Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire bénévole au monde. La Fédération est une organisation associative créée par et composée de ses Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de toujours promouvoir toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales.
Elle vise à prévenir et à soulager la souffrance humaine et à contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde. Elle s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les crises et les urgences sanitaires.
La Fédération est desservie par un Secrétariat basé à Genève, avec des bureaux régionaux et nationaux dans le monde entier. Le Secrétariat est dirigé par le secrétaire général de la FICR et fournit la capacité centrale de la Fédération internationale pour servir, relier et représenter les Sociétés nationales.
Le Secrétariat a notamment pour mission de soutenir les mécanismes de gouvernance de la FICR, de définir des normes et des standards, de fournir des orientations, d’assurer la cohérence, la coordination et la responsabilité en matière de performance, de partager les connaissances, de promouvoir la collaboration au sein du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et le respect de celui-ci, et de renforcer la collaboration avec les partenaires.
Le siège du Secrétariat est organisé en trois grands groupes fonctionnels : (i) Partenariats, y compris le Mouvement et les membres ; (ii) Programmes et opérations ; et (iii) Gestion.
Le Secrétariat compte cinq bureaux régionaux, comme suit : Amériques (Panama) ; Afrique (Nairobi) ; Asie et Pacifique (Kuala Lumpur) ; Europe (Budapest) ; Moyen-Orient et Afrique du Nord (Beyrouth). En tant que l’un des cinq bureaux régionaux décentralisés, le Bureau régional pour l’Europe soutient 54 Sociétés nationales dans le renforcement de leurs efforts humanitaires et de développement, en les aidant à rester des partenaires de choix dans leur pays et à agir de manière durable et responsable.
Le poste sera basé à la délégation de Kinshasa, où il/elle apportera son soutien au bureau régional couvrant le Burundi, le Rwanda, la République démocratique du Congo et la République du Congo.
Objectif du poste
Sous la responsabilité du responsable financier principal et avec le soutien technique du coordinateur financier et administratif, le titulaire de ce poste fournira des services financiers et administratifs au sein du bureau de la délégation du groupe de pays et garantira la prestation des services, en veillant à instaurer un climat de confiance et de responsabilité et en appliquant une tolérance zéro en matière de fraude et de corruption.
Fonctions et responsabilités
Gestion financière et comptabilité
– Veiller au maintien du contrôle interne de la FICR et s’assurer que les transactions sont valides et conformes aux procédures de la FICR.
– Travailler en étroite collaboration avec les Sociétés nationales pour obtenir et examiner les rapports financiers, les enregistrer régulièrement et aider au processus d’examen/de contrôle ponctuel requis avec les SN, conformément au calendrier établi et aux procédures WWPP.
– Veiller à la fourniture de services comptables et s’assurer que les transactions financières sont enregistrées dans les journaux appropriés et comptabilisées quotidiennement dans nos systèmes financiers ERP (Microsoft Dynamics), afin de permettre le processus de clôture financière de fin de mois dans les délais fixés.
– Examiner et vérifier que les documents appropriés sont soumis, vérifier le codage et l’exactitude, obtenir les autorisations appropriées.
– Effectuer un examen mensuel des avertissements du bilan ; procéder au rapprochement des comptes fournisseurs et des comptes clients de la FICR (avances sur salaire au personnel et aux Sociétés nationales).
Trésorerie
– Veiller à ce que les chefs de projet soumettent leurs prévisions dans les délais impartis et préparer les documents nécessaires à la soumission de demandes de fonds précises et ponctuelles.
– S’assurer que les fonds disponibles dans les banques pour les programmes/opérations et les frais de fonctionnement des bureaux sont conformes aux politiques bancaires de l’organisation et aider à surveiller les soldes des comptes bancaires sur le terrain afin de minimiser les risques de perte liés aux fluctuations des taux de change.
– Vérifier les paiements en espèces et bancaires et s’assurer qu’ils sont traités conformément aux procédures de la FICR et que les rapprochements mensuels actualisés sont effectués, approuvés et envoyés à l’unité financière régionale.
Conseils et soutien financiers
– Au besoin, soutenir les équipes chargées des opérations et des programmes en leur fournissant un soutien financier et administratif adéquat dans nos bureaux extérieurs.
