L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 grâce à son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production , une meilleure nutrition , un meilleur environnement et une vie meilleure , sans laisser personne de côté.
POSTE 1 : Assistant(e) administratif(ve)
Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme de développement durable à l’horizon 2030 au moyen de son Cadre stratégique, en facilitant la transition vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables qui permettent d’apporter des améliorations en matière de production, de nutrition, d’environnement et de conditions de vie, en ne laissant personne de côté.
L’engagement en faveur de la durabilité environnementale fait partie intégrante des objectifs et des activités stratégiques de la FAO.
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.
Le poste est situé dans la Représentation de la FAO en Guinée-Bissau, Bissau.
Objectif principal
L’assistant(e) administratif(ve) coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) administratif(ve) rend compte à l’assistant(e) FAOR/Administration/gestionnaire. Le ou le titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités du travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans préalables. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.
Relations de travail
L’assistant administratif(ve) travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et de gestion, fournissant également des orientations et des informations sur les procédures.
Fonctions et résultats essentiels
• Tenir des dossiers financiers et contrôler les systèmes du bureau ; tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, soldes, paiements, bilans et autres données utiles aux rapports et aux transactions quotidiennes ; gérer la petite caisse du bureau du pays ; surveiller les comptes des projets et des programmes dont la responsabilité lui a été attribuée.
• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources telles que les systèmes d’information et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Vérifier la disponibilité des fonds de tous les programmes ; s’assurer que les décaissements opérationnels correspondant aux budgets approuvés et que tous les documents engageant l’Organisation soient complets et cohérents.
• Préparer la correspondance administrative et financière ; préparer des versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir des informations supplémentaires en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Tenir des dossiers détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des ventes disponibles ; participer à la consolidation des propositions de budget ; préparer les données financières destinées à l’élaboration des prévisions budgétaires et à la planification financière.
• Produire des rapports sur l’état budgétaire des comptes du bureau, et, selon les besoins, des comptes des projets ; signaler toute variation par rapport aux budgets.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux et s’assurer que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Surveiller la réception des contributions du gouvernement et le transfert de propriété des équipements de l’Organisation.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, comptes règlementations et procédures, suivi des bancaires, etc.).
• Soutenir la rationalisation des procédures et des pratiques et l’introduction de nouvelles technologies de l’information dans le bureau.
• Appuyer les tâches liées à l’administration du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Impact du travail
Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact sur l’efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d’appui administratif ainsi que sur l’ensemble des résultats de l’unité de travail.
CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation: Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience: Quatre ans d’expérience dans l’administration, la comptabilité et la gestion de bureau.
Connaissances linguistiques: Connaissance pratique (niveau C) du français
Compétences informatiques: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Compétences essentielles
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et continuer
Compétences techniques
• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures administratives et des politiques de l’Organisation.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL
La connaissance pratique (niveau C) du portugais et/ou de l’anglais est considérée comme un atout.
Étendue et pertinence de l’expérience en matière de direction d’équipes diversifiées dans des contextes internationaux et multiculturels.
Bonne connaissance des règles et réglementations financières, des politiques et pratiques comptables.
Bonne connaissance des systèmes financiers d’entreprise Expérience en comptabilité et en gestion administrative
Le personnel de la FAO est tenu d’adhérer aux valeurs d’engagement envers la FAO.
Respect de tous, intégrité et transparence
POSTE 2 : Adjoint(e) aux technologies de l’information
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