Le Bureau régional pour l’Afrique (RAF) est chargé de diriger la réponse de la FAO aux priorités régionales pour la sécurité alimentaire, l’agriculture et le développement rural à travers l’identification, la planification et la mise en œuvre des activités prioritaires de la FAO dans la région. Il assure une approche multidisciplinaire des programmes, identifie les domaines d’action prioritaires de l’Organisation dans la région et, en collaboration avec les divisions du siège, élabore, promeut et supervise la réponse stratégique de la FAO aux priorités régionales. Le RAF donne également des conseils sur l’intégration des priorités régionales dans le programme de travail et budget de l’Organisation et met en œuvre les programmes et projets approuvés dans la région, surveille le niveau de mise en œuvre du programme et attire l’attention sur les problèmes et les lacunes. La RAF développe et entretient des relations avec des institutions régionales, y compris les organisations régionales d’intégration économique (ORIE). Le Bureau régional soutient le dialogue politique régional sur les questions de sécurité alimentaire, d’agriculture et de développement rural, facilite l’émergence de partenariats régionaux et soutient le développement des capacités et la mobilisation des ressources pour la sécurité alimentaire, l’agriculture et le développement rural dans la région.
Le poste est situé au Bureau régional pour l’Afrique (RAF) à Accra, au Ghana.
Lignes hiérarchiques
L’agent administratif principal rend compte au chef de l’appui aux opérations intégrées (chef de l’administration, de la logistique et des opérations) et relève fonctionnellement du sous-directeur général/représentant régional (ADG/RR) pour l’Afrique. Il/elle entretient des contacts réguliers avec le siège de la FAO à Rome pour obtenir des conseils fonctionnels sur les questions relatives aux tâches administratives et connexes.
Orientation technique
Fourniture d’une gamme complète de services de gestion de la logistique (installations, registre, voyages, soins médicaux, réunions, courrier), des technologies de l’information, du protocole et d’autres services de soutien administratif. Approvisionnement efficace et efficient des services, modernisation, innovation et gestion du changement à l’aide de principes de gestion solides, de processus opérationnels, de pratiques, de procédures et d’applications visant à gérer les résultats. Gestion, surveillance et contrôle des risques associés à une bureaucratie simplifiée et à des services de back-office.
Principaux résultats
Fournir un leadership, des orientations techniques et politiques pour la planification, le développement et la mise en œuvre de projets, produits et services conformément au cadre stratégique de la FAO et en alignement avec la politique de genre de l’Organisation.
Fonctions principales
• Conseiller le Sous-Directeur général/Représentant régional (ADG/RR) dans la préparation/formulation du programme de travail et budget régional de la FAO et s’assurer que ceux-ci sont conformes aux plans de travail du Bureau régional et au programme de travail approuvé. Travaux et budget.
• Conseiller l’ADG/RR dans l’administration générale et le bon fonctionnement du Bureau régional et fournir des conseils sur une gamme complète de questions de gestion et d’administration, en mettant l’accent sur la planification et l’utilisation efficaces des ressources humaines et financières.
• Soutient le Centre de services partagés (CSP) et d’autres projets régionaux, le cas échéant.
• Surveille la disponibilité des fonds pour le Programme ordinaire et les projets de terrain ; supervise la préparation, le suivi et la révision du budget du Bureau régional ; s’assure que les engagements financiers, les dépenses et les rapports budgétaires périodiques sont contrôlés et dans les limites établies.
• Identifie les contraintes opérationnelles, administratives et autres, qui peuvent affecter la mise en œuvre du programme, et propose des solutions pour améliorer la qualité, la rapidité et la rentabilité.
• Assure le maintien d’une infrastructure et d’une stratégie informatiques fiables pour le Bureau régional.
• Soutient l’organisation de la Conférence régionale, des célébrations de la Journée mondiale de l’alimentation et d’autres réunions importantes.
• Assure la liaison avec les unités du siège pour résoudre les problèmes complexes et avec les auditeurs internes et externes ; prépare les réponses de la direction aux observations et aux questions d’audit, assure la liaison avec les autres agences des Nations Unies du Bureau régional sur les services communs et participe aux réunions de l’équipe de gestion des opérations des Nations Unies (OMT), le cas échéant.
• S’assure de l’entretien des locaux à bureaux et des besoins en espace ; s’assure que les locaux disposent d’une sécurité adéquate et sont conformes aux normes MOSS et E-MOSS.
• Fournit des conseils et un soutien administratif aux bureaux sous-régionaux, aux bureaux de pays et de liaison de la FAO dans la région.
• Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.
Fonctions spécifiques
• Conseiller l’ADG/RR et le chef du soutien aux opérations intégrées (chef de l’administration, de la logistique et des opérations) sur l’administration générale et le bon fonctionnement du bureau régional et fournir des conseils sur une gamme complète de questions administratives, liées aux locaux et les questions de sécurité au sein du Bureau régional.
