La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer les conditions de vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). L’action de la FICR est guidée par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.
La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR dispose également de délégations de groupes de pays et de délégations nationales dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la FICR.
Récemment, la FICR a repositionné son réseau de soutien en Afrique centrale et a établi la délégation à Kinshasa comme une délégation cluster soutenant non seulement la RDC, mais aussi le Congo Brazzaville, le Burundi et le Rwanda.
Job Purpose
Sous la supervision du Support Services Officer, l’Assistant Welcome and Travels fournit un soutien professionnel en matière de secrétariat et d’administration à la FICR, de manière bien organisée et en temps voulu.
Job Duties and Responsibilities
Réception et relations avec les visiteurs
- Agir en tant que premier point de contact, traiter les correspondances générales et les appels téléphoniques de la FICR de manière polie et amicale.
- Accueillir les visiteurs de manière chaleureuse et amicale et répondre à toutes les questions des visiteurs.
- Maintenir la zone de réception de l’IFRC et toutes les zones communes dans un état de propreté et d’ordre à tout moment.
- Utiliser régulièrement l’équipement de bureau standard, y compris une photocopieuse et des ordinateurs.
- Tenir un registre détaillé et précis des demandes des visiteurs et des appels reçus.
- Recevoir les livraisons, trier et distribuer le courrier entrant.
- Faire l’inventaire des fournitures et les réapprovisionner si nécessaire.
Voyages et réservations
- Réserver et organiser les voyages, réserver les taxis, les billets d’avion, les visas et les réservations d’hôtel et d’hébergement pour le personnel et les invités.
- Gérer les déplacements du personnel et des invités et le suivi des voyages
- Assurer le bien-être et le confort des invités
- Préparer des souvenirs de bureau et des cartes postales pour les invités de la Fédération
- Négocier les meilleurs tarifs et itinéraires auprès des fournisseurs préqualifiés de la Fédération chaque fois qu’il y a un déplacement.
- Communiquer régulièrement avec la personne qui voyage pour la tenir au courant de toute la logistique.
- Gérer les changements/annulations d’urgence de manière professionnelle et calme.
- Traiter rapidement les demandes et formalités de visa
- Traiter toutes les demandes de voyage entrantes et les processus qui en découlent.
- Recevoir, accueillir et souhaiter la bienvenue aux invités dès leur arrivée en RDC ou au bureau.
- Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
Classement et administration
- Gérer la logistique dans l’organisation des fêtes/réunions/ateliers.
- Assurer l’impression des cartes de service, des cartes de visite pour le personnel de terrain et les consultants.
- Assurer la réception et la distribution du courrier.
- Assurer le suivi des dossiers externes (DGM, Ministère, SN…)
- Superviser le travail des techniciens de surface et leur fournir les équipements de travail.
- Suivre les factures des fournisseurs et coordonner les paiements au sein de l’organisation, tant pour le bureau que pour les locaux des délégués.
- Superviser le travail des nettoyeurs et contrôler la propreté quotidienne dans le bureau et dans l’ensemble de l’enceinte.
- Effectuer des inspections quotidiennes de tous les espaces de bureau, en vérifiant la propreté quotidienne de la cuisine et des ustensiles, ainsi que la qualité de la nourriture.
- S’assurer qu’il y a de l’eau potable, du thé et d’autres consommables dans le bureau.
- Signaler et assurer le suivi de tout entretien et réparation des bureaux.
Gestion des consommables de bureau
- Préparer les demandes d’achat pour tous les besoins de l’administration en collaboration avec le département logistique.
- Mettre à disposition des employés du matériel de travail selon les demandes.
- Planifier les livraisons avec les fournisseurs en fonction des différentes demandes.
- Assurer la disponibilité des matériaux et éviter les ruptures de stock.
- Orienter les nouveaux employés sur leur rôle dans la gestion des stocks, les étapes et les formulaires nécessaires pour accéder aux matériaux ou aux équipements.
Education
Diplôme en voyages, transport aérien, logistique, gestion de bureau, administration des affaires ou tout autre domaine pertinent.
Experience
- Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion de bureaux et de voyages dans une organisation humanitaire.
- Connaissance et expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
- Capacité à travailler confortablement sous stress et à gérer des priorités multiples dans un environnement fluide.
- Expérience du travail et de la gestion de l’administration d’un bureau, y compris le classement.
- Expérience de l’administration, de la billetterie, de la logistique des voyages et de tout autre domaine de soutien.
- Expérience de travail avec les procédures et systèmes de bureau
Knowledge, Skills and Languages
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer des tâches multiples.
- Doit avoir des connaissances en informatique
- Excellentes compétences en matière de communication et d’établissement de rapports
- De bonnes compétences interpersonnelles sont un élément essentiel du poste.
- Parler et écrire couramment le français et l’anglais
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (espagnol ou arabe)
Competencies, Values and Comments
- La communication.
- Collaboration et travail en équipe.
- Jugement et prise de décision.
- NS et relations avec la clientèle.
- Créativité et innovation.
- Instauration de la confiance.
- Intégrité.
- Professionnalisme.
- Responsabilité
