients de la FICR.
- Participer activement à l’amélioration des services d’approvisionnement, aux pratiques exemplaires, à l’apprentissage continu et au partage des connaissances entre les ministères, et maintenir l’unité à l’avant-garde des pratiques novatrices en matière de services d’approvisionnement.
- S’engager dans l’établissement de relations internes, en assurant la coopération et l’intégration interfonctionnelles afin de minimiser les risques, d’assurer des résultats en solutions techniques de haute qualité.
- Soutenir pleinement la mise en œuvre des accords-cadres locaux, régionaux et mondiaux.
- Assurer la liaison avec les autorités locales, les organisations internationales et les entreprises privées pour se tenir au courant des activités actuelles dans le domaine de l’approvisionnement, telles que les pratiques commerciales locales et régionales, la disponibilité et la réputation des fournisseurs et des produits/services, etc., afin de permettre la prestation du service d’approvisionnement le plus efficace.
- Tenir un registre et communiquer une base de données complète de tous les biens et services achetés au niveau régional et au niveau des groupes/pays, en liaison avec les bureaux concernés.
- Rendre compte au directeur régional, au SGH et à la SCM et aux gestionnaires clés respectifs de tout changement prévu dans les plans et les activités d’approvisionnement et discuter des approches viables pour une livraison efficace.
Fonctions et responsabilités (suite)
Flotte
- Coordonner la fourniture de services de flotte mondiale au réseau de la FICR d’un service de haute qualité, rentable et entièrement recouvrable qui répond aux besoins de ses utilisateurs de services.
- Superviser / suivre le transport, le dédouanement et d’autres formalités pour tous les dossiers liés à la logistique avec l’équipe de Dubaï (y compris l’article de secours), en veillant à ce que les dossiers soient remplis en temps opportun et avec précision, conformément aux procédures de la FICR et aux instructions d’expédition.
- Superviser et conseiller sur la mise en œuvre de l’entretien préventif et de la réparation des véhicules en vue de maximiser la durée de vie et le potentiel de la flotte régionale et fournir une expertise professionnelle, une formation, un soutien et des conseils en matière de gestion de flotte.
- Responsabilité opérationnelle du stock de véhicules VRP conformément aux SOP pour les stocks de véhicules VRP sous-régionaux établis par l’Unité de flotte mondiale (GFU) à Dubaï et suivi avec l’Unité de la flotte mondiale pour s’assurer et mettre à jour le stock de VRP et d’actifs et nécessairement assurer le suivi des cessions d’actifs identifiées.
- Mettre en œuvre et tenir à jour les pratiques standard conformément au Manuel de la flotte de la FICR aux niveaux régional et opérationnel afin de maintenir toute la documentation logistique conforme aux normes de piste d’audit conformément aux procédures standard de la FICR.
- Examiner les pratiques de travail et solliciter les commentaires des parties prenantes internes et des utilisateurs du service afin de contribuer à l’amélioration continue et à l’apprentissage du Global Fleet Service
- Examinez la situation des véhicules pour vous assurer qu’une taille de parc rentable est maintenue et que le parc de véhicules utilise de manière optimale un système de pool ou d’allocation.
- Préparer les rapports mensuels requis par le GFU (rapport mensuel régional sur les indicateurs clés de performance, rapport trimestriel sur l’utilisation des véhicules par l’utilisateur et/ou le pays, rapport régional mensuel sur les stocks de véhicules et d’accessoires VRP).
Renforcement des capacités du personnel
- Fournir de l’encadrement, du mentorat et de la formation en cours d’emploi au personnel et aux bénévoles en ce qui concerne le renforcement des capacités au niveau local sur les normes de la chaîne d’approvisionnement et la responsabilisation pour fournir des ressources durables à la Société nationale.
Appui opérationnel et budgétaire
- Mettre en œuvre avec les responsables des opérations, les responsables de programme et GHS&SCM l’identification et le développement des composantes logistiques dans les plans de programme.
- Conseiller et valider les éléments techniques, logistiques et de la chaîne d’approvisionnement des plans de programme, y compris les interventions en espèces, telles que la cartographie et l’identification des prestataires de services financiers et la conduite des contrats et accords connexes.
- Responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion du plan d’action logistique, y compris toutes les stratégies d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement appropriées pour répondre aux exigences des plans régionaux et des grappes.
- Soutenir RLU pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement et le budget des coûts de fonctionnement, en respectant les procédures de la FICR.
Chaîne logistique
- Soutenir l’efficacité de la fonction logistique au sein de la Région.
- En conjonction avec le programme, élaborer, maintenir, mettre à jour et surveiller les indicateurs clés du plan d’approvisionnement pour atteindre les objectifs du programme.
- Assurer la liaison et la coordination avec les parties prenantes concernées concernant la livraison des fournitures, et tenir toutes les parties informées, en temps opportun, de tout changement.
Rapport et remplissage
- S’assurer que tous les documents de logistique et d’approvisionnement sont classés et archivés de manière systématique.
- Responsable des rapports logistiques narratifs, financiers et techniques en temps opportun par l’intermédiaire du gestionnaire régional GHS&SCM.
Autres tâches
- Superviser l’entrepôt, le suivi des actifs physiques et la bonne maintenance de tous les équipements gérés par les Clusters.
Éducation
- Diplôme universitaire pertinent (par exemple, logistique, chaîne d’approvisionnement, approvisionnement ou discipline connexe, etc.) Obligatoire
- Qualification professionnelle dans les domaines de la logistique, de l’approvisionnement, des achats, etc. Requise
- Cours de formation de base pour les délégués ou connaissances équivalentes. Préféré
Expérience
- 3 ans d’expérience pertinente dans la gestion d’opérations complexes d’approvisionnement et de logistique. Obligatoire
- Expérience de la gestion et de l’intégration des achats tactiques et opérationnels. Obligatoire
- Connaissance et expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Préféré
Connaissances, compétences et langues
- Connaissance approfondie des pratiques internationales en matière d’approvisionnement, y compris les aspects juridiques. Obligatoire
- Capacité à travailler en équipe, excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Obligatoire
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel. Obligatoire
- Capacité à respecter des délais serrés et à gérer plusieurs tâches. Obligatoire
- Doit être capable de voyager fréquemment, à tout moment et à court terme, et de travailler en dehors des heures normales de travail et dans des conditions de travail stressantes. Obligatoire
- Bonnes compétences en communication et en présentation. Obligatoire
- Sensibilité culturelle. Obligatoire
- Compétences en formation et en développement du personnel. Obligatoire
- Permis de conduire international valide (vitesses manuelles). Préféré
- Connaissance du logiciel d’approvisionnement de la FICR HLS. Préféré
- Anglais et français couramment parlés et écrits. Obligatoire.
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (espagnol ou arabe) ou portugais. Préféré
Compétences, valeurs et commentaires
- Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité; Professionnalisme; Responsabilité.
- Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe ; Jugement et prise de décisions ; Société nationale et relations avec la clientèle ; Créativité et innovation ; Instaurer la confiance.
