Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable. Ce poste est situé au sein de la Représentation de la FAO Mali, en appui à l’Administration et aux projets), fournissant des services de soutien aux voyages et de traitement des transactions aux clients et aux unités organisationnelles.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, la supervision directe de l’Assistant du Représentant chargé de l’Administration en étroite collaboration avec l’équipe du programme, l’Administration, les Urgences et Opérations, l’assistant Administratif chargé de voyage agit de manière autonome dans les affaires courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et permet un apprentissage en cours d’emploi. Il / elle fournit des orientations et des conseils aux autres membres du personnel sur les questions de voyages.
Domaine de spécialisation
L’assistant aux voyages coordonne et exécute une grande variété de fonctions courantes de soutien aux voyages en aidant au traitement des transactions et à l’utilisation des systèmes de voyages Officiels.
Il veille à la qualité, à la transparence et à la cohérence des données, des processus et des services fournis dans son domaine de responsabilité et contribue au bon fonctionnement du travail de l’unité.
Tâches et responsabilités
L’Assistant(e) chargé de voyage accomplira au titre des domaines spécifiés les tâches suivantes :
• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO GRMS ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières et de voyage, selon les besoins.
• Etablir les demandes d’autorisation de voyage dans le système de gestion de l’organisation.
• Traiter les demandes de remboursement des frais de voyage, y compris la vérification des voyages effectués par rapport aux droits et le calcul des coûts relevant de la responsabilité de la FAO;
• Identifier / réclamer le remboursement des frais de voyage des transporteurs, des agents de voyages ou des voyageurs et prendre les mesures de suivi nécessaires;
• Traiter les paiements forfaitaires autorisés, les avances de voyage et les demandes de remboursement de frais de voyage post-factum et vérifier leur exactitude;
• Fournir une assistance au voyage du personnel sur une base quotidienne pour les arrangements de voyage et les prestations en fonction des règles et politiques de l’organisation;
• Assurer la liaison avec les agents de voyages concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages;
• Informer / débriefer les membres du personnel sur les aspects relatifs aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité, les procédures de documentation, etc.
• Vérifier l’exactitude des dossiers relatifs aux voyageurs dans les systèmes internes afin d’assurer la régularité des transactions comptables relatives aux fonctionnaires et consultants requérants;
• Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyages d’entreprise de l’organisation afin d’assurer des transactions comptables appropriées liées aux frais de voyage et aux voyages du personnel;
• Aider à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tenir à jour les dossiers de contrôle budgétaire et statistique des voyages;
• Aider le service Administratifs et Financiers dans le cadre de la compensation des paiements d’honoraires des consultants, en fournissant des détails relatifs aux déductions pour les demandes de remboursement des frais de voyage (TEC) et / ou des actions de suivi avec les divisions concernant les TEC en suspens,
• Tenir à jour un système de classement (électronique et physique des documents administratifs et financiers liés aux voyages
• , assurer la liaison avec les institutions gouvernementales en charge des visas d’entrée et de séjour ; et les agences, Fonds et programme du système des Nations Unies concernant les questions communes liées aux voyages officiels
• Traiter les demandes de remboursement des frais de voyage, conformément aux règles et aux politiques de l’organisation
• Vérifier les déplacements effectués en fonction des droits appropriés ;
• Fournir une assistance au personnel pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et des politiques de l’organisation ; Assurer la liaison avec les agents de voyages compétents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages ;
• Briefer les nouveaux collègues sur les procédures des voyages et à l’utilisation des données dans le système de base des données GRMS
• Briefer les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité, les procédures d’obtention de documents divers de voyage, etc.
• Etablir les Bon de Commande pour le paiement des billets de voyages, et s’assurer d’avoir les approbations nécessaires pour le paiement auprès des Agences de voyage.
• Vérification de la conformité du budget avant traitement des données dans le système des bases de données GRMS
• Suivi auprès des établissements hôteliers certifiés par UNDSS, pour l’accommodation des staffs en mission au compte de la FAO et appuie l’unité d’Achat dans l’identifications des hôtels pour la tenue des évènements organisés par la FAO et ses partenaires.
• Extraire, saisir, conserver et vérifier l’exactitude des documents de voyage dans le système de voyages de l’organisation afin d’assurer des opérations comptables appropriées liées aux frais de déplacement du personnel ;
• Aider à la préparation des budgets sur les frais de déplacement et tenir à jour les dossiers de contrôle budgétaire et statistiques des déplacements ;
• Aider à compenser les soldes impayés liés aux déplacements en examinant les listes de rétablissement des voyageurs et en prenant les mesures de Suivis nécessaires ;
• S’assurer de l’effectivité d’un contrat cadre avec les agences de voyages partenaires en lien avec l’Administration et le service des achats
• S’assurer de la mise en place d’un plan trimestriel de suivi des voyages (National et International)
• Suivi du renflouement à temps du compte UNHAS de l’Organisation
• Suivre toutes les formations en ligne mandataires de l’Organisation pour le traitement des demandes de voyage
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir
Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
• Diplôme d’études Universitaire de niveau Licence en Gestion, Finances, Administration, Droit, Economie ou tout domaine connexe.
• Trois ans d’expérience dans le travail d’administration, de soutien à l’organisation de voyages d’Affaires, officiels et d’appui de bureau.
• Connaissance pratique (niveau C) du français, bonne connaissance de l’anglais.
• Avoir nationalité malienne.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques fonctionnelles
La/le titulaire doit avoir les aptitudes et connaissances du métier suivant :
• Connaître les méthodologies, les procédures de voyage
• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique
• Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté
• Capacité à anticiper
• Excellente gestion des priorités
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
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