La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 191 Sociétés nationales (SN) membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les SN en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La Fédération internationale fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), aux côtés de ses Sociétés nationales membres et du Comité international de la Croix-Rouge (CICR). L’action de la Fédération internationale est guidée par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et son siège se trouve à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.
La Fédération internationale dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La Fédération internationale dispose également de délégations régionales et de délégations nationales dans le monde entier. Le siège de la Fédération à Genève et la structure de terrain (régionale, régionale et nationale) constituent le Secrétariat de la Fédération internationale.
La Fédération internationale applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et les autres formes de harcèlement, l’abus d’autorité, la discrimination et le manque d’intégrité (y compris, mais sans s’y limiter, les malversations financières). La Fédération internationale adhère également à des principes stricts de protection de l’enfance.
Objectif du poste
Rattaché au chef de délégation du groupe de pays, avec les conseils techniques et le soutien du chef régional des services humanitaires mondiaux et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (GHS&SCM) , le délégué aux achats surveillera les activités et les services pour permettre la fourniture de services d’achat conformes à la stratégie d’achat de la FICR et aux procédures de la FICR, garantissant une qualité adéquate et des services optimisés qui répondent aux demandes des utilisateurs des services.
Fonctions et responsabilités du poste
Normes et procédures logistiques
- Responsable de la mise en œuvre et du maintien des procédures d’approvisionnement standard de la FICR.
- Assurer un leadership technique sur la conformité aux directives de la FICR en matière de normes d’approvisionnement, y compris la gestion logistique, financière et procédurale du processus d’approvisionnement et la gestion des contrats, en demandant des éclaircissements et des conseils.
Gestion budgétaire
Responsable de la gestion des achats et du budget de fonctionnement, en adhérant aux procédures de la FICR.
- Surveiller et rendre compte de toutes les dépenses par rapport aux lignes budgétaires logistiques approuvées.
- Fournir des prévisions budgétaires pour toutes les activités logistiques dans le budget du pays.
- Programme d’appui à la conception et à la révision du budget-programme.
Gestion du personnel
Fournir un encadrement et une formation sur le terrain au personnel et aux bénévoles nationaux et internationaux en ce qui concerne le renforcement des capacités au niveau local en matière de normes d’approvisionnement et de responsabilité pour fournir des ressources durables à la Société nationale.
Management hiérarchique du personnel des achats (nationaux ou internationaux) selon l’organigramme du département logistique
- Soutenir/diriger ces fonctions
- Fixer des objectifs clairs pour tous les collaborateurs
- Gestion des performances et des évaluations
Approvisionnement
Responsabilité de répondre aux besoins de la Délégation en matière de matériel, d’équipement et de services :
- Assumer la responsabilité de s’assurer que tous les biens et services achetés sont conformes aux réglementations et aux normes de qualité de la FICR, sont adaptés à l’usage prévu et conformes aux inspections.
- Gérer l’approvisionnement, l’approvisionnement et la livraison de biens et de services nationaux et internationaux, selon le cas, de manière opportune et rentable.
- Obtenir au moins trois devis, préparer une analyse comparative des offres et des recommandations d’achat, s’assurer que toutes les informations sont systématiquement enregistrées dans les procès-verbaux du comité d’achat, le cas échéant
- Gérer tous les contrats d’approvisionnement de biens et de services, tenir des registres et suivre les performances de tous les contrats d’approvisionnement. Veiller à ce qu’un accord-cadre soit en place au sein de la Délégation pour tous les services administratifs récurrents.
- Assurez-vous qu’un système de suivi des actifs et du matériel efficace et à jour est en place pour tous les achats et distributions.
- Identifier et maintenir une base de données d’informations sur les fournisseurs précise et à jour pour les articles achetés régulièrement et se tenir informé des conditions du marché local liées aux activités d’approvisionnement.
- Identifier et maintenir des informations précises sur les fournisseurs pour les articles achetés régulièrement : rester informé des conditions du marché local et établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les sociétés d’inspection.
- Planifier, coordonner et organiser les activités d’approvisionnement de la FICR au niveau national, en totale conformité avec les procédures d’approvisionnement et les meilleures pratiques de la FICR, afin de permettre un processus d’approvisionnement de haute qualité, efficace et rentable qui répond aux demandes des utilisateurs des services.
- Maintenir et communiquer des données complètes sur tous les biens et services achetés pour l’exploitation et les fournisseurs enregistrés pour permettre au GHS&SCM d’évaluer et de susciter des opportunités de consolidation des accords commerciaux avec les fournisseurs au profit de la FICR et de ses partenaires du mouvement.
- Si un système de bons de livraison est mis en œuvre, identifiez les fournisseurs, surveillez les stocks dans l’entrepôt du fournisseur et surveillez la livraison des bons.
- Assurer la liaison avec les départements SGH et SCM de la FICR sur les questions d’approvisionnement et d’approvisionnement en matériel, selon les besoins.
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
Stratégie
- Soutenir les responsables de programme dans l’identification et le développement des composantes logistiques au sein des plans de programme.
- Planifier, coordonner et organiser les activités d’approvisionnement de la FICR au niveau national en totale conformité avec les procédures d’approvisionnement et les meilleures pratiques de la FICR afin de permettre un processus d’approvisionnement de haute qualité, efficace et rentable qui répond aux demandes des utilisateurs des services.
- Responsable de conseiller et de valider les éléments techniques de logistique et de chaîne d’approvisionnement des plans de programme.
