La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire du monde et est guidée par sept Principes fondamentaux : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, universalité et unité.
Objectif du poste
Fournir un soutien administratif et opérationnel opportun, efficace et proactif au département RH.
Assurer la saisie et la consolidation des données au sein du département RH.
Soutenir l’équipe de la FICR de la délégation du Cluster pays d’Abuja dans toutes les tâches administratives liées au personnel national et international.
Fonctions et responsabilités du poste
Soutien au département RH :
Rédiger et éditer la correspondance de routine et les autres documents émis par le département RH afin de garantir un maximum de clarté, de concision et de qualité.
Créer et tenir à jour un calendrier des dates clés concernant les périodes d’essai, les renouvellements ou les prolongations de contrat et les évaluations de performance avant confirmation afin de s’assurer qu’elles sont traitées à temps.
Organiser le soutien logistique et administratif pour les réunions / ateliers externes ou internes, tels que le séminaire RH, et les réunions internes RH, les briefings.
Enregistrer les informations sur les cas liés au Code de conduite, en fonction des informations reçues.
Contribuer au processus de développement des connaissances, de partage des connaissances et de performance.
Maintenir les archives et les dossiers RH du bureau de la délégation de la côte ouest, y compris la documentation.
Assurer la liaison avec les employés et les managers pour s’assurer que toutes les informations requises sont reçues en temps voulu.
Soutenir la mise en œuvre et l’application de la politique RH dans le bureau de la délégation de la côte ouest et fournir des conseils et un soutien aux employés et aux gestionnaires.
Faire des suggestions sur la manière d’améliorer le fonctionnement des RH dans la région.
Aider à la diffusion des communications du département RH.
Responsable de la présentation de tous les nouveaux membres de l’équipe à l’équipe cluster d’Abuja de la FICR et s’assurer que tous les documents requis ont été remplis.
Traiter les calendriers pour l’administration du fonds de pension (PFA), l’assurance-vie collective (GLP) et le fonds national de logement (NHF).
S’assurer que les briefings avec tous les chefs de départements sont planifiés et faits en temps voulu.
Maintenir une base de données médicale à jour pour tout le personnel national de la FICR.
Paiements mensuels pour les stagiaires, les travailleurs journaliers et les consultants.
Recrutement, sélection, placement et sortie
Organiser des programmes de briefing et de débriefing pour les nouveaux employés et ceux qui partent.
Aider au processus de recrutement – téléchargement des CV, sélection des candidats, vérification des références et de la diligence raisonnable.
Tenir des dossiers sur le programme de stages.
Soutenir les collègues des RH dans la présélection des candidatures reçues, selon les directives.
Planifier les entretiens, les tests et aider à la logistique le jour des entretiens.
Vérifier les références par e-mail et par téléphone, en s’assurant qu’elles répondent aux exigences stipulées.
Assister les collègues des RH dans la collecte et le classement des documents afin de créer des dossiers de recrutement complets pour tous les postes du bureau régional.
Collecter et soumettre les documents nécessaires pour l’inscription et la mise à jour des assurances et s’assurer que le personnel dispose de cartes d’assurance à jour.
Saisie des données et systèmes RH :
Assurer le traitement opportun et précis des tâches récurrentes de saisie et de consolidation des données dans SAP et les autres systèmes RH.
Soutenir la production de rapports réguliers à partir des différents systèmes utilisés dans les RH (évaluation des performances, plateforme d’apprentissage, SAP, outil de recrutement électronique, etc.)
Gestion des dossiers
Préparation et maintenance des dossiers du personnel et autres documents liés aux RH
Gestion et suivi de la tenue des dossiers de congés et vérification mensuelle
Préparer tous les nouveaux dossiers du personnel et maintenir les dossiers du personnel existant.
Maintenir une base de données de toutes les informations sur le personnel, des documents, des dates d’expiration, etc. et assurer le suivi avec les personnes appropriées pour obtenir tout document ou information manquant.
Sous la supervision de l’agent principal des RH, recevoir, suivre et classer correctement toutes les feuilles de temps.
Formation
Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans une autre discipline similaire.
Expérience
1 à 2 ans d’expérience en RH ou en administration
Inscription auprès d’un organisme professionnel des RH (IHRM)
Expérience et compréhension des systèmes de la Fédération
Connaissances, compétences et langues
Bonne connaissance des systèmes RH (SAP de préférence)
Bonne compréhension des fonctions RH et des meilleures pratiques.
Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
Capacité à suivre avec précision les instructions.
Discrétion et respect de la confidentialité
Excellent sens de l’organisation et bonne compréhension de la nécessité de systèmes administratifs efficaces.
Excellentes compétences informatiques (MS Office)
Excellente mentalité de service à la clientèle
Bonnes capacités de communication
Capacité d’agir efficacement et de hiérarchiser les activités dans un environnement très complexe.
Langues
Anglais parlé et écrit couramment
Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (français, espagnol ou arabe)
Compétences et valeurs
Valeurs :
Respect de la diversité ;
Intégrité ;
Professionnalisme ;
Responsabilité
Compétences de base :
Communication ;
Collaboration et travail d’équipe ;
Jugement et prise de décision ;
Société nationale et relations avec les clients ;
Créativité et innovation ; Établir la confiance
