La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde fondé sur le volontariat. La Fédération est une organisation fondée par ses membres et composée de ses Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
Le titulaire du poste sera sous contrat avec la Croix-Rouge togolaise (CRT) et sera détaché auprès du bureau de la FICR. Le poste sera basé à Lomé.
Objectif du poste
Avec les conseils et le soutien du chef de l’unité logistique de la région Afrique, le responsable administratif et logistique surveillera et soutiendra les activités et services administratifs et d’approvisionnement afin de permettre la prestation de services logistiques conformément à la stratégie logistique de la FICR et aux procédures de la FICR, garantissant ainsi des services d’approvisionnement de qualité et optimisés qui répondent aux demandes des utilisateurs des services.
Fonctions et responsabilités du poste
Ce rôle est principalement axé sur la supervision et éventuellement la conduite d’activités administratives/logistiques au niveau national pour et au nom de la FICR. Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les équipes de logistique et de programme pour fournir des services logistiques et être responsable des activités d’approvisionnement, par exemple en garantissant l’approvisionnement local, les livraisons dans les délais, la qualité des biens et services et les études de marché locales. Ce poste est censé jouer un rôle actif dans la formation et le soutien d’autres membres du personnel de la FICR et des Sociétés nationales dans les activités d’approvisionnement pertinentes. À ce titre, ce poste nécessitera une expérience en matière d’approvisionnement ainsi que d’excellentes compétences en communication et en organisation.
Achats et fournitures
- Effectuer des achats de biens et de services dans le pays, conformément aux procédures, normes et systèmes d’achat de la FICR et en conformité avec les exigences.
- Convoquer les réunions du Comité local des marchés, préparer et présenter les dossiers d’achat à l’unité des achats de Genève pour la soumission au Comité local des marchés de Genève pour les achats supérieurs à 50 000 CHF.
- Participer à la planification opérationnelle, fournir une assistance technique et des considérations logistiques pour l’approvisionnement de biens et de services.
- Guider et soutenir le bureau de Dubaï dans la prestation de services d’approvisionnement et diffuser les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement
Gestion des tâches liées aux voyages et aux visiteurs
- Coordonner les tâches liées à la gestion des voyages, de l’achat des billets au traitement des factures.
- Assurez-vous que les documents liés aux voyages sont classés et traités en temps opportun.
- Servir de point focal pour les services d’accueil des visiteurs.
- Organiser le transport de tous les visiteurs à l’aéroport et leur retour.
- Organiser l’hébergement de tous les voyageurs/visiteurs à l’hôtel conformément à l’ordre de voyage.
Audit et Conformité
- Étude de marché sur la production d’articles de secours et validation des fournisseurs.
- Surveiller et assurer la bonne exécution des contrats et la livraison des fournitures dans les délais et de manière rentable.
- Maintenir une base de données d’informations sur les fournisseurs précise et à jour pour les articles achetés régulièrement et se tenir informé des conditions du marché local.
Contrôle de qualité
- Gérer la mise en place d’accords-cadres locaux en coordination avec l’unité d’approvisionnement du siège.
- Assurer la liaison et la coordination en temps opportun avec les délégations, départements, unités et services concernés concernant la livraison des fournitures, en tenant toutes les parties informées de tout changement.
- Établir et maintenir de bonnes relations de travail professionnelles avec les fournisseurs et les sociétés d’inspection.
- Assurer la liaison avec les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales et collaborer si nécessaire.
Rapports
- Produire des rapports narratifs et financiers réguliers, opportuns et précis pour la Fédération internationale et les donateurs.
- Informer et conseiller les équipes pays sur tout changement prévu dans les plans et activités d’approvisionnement.
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
Soutien aux Sociétés nationales et à l’administration
- Fournir des conseils en matière d’approvisionnement et un soutien technique aux autres fonctions de la FICR au niveau des pays afin de garantir un service d’approvisionnement coordonné de la FICR.
- Fournir un soutien et une formation au personnel national des achats, aux volontaires et aux Sociétés nationales (SN) pour améliorer la qualité des services d’achat avec le Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, promouvoir l’adhésion aux principes des meilleures pratiques et le respect des réglementations, de la législation et des procédures de la FICR nécessaires
Éducation
Requis:
- Un diplôme universitaire en administration ou en approvisionnement ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Préféré
- Un diplôme d’études supérieures en commerce et une adhésion certifiée à une association professionnelle liée au travail.
Expérience
- Expérience professionnelle avérée de 3 à 5 ans dans les domaines administratif et logistique
- Expérience de travail avec d’autres organisations internationales, grandes ONG et/ou agences gouvernementales de développement, environnement multiculturel.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en gestion et en soutien du personnel.
- Connaissances et expérience de la Croix-Rouge/Croissant-Rouge
Connaissances, compétences et langues
- Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Sens commercial
- Gestion du personnel et compétences en développement
- Compétences en résolution de problèmes.
- Bonnes compétences en communication et en reporting.
- Bonne compréhension des processus financiers et budgétaires
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
- Solides compétences interpersonnelles et bonne compréhension de l’organisation mondiale
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale et capacité à fournir des conseils avisés.
- Permis de conduire international valide
- Doit être capable de voyager à tout moment et dans de brefs délais et de travailler en dehors des horaires normaux.
- des horaires de travail adaptés à la situation et dans des conditions de travail stressantes.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches.
- Une vaste compréhension des problèmes humanitaires mondiaux, de la reprise après sinistre et des organisations associées
Langues
- La maîtrise du français et de l’anglais couramment parlés et écrits est requise.
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (espagnol ou arabe)
Compétences, valeurs et commentaires
- Travail d’équipe
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Attention aux détails.
- Sensible à la diversité culturelle
- Bonnes compétences en communication
