Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une institution indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d’autres situations de violence. Il apporte une aide humanitaire dans les situations d’urgence et s’emploie également à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.
Le CICR basé à Abidjan recrute un/e
Assistant & IM Officer/Assistant-e et gestionnaire de l’information
A propos du poste :
L’Assistant(e) & Information Management Officer (AIMO) fournit un soutien administratif et est responsable en toute indépendance de la gestion de l’information sur le site d’affectation. Elle/Il agit en qualité de personne de référence pour les protocoles écrits, la correspondance, les procédures et outils standard de la gestion de l’information. A cet effet, elle/il est en charge de :
- Superviser et contribuer à l’utilisation des espaces collaboratifs et principales bases de données (STM, General Register etc) ; Monitorer (contrôle qualité et support aux utilisateurs) la Teamspace de la délégation.
- Assurer, avec le soutien du Chef de région en Gestion de l’Information et le Management que l’organisation des flux d’information (information provenant de différentes sources) corresponde aux besoins de la délégation et des pays couverts.
- Contribuer activement à la mise en œuvre de programmes/projets liés à la stratégie d’information (Information Environment Strategy).
- Assurer le respect des règles/procédures en matière de gestion de l’information et proposer des mesures correctives adéquates.
- Veiller à ce que les collaborateurs-trices soient informé-e-s et/ou formé-e-s sur la gestion de l’information, le protocole écrit et la correspondance, les règles en matière de signature, la sécurité de l’information, l’utilisation et le stockage du matériel de bureau, la gestion des documents, l’archivage et les outils de gestion de l’information ; veiller également à ce qu’ils/elles respectent les règles et procédures y afférentes.
- Rédiger des correspondances en anglais pour des fournisseurs internationaux et en français pour les autorités
- Former les utilisateurs sur les nouveaux outils en gestion de l’information, développer des présentations et animer des séances de formation en plénière sur site.
- Agir en tant que point de contact pour les principaux interlocuteurs externes et autres acteurs externes, et assurer une bonne gestion des contacts et un suivi.
- Être le point focal pour le classement et l’archivage au sein de la délégation et des autres structures rattachées
- Effectuer ou superviser toutes les tâches de secrétariat, y compris la gestion du stock économat.
- Gérer les contacts internes et externes du management, et superviser la mise à jour des contacts des autres unités.
- Accueillir les visiteurs du Management et monitorer l’organisation d’événements protocolaires
- Gérer les agendas du management et organiser les réunions avec des interlocuteurs ou fournisseurs et faire le suivi des aspects logistiques.
Qualification et compétence requises
- Diplôme universitaire (BAC + 2) Assistanat de direction ou Gestion de l’information.
- Minimum 3 ans d’expérience en tant qu’assistant-e dans une organisation ou entreprise internationale et dans la formation des utilisateurs.
- Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais.
- Excellentes connaissances informatiques, notamment Microsoft Office Suite, SharePoint et IBM Lotus Notes.
- Intérêt et compétences pour la formation des utilisateurs et grande facilité à animer des équipes
- Capacité à traiter des informations sensibles avec toute la confidentialité requise.
- Capacité à travailler de manière autonome, avec rigueur et bonne organisation dans le travail quotidien.
- Expérience confirmée dans la gestion du personnel
- Capacité à faire face au stress
Nous prions lescollèguesayant l’expérience et le profil requis de bien vouloir soumettre leur dossier de candidature (CV actualisé, lettre de motivation mentionnant la prétention salariale, copies diplômes, et certificats de travail) à l’adresse email [email protected], sous la référence IM_Officer-ABI_2024, au plus tard le 23 Octobre 2024.
Les dossiers ne correspondant pas au profil requis ne seront pas pris en considération, ni renvoyés au candidat.
Le CICR souscrit au principe de l’égalité des chances et accorde une importance toute particulière à la diversité et s’engage à créer un environnement de travail inclusif.
Nous examinerons donc avec intérêt les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Veuillez prendre note qu’aucun frais ne sera demandé durant tout le processus de recrutement.
