La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, forte d’un réseau de 191 Sociétés nationales membres. Son objectif général est d’« inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en toutes circonstances toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales afin de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ».
Objectif du poste
Sous la supervision du responsable administratif, l’assistant d’accueil et de voyage fournit un soutien administratif et de secrétariat professionnel à la FICR de manière organisée et opportune.
Fonctions et responsabilités du poste
Accueil et relations avec les visiteurs
- Assurer le premier contact, en traitant la correspondance générale et les appels téléphoniques de la FICR de manière polie et amicale.
- Accueillez les visiteurs chaleureusement et avec professionnalisme et répondez à toutes leurs questions.
- Maintenir en permanence la zone d’accueil de la FICR et toutes les zones communes propres et en bon état.
- Utiliser régulièrement le matériel de bureau standard, notamment un photocopieur et des ordinateurs.
- Tenez un registre détaillé et précis des demandes des visiteurs et des appels entrants.
- Réceptionner les colis, trier et distribuer le courrier entrant.
- Surveiller les stocks de fournitures et les réapprovisionner au besoin.
Voyages et réservations
- Organiser et réserver les voyages, y compris les taxis, les billets d’avion, les visas et les réservations d’hôtel/d’hébergement pour le personnel et les invités.
- Gérer les déplacements du personnel et des invités et suivre les horaires de voyage.
- Veillez au bien-être et au confort des clients.
- Préparer des souvenirs et des cartes postales pour les invités de la Fédération.
- Négociez les meilleurs tarifs et itinéraires avec les fournisseurs préqualifiés de la Fédération à chaque fois que des déplacements sont nécessaires.
- Communiquez régulièrement avec le voyageur pour le tenir informé de tous les détails logistiques.
- Gérez les changements/annulations d’urgence avec professionnalisme et calme.
- Traiter rapidement les demandes de visa et les formalités administratives.
- Gérer toutes les demandes de voyage entrantes et les processus associés.
- Accueillir les invités à leur arrivée en RDC ou au bureau.
- Orienter les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés.
Classement et administration
- Gérer les classeurs administratifs, organiser les documents administratifs, y compris la correspondance, dans leurs dossiers respectifs et procéder à l’archivage selon les besoins. Classement, archivage et mise à jour des documents administratifs. Saisie de données, tableaux de bord et suivi des dossiers.
- Assurez-vous de l’impression des cartes de service et des cartes de visite pour le personnel de terrain et les consultants.
- Gérer la réception et la distribution du courrier.
- Surveiller les fichiers externes (DGM, Ministère, Société nationale, etc.).
- Superviser le travail du personnel de nettoyage et lui fournir l’équipement nécessaire.
- Vérifiez la conformité des factures des fournisseurs de voyages et d’hôtels, joignez les annexes requises et transmettez-les au responsable administratif.
- Superviser le travail des agents d’entretien et assurer la propreté quotidienne des bureaux et de l’ensemble des locaux.
- Effectuer des inspections quotidiennes de tous les espaces de bureau, en vérifiant la propreté de la cuisine et des ustensiles.
- Veillez à ce que du liquide soit disponible en eau potable, en thé et autres produits de consommation courante au bureau.
- Signaler et assurer le suivi de tous les travaux d’entretien et de réparation des bureaux.
Gestion des fournitures de bureau
- Gérer le petit espace de stockage. Assurer la disponibilité du matériel et des consommables de base, éviter toute rupture de stock et préparer une demande d’approvisionnement lorsque le niveau d’alerte est atteint.
- Fournir aux employés le matériel de travail selon leurs demandes.
- Guider les nouveaux employés sur leur rôle dans la gestion des stocks, y compris les étapes et les formulaires nécessaires pour accéder aux matériaux ou aux équipements.
- Assurer le contrôle des stocks et le stockage sécurisé des matériaux, des pièces de rechange, des consommables, de la papeterie et des imprimés.
Fonctions et responsabilités (suite)
- Œuvrer activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération
- Respectez et agissez conformément aux principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
- Effectuer toute autre tâche ou responsabilité liée au travail qui pourrait être assignée par le responsable hiérarchique.
Éducation
- Diplôme en administration des affaires, tourisme, transport aérien, logistique, gestion de bureau ou tout autre domaine pertinent.
Expérience
- Au moins 2 ans d’expérience en gestion administrative et de voyages au sein d’une organisation humanitaire.
- Connaissances et expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
- Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
- Expérience en travail de bureau et en gestion administrative, y compris le classement.
- Expérience en administration, billetterie, logistique de voyage et autres domaines de soutien.
- Expérience de travail avec les procédures et les systèmes de bureau.
Connaissances, compétences et langues
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches.
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable.
- Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports.
- De solides compétences relationnelles sont essentielles pour ce poste.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Délégué DRR – Marrakech (avec déplacements réguliers sur le terrain)
