Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 du Système des Nations Unies à travers son Cadre Stratégique en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une meilleure vie, sans laisser personne de côté. L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer et mettre en œuvre des politiques, programmes et projets pour assurer la sécurité alimentaire et nutritionnelle, et la gestion durable de l’environnementales et des ressources naturelles.
POSTE 1 : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) – Congo
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités de son programme de terrain en République du Congo, la FAO envisage de recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère).
Position hiérarchique
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) du Projet travaillera sous la supervision générale du Représentant de la FAO en République du Congo, en collaboration avec l’Assistant de la Représentante, Chargé de l’Administration, et sous la supervision technique directe du Conseiller Technique Principal des projets.
Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) appuiera l’exécution des activités de la FAO par la préparation des éléments administratifs et financiers nécessaires aux processus de recrutement, d’achat, de passation de marchés et d’établissement de partenariats, au suivi des dépenses activités, dans le strict respect des règles opérationnelles et orientations de la FAO.
Tâches et responsabilités
- Appuyer les équipes des projets dans toutes les tâches administratives, logistiques et financières ;
• En collaboration avec les équipes des projets, élaborer les documents administratifs (contrats, protocoles d’accord, termes de référence, documents des appels d’offre, ordres d’achat etc.) ;
• Proposer les formats de suivi des activités de passation de contrats et protocoles d’accord et suivre l’avancée de ces activités ;
• Proposer la structure d’archivage des documents administratifs, y compris la correspondance, et s’assurer de son application, veillez à la complétude des documents administratifs et financiers archivés à tout moment ;
• Suivre l’état financier des projets afin d’assigner les dépenses et les engagements en fonction des résultats et selon les procédures de la FAO ;
• Participer à l’élaboration du budget annuel des projets en relation avec les plans de travail annuels et participer à une révision budgétaire en cas de besoin ;
• Appuyer la préparation de la documentation et l’élaboration des rapports financiers, notamment mensuels, à la fois pour les activités mises en œuvre directement par la FAO et pour celles déléguées à des partenaires, en sollicitant les informations nécessaires auprès de ceux-ci ;
• S’assurer que les dépenses et les engagements des prestataires sont tous payés selon les calendriers accordés dans les conventions et contrats passés entre la FAO et eux, et que tous les justificatifs correspondants sont remis à la FAO et dument archivés ;
• Assurer la réception de toutes les pièces comptables, relatives aux entrées et aux sorties, vérifier leur conformité et les enregistrer en temps réel ;
• Préparer les missions d’évaluation des projets en fournissant les informations, les documents, les pièces comptables et les explications nécessaires ;
• Appuyer la préparation des missions internationales et nationales, notamment pour les aspects logistiques (transport, hébergement, etc.), pour la prise en charge des frais de mission, l’établissement des formulaires de justification et l’enregistrement des justificatifs de dépenses ;
• Etablir et tenir à jour une liste de contacts de staff et de des partenaires ;
• Appuyer l’organisation de réunions, ateliers et autres espaces d’échange, qu’ils soient présentiels ou virtuels ;
• Renseigner le personnel recruté dans les projets sur les aspects administratifs et financiers ;
• S’acquitter de toute autre tâche demandée par la représentation de la FAO.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir
- Diplôme universitaire BAC+3 en administration, finance, gestion de projets ou assimilé
• Cinq années d’expérience professionnelle pertinente en administration, comptabilité, finance, gestion
• Connaissance courante du français et moyenne de l’anglais
• Nationalité congolaise
Compétences de base exigées par la FAO
- Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique, maitrise de MS Office 365 (notamment Excel, Word et PowerPoint) et des outils de communication à distance (Internet, mail, plateformes de visio-conférence et espaces de travail virtuels partagés) ;
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion administrative et financière appliquées par les bailleurs de fonds internationaux pour les projets de coopération
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion administrative de projet, notamment la connaissance et le maniement des logiciels usuels de gestion administrative, financière et comptable de projets (ORACLE…)
• Aptitude à travailler en équipe et efficacement avec les homologues nationaux et internationaux, en réseaux et avec les organisations partenaires internationales et nationales ;
• Bonne connaissance en matière de rédaction de rapports financiers, dans l’élaboration de plans de travail et de budgets ;
• Une expérience de travail en lien avec le Ministère en charge des Forêts serait un atout ;
• Une expérience au sein des Nations Unies serait un atout.
• Capacité à travailler sous pression.
Autres postes vacants :
Assistant(e) Spécialiste Programme – Bénin
Coordonnateur(trice) Technique National(e) de Projet – Bénin
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