Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les abus sexuels, toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toute forme de discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront se soumettre à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
L’assistant exécutif à la RRC travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations Unies, les autorités nationales et les institutions partenaires pour assurer la circulation efficace de l’information, des actions sur les instructions, des ordres du jour. À l’interne, l’adjoint(e) exécutif(ve) s’assure que les décisions stratégiques sont suivies et que toutes les unités et tous les regroupements suivent les directives de l’équipe de RRC/SM.
L’assistant exécutif du RR travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations Unies, les autorités nationales, les organisations internationales et d’autres parties prenantes et entités externes pour assurer un flux efficace d’informations et le suivi des actions, instructions, engagements et agendas.
Le PNUD adopte une approche globale pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler au sein d’équipes multidisciplinaires entre unités, fonctions, équipes et projets afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.
1.) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident (RR).
Exemples de tâches :
• Tenir à jour l’agenda du superviseur et les contacts avec les visiteurs de haut rang, organiser des rendez-vous et des réunions, rédiger des procès-verbaux, agir à titre d’interprète et/ou préparer des traductions informelles au besoin.
• Tenir à jour les procédures protocolaires ainsi que les profils, les listes et les listes téléphoniques des partenaires et contacts de haut niveau.
• Compiler des recherches et préparer des documents d’information de haute qualité à l’intention du superviseur pour les rendez-vous, les réunions, les missions et pour les discussions.
• Gérer les missions du Représentant résident et le calendrier de représentation.
• Préparer la correspondance, les directives et les commentaires au nom de RR pour sa signature et son suivi au besoin.
2.) Aider à la communication avec le bureau pour faciliter la circulation de l’information essentielle.
Exemples de tâches :
• Aider à maintenir les systèmes de classement papier et électronique pour assurer la sécurité des documents confidentiels et l’accessibilité des documents.
• Coordonner la circulation de l’information au bureau et faire le suivi des dossiers de circulation.
• Faciliter l’échange d’informations entre le Bureau du RR, l’équipe de pays des Nations Unies et l’Unité de coordination des Nations Unies.
• Faire le suivi des échéanciers, des engagements pris et des actions posées ; et coordonner la collecte et la soumission des rapports au RR.
• Filtrer tous les appels entrants et la correspondance.
3.) Aider à faciliter l’acquisition et la gestion des connaissances dans le bureau de pays.
Exemples de tâches :
• Fournir des contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Aider à organiser une formation spécialisée pour le personnel de secrétariat et/ou de soutien.
• Aider à organiser une formation pour le personnel de l’ONU sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.
Le titulaire s’acquitte de toutes autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Aucune
Noyau : La liste complète des compétences de base du PNUD peut être consultée ici :
Atteindre les résultats.
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante
NIVEAU 2 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations.
NIVEAU 3 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
S’adapter avec agilité
NIVEAU 4 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de souplesse.
Agir avec détermination
NIVEAU 5 : Fait preuve d’entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant.
S’engager et s’associer
NIVEAU 6 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 7 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, s’oppose à la discrimination.
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
Domaine thématique
Administration et opérations Gestion des documents et des documents.
• Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; l’enregistrement et la politique de conservation, y compris le stockage et l’archivage
Administration et opérations Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)
• Capacité à gérer des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
Communication de gestion d’entreprise
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté par le biais de communications écrites et verbales ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public public
• Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux
appropriés Gestion des affaires Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients
• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Génération de connaissances en développement des affaires
• Capacité à rechercher et à transformer l’information en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin énoncé.
VI. Mots-clés
Administration de bureau.
Planification et gestion du calendrier Partage d’informations.
Conseils sur les protocoles.
Un diplôme universitaire en sciences sociales, en gestion, en administration des affaires, en administration publique, en finance ou l’équivalent sera dûment pris en considération, mais n’est pas exigé.
Expérience, connaissances et compétences
• Au moins 5 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d’expérience pertinente, de plus en plus responsable dans les domaines du secrétariat, de l’administration et/ou des programmes aux niveaux national et international.
• Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs, de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web tels que des progiciels de gestion intégrés est exigée.
• Une expérience des opérations, de la structure et des procédures administratives de l’ONU est souhaitable.
• Une expérience de l’appui aux cadres supérieurs et/ou aux hauts fonctionnaires des Nations Unies est souhaitable.
Exigences linguistiques
• La maîtrise du portugais et du français est requise.
• Une connaissance pratique de l’anglais est souhaitée
•Démonstration attendue des compétences.
Obligatoire
Veuillez ajouter dans votre candidature votre diplôme le plus élevé ; vos certifications et vos trois derniers PMD (le cas échéant) ;
Veuillez (postuler)/(remplir le formulaire P11) dans la langue dans laquelle l’offre d’emploi est publiée. Les candidatures dans une autre langue ne seront pas prises en compte.
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