Créée en 1979, notre association est une organisation non gouvernementale internationale. Action contre la Faim (ACF) lutte contre la faim dans le monde. Sa mission est de sauver des vies en éliminant la faim par la prévention, la détection et le traitement de la sous-nutrition, en particulier pendant et après les situations d’urgence liées aux conflits et aux catastrophes naturelles.
ACF est à la recherche d’un.e Adjoint.e Responsable de Département Ressources Humaines pour sa coordination de Kinshasa/Goma.
Contexte et mission :
Sous la supervision du Responsable de Département Ressources Humaines, l’Adjoint.e Responsable de Département Ressources Humaines participe à la définition, au déploiement et à la mise en œuvre de la politique ressources humaines de la mission, et à la gestion du personnel de la mission.
Mission 1 : Participation à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie et de la politique RH de la mission
- Participer à l’élaboration, à la révision de la stratégie RH et au suivi de sa mise en œuvre
- Assister le DP et/ou RDD RH dans la mise en œuvre du code de conduite ACF, la prévention et la gestion des situations de fraude, corruption et d’EAS
- Participer aux discussions, à la mise à jour, à la diffusion et à l’implémentation des documents réglementaires collectifs de la mission (Règlement intérieur, la Convention sur le Statut social, le Kit RH) et assurer leur dépôt légal auprès des administrations compétentes
- Participer à la définition de la politique de gestion des conditions de travail et à la mise en œuvre des moyens de suivi de l’hygiène, sécurité, conditions de travail et travailler à leur amélioration si nécessaire
- Participer à l’identification des risques légaux, sociaux et financiers liés à la politique RH nationale et produire les alertes nécessaires
- Conseiller et appuyer le personnel et les managers sur les aspects RH (politiques et procédures) ainsi que sur l’utilisation des outils RH
- Participer à l’élaboration dans les délais et en qualité de la partie RH des « proposals » et rapports bailleurs et s’assurer que les besoins et contraintes RH sont bien pris en compte
- S’appuyer sur le Règlement d’Ordre Intérieur, le manuel des Ressources Humaines d’ACF et le Code du travail de la RDC pour toute action liée à la gestion RH
Mission 2 : Gestion administrative du Personnel de la mission
Activité 1 : La qualité des archives et des dossiers du personnel
- Communiquer avec tous les RH de la mission sur la procédure d’archivage
- S’assurer du respect du système d’archivage défini par le département RH à travers les contrôles internes
- Apporter le soutien RH aux bases dans la mise à jour des dossiers RH
- S’assurer que tous les dossiers RH sont à jour, accessibles et en sécurité
- S’assurer que l’archivage numérique de toute la documentation RH est fait et que les documents sont disponibles (NASS et Logiciel RH)
- Servir de point focal RH dans la mise à disposition des dossiers RH lors des audits
Activité 2 : Gestion des tableaux de bord RH
- Garantir la mise à jour des BDD RH
- Suivre les dates de fins de contrats de travail de tous les salariés
- Compiler, mettre à jour et transmettre les organigrammes compilés à son supérieur hiérarchique
- Vérifier, compiler et produire les données statistiques de pilotage RH de la mission
- Suivre le solde des congés et planifier avec les managers une planification trisannuelle
- Participer à l’élaboration et au suivi du plan annuel d’évaluation et de formation
- Maintenir la liste de contact à jour
Activité 3 : Suivi des conventions médicales / Assurance santé
- Assurer le renouvellement des contrats avec les prestataires de santé
- Suivre la consommation des services médicaux et en rendre compte
- Veiller à la satisfaction des salariés concernant la prise en charge médicale
- Garantir une couverture maladie pour l’ensemble des salariés nationaux et maintenir la relation avec les prestataires externes (hôpitaux conventionnés, compagnies d’assurances, CNSS, etc.)