– Aider le coordinateur des finances et de l’administration à préparer les budgets trimestriels et à examiner le processus de fixation des taux des coûts partagés des bureaux et des services (SOSC).
– Suivre de près toutes les activités financières et donner des conseils sur les répercussions potentielles et/ou négatives sur les contrôles internes ou la performance de la gestion financière.
– Fournir les informations nécessaires au personnel financier et de soutien des PNS sur les systèmes de gestion financière de la Fédération, les questions financières et d’audit, ainsi que des informations générales sur les politiques, les directives, les avantages sociaux du personnel, etc. de la FICR.
– Maintenir un système de classement efficace et confidentiel.
– Aider l’unité financière à mettre en œuvre les recommandations d’audit.
Informer le supérieur hiérarchique de toute anomalie financière et travailler ensemble pour minimiser les risques potentiels.
– Signaler toute pratique de fraude ou de corruption.
Fonctions et responsabilités (suite)
Audit et conformité
– Préparation des relevés de rapprochement bancaire.
– Assistance au rapprochement mensuel des comptes d’avances de travail des Sociétés nationales.
– Assistance à la contre-passation des dépôts et des comptes de prépaiement vers les projets concernés.
– Effectuer le rapprochement des comptes fournisseurs et assurer le suivi de tout écart identifié
– Servir de point de contact pour le rapprochement de tous les comptes du bilan, en liaison avec les autres responsables financiers.
– Veiller à la clôture mensuelle précise et dans les délais des comptes spécifiquement attribués. Cela implique le rapprochement de divers comptes et la vérification de la conformité avec les procédures financières de l’organisation.
– Effectuer le rapprochement des comptes de dépôts et de prépaiements.
Soutien
Soutenir, former et aider les départements chargés des programmes dans la production de rapports financiers destinés aux donateurs. Valider tous les rapports avant leur soumission et aider les départements chargés des programmes dans tous les domaines financiers concernant les donateurs.
Achats
– Soutenir le comité d’appel d’offres – Examiner les listes de fournisseurs – Soutenir l’exercice de préqualification. – — – Vérifier les contrats.
Administration
– Aider à la communication et à l’application de toutes les politiques et procédures financières, ainsi qu’à l’amélioration des domaines identifiés.
– Œuvrer activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération.
– Respecter et travailler conformément aux principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
– Accomplir toute autre tâche et responsabilité liée au travail qui pourrait être assignée par le supérieur hiérarchique.
Formation
Diplôme universitaire en finance, comptabilité, audit ou gestion ou dans un domaine connexe requis.
Expert-comptable agréé.
Expérience
– Au moins 5 ans à un poste de gestion financière et administrative.
– Au moins 2 ans d’expérience professionnelle au sein d’une organisation internationale.
– Expérience préalable dans la gestion de subventions ECHO/USAID/CE.
– Expérience dans la gestion d’équipe et l’assistance à distance.
– Expérience dans la planification et la budgétisation, l’analyse et les états financiers, le reporting et la gestion de trésorerie, l’audit financier externe.
– Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
– Une expérience préalable au sein de la délégation de la Fédération, du CICR et/ou d’une société nationale constituera un atout supplémentaire.
Connaissances, compétences et langues
– Connaissance des logiciels de comptabilité et de reporting
– Connaissance des normes comptables internationales
– Excellentes connaissances pratiques en informatique (Windows, tableurs, traitement de texte, comptabilité, applications, messagerie électronique, Internet) et maîtrise approfondie des composants MS Office
– Compétences avérées en matière de comptabilité et de tenue de livres, y compris la paie, la budgétisation et les prévisions des dettes
– Maîtrise courante de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit
Compétences, valeurs et commentaires
– Haut degré d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle.
– Flexible et capable de s’adapter à des conditions de travail changeantes.
– Motivé, proactif, doté d’un bon jugement et d’un esprit d’initiative.
– Excellentes compétences en communication interpersonnelle et écrite.
– Capacité à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler sous pression.
– Sensibilité à la diversité.
– Souci du détail.
– Capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle.
– Bonnes compétences interpersonnelles.
– Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
– Bonne gestion du stress.
Les candidatures féminines sont encouragées.
