Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.
POSTE 1 : Logisticien – Suivi de Stock National – RDC
Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Logisticien – Suivi de Stock National est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision du Spécialiste Achats National (bien et services).
Devoirs et responsabilités
Sous la supervision du Spécialiste Achats National (bien et services), le Logisticien – Suivi de Stock National appuie avec efficacité et qualité les activités du projet Lutte contre le VIH/TB financés par le Fonds Mondial pour :
1.Quantification
- Appuyer les activités relatives à la quantification nationale des produits de santé avec les acteurs nationaux
- Participer en collaboration avec les Programmes et l’équipe du PNUD, l’estimation des besoins et à leur répartition entre les différentes portes d’entrée.
- Représenter le PNUD lors des exercices de quantification et fournir le support technique nécessaire pour l’obtention de quantification de qualité
- Participation en collaboration avec les portes d’entrée l’estimation des besoins pour la CDR et zones de santé sous sa couverture
- S’assurer avec les acteurs provinciaux (programmes, CDR, etc.) de la bonne estimation des zones de santés.
2.Achats
- Aider à la répartition des achats en fonction des portes d’entrée
- Participer à l’élaboration du plan d’achats des produits de santé et assurer le suivi de la mise en œuvre/respect de ce plan
- Faire les réquisitions pour les achats, en assurer le suivi auprès des fournisseurs
- Veiller au respect des procédures d’achats et à l’application de la politique d’assurance qualité pour les produits pharmaceutiques et autres produits de santé du PNUD et du Fonds mondial
- Maintenir un dialogue régulier avec les points focaux du PNUD/Copenhague pour le suivi des commandes
- Appuyer les procédures d’achats (internationaux et nationaux), y compris la préparation des appels d’offres, les demandes de cotations, de devis, etc. sous la supervision du Spécialiste Achats National (bien et services).
- Préparer la documentation pour les cas soumis à la revue du comité des contrats du PNUD (CAP)
- Participer à la mise à jour des bases de données de fournisseurs ;
- S’assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus à temps
- Procéder aux procédures de dédouanement (demande d’autorisation d’importation) en collaboration avec ACOREP
- Vérifier avec le Logisticien en charge de procédure de dédouanement que toute la documentation pour les importations est prête à temps afin d’éviter les surestaries et les retards pour le programme ;
- Effectuer les formalités relatives à l’enlèvement des produits dès leur arrivée dans le pays en appui au logisticien en charge des procédures de dédouanement.
- Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers.
3.Gestion des dédouanements
- S’assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus à temps
- Procéder aux procédures de dédouanement (demande d’autorisation d’importation) en collaboration avec ACOREP
- Vérifier avec le Logisticien en charge de procédure de dédouanement que toute la documentation pour les importations est prête à temps afin d’éviter les surestaries et les retards pour le programme ;
- Effectuer les formalités relatives à l’enlèvement des produits dès leur arrivée dans le pays en appui au logisticien en charge des procédures de dédouanement.
- Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers.
4.Réception, gestion et Suivi des stocks
- Superviser la réception des produits aux niveau des portes d’entrées en collaboration avec le logisticien, les programmes nationaux et les autres parties prenantes.
- Maintenir une vision actualisée et globale, grâce à un tableau de bord, des niveaux des stocks et des commandes aux niveaux des portes d’entrée et CDR afin de s’assurer de leur disponibilité continue, tout en limitant les risques de péremption
- Assurer des analyses croisées entre données de consommation, distribution et patients et analyser les écarts ;
- Identifier les risques de rupture de stock et de surstock et en analyser les raisons
- Contribuer à la mise en place des comités de quantification se réunissent régulièrement pour faire le bilan/l’analyse des stocks, de la consommation et des commandes
- Participer aux inventaires et au contrôle physique des stocks relever tout écart et faire les justifier par les PE/CDR ;
- Assurer des visites de supervision des portes d’entrée des CDRs et zones de santés en collaboration avec les programmes sur les aspects relatifs à la gestion des intrants de santé
- S’assurer que les activités relatives au stockage et la distribution soient bien mené par le logisticien.
5.Assurance Qualité
- S’assurer que les produits de santé à acheter sont en conformité avec les directives nationales
- Veiller au respect de la politique d’assurance qualité pour les produits pharmaceutiques et autres produits de santé du PNUD et du Fonds mondial
- Participer à l’élaboration du plan d’assurance/contrôle qualité annuel des produits pharmaceutiques et médicaux
- Assurer la mise en œuvre du plan d’assurance/contrôle qualité conformément au chronogramme arrêté.
6.Suivi et supervision de la mise en œuvre des activités des SR/CDR relatives à la gestion des produits de santé
- Activités à mener en appui au pharmacien responsables du suivi/évaluation des activités des CDR et des SR
- Evaluer et suivre les performances des SR et des CDR, en particulier, le respect de leurs accords/contrats respectifs et leur capacité à maintenir la disponibilité de produits de santé de qualité assurée au dernier kilomètre¨ Tout manquement à la mise en œuvre desdits contrat doit être systématiquement rapporté au superviseur
- Aider à la mise en place des outils de supervision et la mise en œuvre d’un plan de supervision intégré pour surveiller la traçabilité des produits de santé, les conditions de stockage des produits de santé achetés dans le cadre des subventions.
- Contribuer aux évaluations des risques PSM, y compris les risques opérationnels, financiers, juridiques, contractuels, de réputation et de sécurité.
7.Partenariats
- Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec les homologues nationaux et provinciaux et les autres parties prenantes pertinentes
- Fournir l’assistance technique nécessaire aux homologues nationaux, aux sous-récipiendaires et aux partenaires dans la gestion des produits de santé en fonction des spécificités de chaque programme.
- Soutenir la conception/le développement et la mise en œuvre d’interventions visant à renforcer le système de gestion des produits de santé du pays.
- Appuyer la conception/développement d’interventions pour le renforcement de la chaine d’approvisionnement menées par le PNUD
- Développer des termes de référence pour l’assistance technique internationale ou nationale en PSM
- Assurer l’intégration transversale du genre dans la conception, le suivi et l’évaluation des projets relevant de son portefeuille
- Fournir un appui technique continu pour que le pays puisse avoir accès aux formulations et aux technologies les plus optimales en conformité avec les recommandations de l’OMS.
8. Divers
- Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit
- Répondre aux questions posées par le Fonds mondial, l’agent local du Fonds et les programmes nationaux de lutte contre les maladies dans les délais et de manière qualitative
- Suivre la mise en œuvre les recommandations PSM issues des audits
- Identifier les risques liés à la gestion des achats et des stocks des produits de santé et mettre en œuvre des mesures d’atténuations
- Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement de l’Office et de l’Organisation.