Activité 4 : Gestion collective des salariés
- Assister le DP ou le RDD RH dans la communication interne et les conciliations avec les salariés
- Organiser les réunions générales avec les salariés, animer ou participer à des sessions d’information/formation
- Rédiger et/ou diffuser les notes de service/information/cadrage RH
- Accompagner la mise en place et le suivi des instances de représentation du personnel et garantir l’information et la consultation régulière des salariés
- Être à l’écoute du climat social, assister le RDD RH dans la prévention des risques, la gestion des conflits sociaux et assurer la médiation si nécessaire
Mission 3 : Appuyer le RDD RH dans la gestion du cycle de vie des contrats
Activité 1 : Recrutements, formations et carrières
- Assurer des recrutements transparents, équitables et conformes à la politique ACF
- Contribuer à l’intégration des nouveaux salariés nationaux
- Vérifier les demandes de production de contrat et s’assurer que tous les contrats/avenants sont conformes aux règles ACF
- Transmettre tous les contrats à l’ONEM pour validation dans les délais
- Participer au suivi et bilan du plan annuel de formation
- Suivre la gestion des carrières via évaluations et formation
- Apporter un appui et informer les managers sur le recrutement, l’évaluation et le management des équipes
Activité 2 : Fins de contrats
- Contrôler tous les soldes de tout compte selon l’objet de fin de contrat
- Organiser les débriefings administratifs des employés internationaux à leur départ
- S’assurer que des évaluations de fin contrat ont été réalisées lorsque nécessaire
- Transmettre toutes les fins de contrats à l’ONEM dans les délais
Mission 4 : Gérer les rémunérations, la paie mensuelle et les déclarations fiscales
Activité 1 : Gestion des rémunérations
- Conseiller les managers dans l’élaboration des organigrammes des nouveaux projets
- Participer à la définition de la politique de rémunération et garantir une rémunération adaptée pour les salariés nationaux
- Assurer la mise en œuvre de la grille de classification ACF selon les descriptions de poste
- Participer à la définition des critères de positionnement dans la grille salariale et du processus d’augmentations
- Prendre part à l’établissement et suivi du budget annuel RH et à la réalisation des calculs de coûts
- Suivre la capacité de la mission à garantir la rémunération et les avantages sociaux dans les contraintes budgétaires
Activité 2 : Gestion de la paie mensuelle et déclarations
- Établir et communiquer le planning de paie mensuel et garantir son respect
- Vérifier la conformité des paiements (congés, heures supplémentaires, primes, avances, indemnités)
- Demander les modifications si nécessaire et transmettre au RDD RH pour validation
- Préparer les documents pour les déclarations sociales liées à la paie et assurer paiement et déclarations fiscales (IPR, CNSS, INPP, ONEM)
- Former les nouveaux utilisateurs au logiciel de paie et appuyer tous les utilisateurs de la mission
Mission 5 : Participer à l’échange d’information et à la gestion des relations professionnelles avec les partenaires extérieurs
- Participer aux réunions avec autorités locales et organismes nationaux compétents en matière de RH
- Assurer le suivi des relations avec la CNSS, la DGI/DGE
- Représenter la mission en externe pour les questions RH et développer son réseau pour échanges d’informations et bonnes pratiques
Mission 6 : Gérer les équipes RH sous sa supervision et apporter l’appui aux équipes RH bases
- Recruter le personnel RH en fonction des besoins
- Organiser et suivre leur temps de travail et activités
- Gérer leurs besoins et leur apporter support et écoute
- Réaliser les évaluations (fin période d’essai et annuelles)
- Apporter support technique aux bases sur les questions RH selon la réglementation
- Répondre aux besoins et sollicitations des équipes RH Bases
- Organiser des visites terrains pour appui sur des questions RH spécifiques
Profil recherché :
Diplôme / Niveau d’expérience :
- Bac +5 en Gestion des Ressources Humaines ou domaine équivalent
- Minimum 3 ans d’expérience dans la gestion/administration des ressources humaines (niveau : manager, coordinateur, responsable RH)
- Au moins 2 ans d’expérience en gestion d’équipe (obligatoire)
- Connaissance du milieu humanitaire
Compétences spécifiques :
- Maîtrise du droit du travail congolais et des obligations légales liées à l’emploi, sécurité sociale et impôts
- Connaissance de la gestion collective et individuelle des RH : représentation du personnel, gestion des conflits
- Bonne connaissance en administration du travail et gestion de la paie
- Capacité à mettre en œuvre les politiques RH (rémunération, formation, discipline)
- Bonne maîtrise des outils de gestion informatique, notamment le Pack Microsoft Office
- Bonne maîtrise des outils informatiques : Pack Office, logiciel Homère
- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ; la connaissance de l’anglais est un atout
- Capacité à analyser, reporter et synthétiser les informations RH
- Organisation, gestion du temps et des priorités, travail autonome et collaboratif
- Capacités communicationnelles, sens de la confidentialité, écoute, diplomatie, rigueur et dynamisme
- Force de proposition et bonnes aptitudes décisionnelles