- Assurer la liaison avec le chef de délégation et le GHS&SCM, bureau régional Afrique, pour élaborer et gérer un plan d’approvisionnement afin d’acheter le matériel et les services nécessaires à la délégation nationale de la FICR en RD Congo (par exemple, achats opérationnels, équipements informatiques, logiciels et articles de sécurité).
- Responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion du plan d’action logistique global de la délégation, y compris toutes les stratégies d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement appropriées pour répondre aux exigences des plans de la délégation.
Chaîne d’approvisionnement
- Responsabilité globale de la performance du département logistique.
- En collaboration avec le programme, développer, maintenir, mettre à jour et surveiller les indicateurs clés du plan d’approvisionnement pour atteindre les objectifs du programme.
- Assurer la liaison et la coordination avec les parties prenantes concernées concernant la livraison des fournitures et tenir toutes les parties informées, en temps opportun, de tout changement.
Rapport et remplissage
- Veiller à ce que tous les documents d’approvisionnement soient classés et archivés de manière systématique.
- Responsable de tous les rapports narratifs, financiers et techniques du service des achats en temps opportun par l’intermédiaire du responsable hiérarchique,
- Élaborer des rapports d’approvisionnement mensuels et tenir à jour des informations précises sur les dates de demande pour toutes les demandes d’approvisionnement actives liées aux activités d’approvisionnement de la délégation.
Autres fonctions
- Superviser l’entrepôt, le suivi des actifs physiques et le bon entretien de tous les équipements gérés par le délégué logistique.
- Superviser toutes les importations/exportations de biens et d’effets personnels pour la délégation.
Éducation
- Diplôme universitaire pertinent (tel que gestion, études de développement, etc.)
- Maîtrise en logistique/approvisionnement ou discipline connexe
- Formation en sécurité (IFRC ou organisme de formation agréé équivalent)
- Titulaire d’un diplôme universitaire ou équivalent dans une matière pertinente ; préférence pour la logistique, les achats et la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Un niveau élevé de compétence et d’expérience démontré en gestion de la chaîne d’approvisionnement et en approvisionnement peut remplacer une qualification de niveau universitaire.
Expérience
- Forte expérience internationale et capacité à gérer le personnel/les équipes locales, à diriger les opérations logistiques et à gérer les ressources
- Au moins 5 ans d’expérience dans la direction et la gestion de la logistique dans une organisation humanitaire dans les pays en développement
- Capacité à motiver, diriger et travailler efficacement avec les autres pour atteindre les objectifs opérationnels
- Expérience de travail avec une Société de la Croix-Rouge/du Croissant-Rouge et/ou la Fédération dans le domaine de la logistique. Démontrer l’utilisation et le respect des normes logistiques de la FICR
- Solides connaissances et expérience en matière d’approvisionnement, notamment dans le cadre d’une gestion intégrée de la chaîne d’approvisionnement à grande échelle/à articles multiples
- Expérience dans la mise en œuvre et le suivi de la logistique et de l’approvisionnement de projets multidimensionnels de reconstruction et de moyens de subsistance, dans un contexte de relèvement
- Expérience de l’utilisation de Cash/Vouchers
- Capacité à élaborer, gérer et suivre les budgets en matière d’approvisionnement, de gestion de flotte et d’administration des actifs/ressources
Connaissances, compétences et langues
- Bonnes compétences en planification et en analyse – doit être capable d’identifier et d’évaluer les informations clés, de définir et d’accomplir les tâches de travail, en tenant compte des demandes changeantes et de planifier et de hiérarchiser la charge de travail
- Excellentes compétences en communication : doit être articulé, accessible, collaboratif, solidaire et à l’écoute active, doit faire preuve de tact et de diplomatie
- Compétences efficaces en matière de reporting pour le suivi organisationnel et la responsabilisation des donateurs
- Excellentes compétences analytiques et informatiques (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)
- Sensible à la diversité/capable de travailler de manière interculturelle – en particulier en ce qui concerne la position des femmes dans la société et la sensibilité aux divisions ethniques
- Responsabilité – doit assumer la responsabilité des décisions et des actions, utiliser les informations de manière appropriée pour évaluer/porter des jugements éclairés et/ou prendre des mesures
- Compétent dans la formation, le mentorat et le coaching d’individus et de groupes, selon le cas
- Capable d’influencer et d’obtenir la coopération d’individus non sous contrôle hiérarchique, en tant que membre d’une équipe multinationale, et de gérer des relations à distance pour obtenir des résultats
- Très motivé, autonome, capable de diriger un processus, d’impliquer les autres et de créer un sentiment d’appropriation
- Flexible et prêt à faire face à l’ambiguïté, aux changements et aux défis
- Capable de prioriser le travail, d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de respecter les délais
- Prêt à voyager et à travailler dans un environnement de travail exigeant
- Expérience avérée en gestion de la sécurité dans des environnements urbains complexes avec de grandes équipes multidisciplinaires
- Excellentes compétences en matière de réseautage avec d’autres agences et organisations
- Permis de conduire international valide (boîte de vitesses manuelle)
- Anglais et français parlés et écrits couramment
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (espagnol ou arabe)
Compétences, valeurs et commentaires
- Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité.
- Compétences de base : Communication ; Collaboration et travail en équipe ; Jugement et prise de décision ; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation ; Instauration de la confiance.
- Compétences managériales : gestion de la performance du personnel ; gestion du développement du personnel.
- Compétences fonctionnelles : Orientation stratégique ; Création d’alliances ; Leadership ; Autonomisation des autres.
Les candidatures féminines sont fortement recommandées !