• S’assure que les dépenses sont entièrement exactes et conformes aux lignes directrices établies et que les systèmes de contrôle interne sont adéquats et fonctionnent.
• S’assure que les dépenses et les rapports périodiques sont contrôlés et conformes aux limites établies.
• Collabore avec le responsable désigné pour la sécurité et avec le conseiller en chef pour la sécurité de l’UNDSS sur toutes les questions liées à la sécurité et participe aux réunions de coordination pertinentes liées à la sécurité.
• Assure la liaison avec les unités du siège pour résoudre les problèmes complexes et avec les auditeurs internes et externes ; prépare les réponses de la direction aux observations et aux questions d’audit, assure la liaison avec d’autres agences des Nations Unies sur les services communs et participe aux réunions de l’OMT de l’ONU, le cas échéant.
• Assure le respect des politiques, procédures et normes de sécurité communes des Nations Unies en vigueur ainsi que le suivi des recommandations spécifiques de l’UNDSS.
• Assure la communication en temps opportun sur les alertes de sécurité et facilite leur briefing par l’UNDSS si nécessaire.
• Supervise la maintenance, l’entretien, l’assurance et l’exploitation des installations et installations techniques en minimisant les risques.
• Assure la bonne gestion des dossiers au bureau, à la fois en ligne et hors ligne, et fournit des conseils au personnel du programme et du projet sur la gestion efficace des dossiers.
• Participe aux réunions relatives à la coordination du bureau régional, surveille la performance de chaque membre de l’équipe et fournit les conseils nécessaires à l’amélioration.
• Contribue à l’élaboration de concepts et de politiques de gestion axée sur les résultats ainsi que de procédures de suivi et d’établissement de rapports.
• Élabore, met en œuvre et surveille les activités de l’entreprise, identifie les contraintes opérationnelles, administratives, informatiques et autres, et propose des solutions pour améliorer la qualité, la rapidité et la rentabilité.
• Établit des relations de travail efficaces avec les homologues gouvernementaux à un niveau approprié pour les contributions gouvernementales au programme de travail.
• Participe aux réunions d’examen pour évaluer les capacités de gestion et opérationnelles et examine la fiabilité et la solvabilité des partenaires de mise en œuvre sélectionnés.
• Optimise la gestion des locaux du Bureau régional, l’attribution de l’espace et la fourniture de services pour la rénovation et l’entretien des locaux et s’assure que les locaux disposent d’une sécurité adéquate et sont conformes aux mesures de gestion des risques de sécurité du système de gestion de la sécurité des Nations Unies.
• Assure la liaison avec les autorités du pays hôte sur les questions logistiques, la négociation des contrats de location et gère les opérations conformément à l’accord avec le pays hôte.
• Organise et participe à des réunions, ateliers, célébrations et autres événements.
• Fournit des conseils et un soutien administratif aux bureaux sous-régionaux, nationaux et de liaison de la FAO dans la région.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
• Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires ou publique, en comptabilité ou dans un domaine connexe.
• Dix ans d’expérience pertinente en gestion financière, administration et planification.
• Connaissance pratique (maîtrisé – niveau C) de l’anglais et connaissance limitée (intermédiaire – niveau B) du français.
Compétences
• Accent sur les résultats
• Diriger, engager et responsabiliser les autres
• Communication
• Partenariat et plaidoyer
• Partage des connaissances et amélioration continue
• Réflexion stratégique
Compétences techniques/fonctionnelles
• Expérience de travail dans plus d’un lieu ou domaine de travail, en particulier dans des postes sur le terrain.
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion financière, administration et planification, connaissance et application des règles, règlements et procédures et capacité démontrée à planifier, organiser et développer des pratiques de travail efficaces et efficientes, en suivant des principes de gestion saine et une orientation vers le service à la clientèle, ainsi que pour diriger, planifier et superviser le travail des autres.
• Étendue et pertinence de l’expérience dans la gestion, le suivi et l’évaluation des programmes de travail et des ressources.
• Capacité, initiative et jugement démontrés pour améliorer, moderniser et innover les processus d’affaires et soutenir les initiatives de gestion du changement, y compris l’utilisation de technologies, d’approches et d’outils innovants dans la gestion des équipes, des processus d’affaires et dans la gestion des résultats.
• Étendue et pertinence des connaissances et de l’expérience, de préférence avec les procédures opérationnelles et les bases de données du système des Nations Unies, les modules comptables et financiers et les applications institutionnelles.
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion des risques.
• Connaissances en informatique, y compris la connaissance des systèmes comptables informatisés utilisés dans les organisations internationales complexes.
