AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date et l’heure de fermeture affichées ci-dessus sont basées sur les paramètres de date et d’heure de votre appareil personnel.
Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone d’emplacement principal, où se trouve le bureau.
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition , une meilleure un environnement et une vie meilleure , sans laisser personne de côté.
Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) appuie la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.
Le poste est situé au sein de la Représentation de la FAO à N’Djamena, Tchad.
Objectif principal
L’assistant(e) de bureau (Secrétaire du Représentant) coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
Le ou la titulaire du poste travaille sous la supervision générale du ou de la Représentant(e) de la FAO et sous la supervision directe du ou de la superviseur(se) opérationnel(le). Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.
Relations de travail
L’assistant(e) de bureau (Secrétaire du Représentant) travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.
Fonctions et résultats essentiels
- Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et rediriger les appels téléphoniques ; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;
- Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements ; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités ; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications ;
- Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants ; suivre les actions en attente ; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;
- Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets ; coordonner avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité ;
- Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours ; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données ;
- Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail ; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins ;
- Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail ; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration ; mettre à jour les sites Web du Bureau ;
- S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d’appui administratif qui permettent au Bureau de s’acquitter de son mandat.
CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Quatre ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif et de gestion.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français et connaissance limitée (niveau B) de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet » désigne la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
Compétences
- Être axé sur les résultats
- Travail d’équipe
- Communication
- Établir des relations constructives
- Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
- Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
- Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
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Le personnel de la FAO est censé adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,
Respect de tous, intégrité et transparence
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)
• Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste peut être consultée sur http://www.whed.net/
- La durée del’engagement des candidats internes à la FAO sera établie conformément aux politiques applicables en matière de prolongation des engagements.
- La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité.
• Le personnel des services généraux est recruté localement.Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à proximité du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet domicile-travail » désigne la distance au sein duquel les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
• Aucun avantage international ne sera payable car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la monnaie locale du bureau.
• Pour plus d’informations, visitez le site Web de l’emploi de la FAO :http://www.fao.org/employment/home/en/
RÉMUNÉRATION
Un ensemble de rémunération et d’avantages sociaux compétitifs est offert. Pour plus d’informations sur les salaires, indemnités et avantages de l’ONU, cliquez sur le lien suivant :
http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm
COMMENT POSTULER
• Pour postuler, visitez le site de recrutement à l’ adresse Emplois à la FAO et complétez votre profil en ligne. Une fois complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes. Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par des prestataires externes accrédités par l’ONU et/ou les examens linguistiques officiels de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats de passer un test linguistique à l’avenir, le cas échéant.
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte.
- Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performances et une autorisation pour effectuer des vérifications de leur travail passé et présent, de leur caractère, de leur éducation, de leurs dossiers militaires et policiers afin de vérifier toute information pouvant être pertinente aux qualifications professionnelles. • Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
.
• Les informations personnelles fournies sur votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services de soutien à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes.Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature.Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne sera plus en mesure de considérer votre candidature.
• Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en compte - Votre candidature sera examinée en fonction des informations fournies dans votre profil en ligne.
• Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.
• Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter :[email protected]
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