La Délégation du PNUD recrute pour ce poste (10 Janvier 2024)

Tâches et responsabilités

Sous la supervision du Spécialiste du Programme – Partenariat, Innovation & Assurance Qualité, l’Associé(e) au PMSU participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation efficace et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.
Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles ;

• Appuyer sur la gestion du programme du CO pour une maîtrise efficace des coûts ;
• Appuyer la mise en application de stratégies de mobilisation des ressources ;
• Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires et financières.

Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles, adaptées aux pratiques et procédures en se focalisant sur les résultats suivants :

• S’assurer de la conformité totale aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi des recommandations des audits ;
• Suivre les accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau;
• Suivre la réalisation des micro-évaluations et la mise en œuvre des LOA signées avec les partenaires nationaux ;
• Appuyer sur la programmation optimale des ressources régulières attribuées au siège ;
• Faire le suivi de l’application des ressources non régulières aux projets concernés ;
• Analyser la programmation et informer le Management sur l’état de gestion des ressources ;
• Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
• Élaborer et publier les rapports financiers.

Fournir un appui administratif au bureau dans la gestion du programme et assurer l’optimisation des coûts en se concentrant sur l’accomplissement des résultats suivants :

• Fournir des informations et des rapports à jour sur la situation du programme, le niveau de livraison, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions ;
• Préparer les rapports incluant les rapports des bailleurs ;
• Assurer un suivi régulier des décaissements du bureau ;
• Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution ;
• Préparer à temps le recouvrement des coûts des services fournis dans Quantum, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et suivi du recouvrement des coûts;
• Appuyer la réalisation des audits NEX/HACT/NGO et la mise en application des recommandations des audits ;
• Appuyer la réalisation des audits OAI et la mise en application des recommandations d’audit ;    

Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;

• Appuyez sur le processus de création et de clôture des projets dans Quantum. Veiller à la préparation et au regroupement de la documentation de clôture (compte-rendu tripartite, rapport d’évaluation, inventaire, etc.) ;
• S’assurer de l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets, les conventions de financement, les rapports de progrès, etc.
  Faire le suivi de l’application des taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds
• Faire le suivi des procédures de gestion de projet conformément aux manuels de gestion de projet (Politiques et procédures de programme et d’opérations) ;
• Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards.

Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :

• Aviser les agences d’exécution sur la mise en œuvre ordinaire de projets, analyser l’utilisation des ressources financières ;
• Conseiller le personnel du Projet sur les exigences administratives des reporting PNUD et le rapport de NEX/HACT, particulièrement sur les questions budgétaires ;
• Informateur/Organisateur des formations pour le Personnel des Opérations/Projet/Programme sur la gestion financière et le RBM.
• Faire une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme et dans les finances du programme.
• Assurer une contribution judicieuse aux réseaux de connaissances et aux communautés d’apprentissage.

Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur dans le cadre de l’atteinte des objectifs du Bureau et de l’Unité Oversight, Compliance & Innovation.

Qualifications

Éducation 

• Diplôme d’étude secondaire ou
• Diplôme universitaire en gestion, Administration Publique, Economie, Sciences Politiques et Sciences Sociales sera dument pris en considération mais pas requis

Expérience, connaissances et compétences

• Avoir au minimum six (06) ans d’expérience professionnelle combiné avec le diplôme d’étude secondaire ou 4 ans d’expérience combiné avec le diplôme universitaire avec des responsabilités progressives en gestion, administration, gestion de projets ou autre domaine apparent ;
• Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc. Connaissance avancée en base de données est requise ;
• Expérience pertinente avec le PNUD ou une Agence du système des Nations Unies en matière d’administration/de gestion ou de programmes/projets, au niveau national et/ou international est souhaitable ;
• La connaissance de QUANTUM constitue un atout majeur ;
• Expérience en Genre et de sa prise en compte dans toutes les étapes de la gestion d’un projet est requise
• La maîtrise du français est requise ;
• La connaissance de l’anglais est un atout.        

Compétences

Compétences de base

Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêt attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais.

Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des feedbacks.

Agir avec Détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant.

Engagez et Partenaire : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, nouvelle des relations positives

Permettre la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, face à la discrimination.

 Compétences Techniques     

Mots clés

• Direction
• Communication
• Rapports

Mentions légales

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