L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle clé sur la scène internationale, notamment par la diplomatie, le commerce, l’aide au développement et la coopération avec les organisations internationales. Hors de l’UE, elle est représentée par plus de 140 missions diplomatiques, appelées délégations de l’UE, qui agissent au même titre que les ambassades.
L’Union européenne (UE) recrute pour ces postes :
POSTE 1 : Secrétaire Administratif (ve)
Nous proposons un poste de Secrétaire Administratif (ve) (agent local groupe 3) au sein de la section ADMIN « Administration ». L’équipe est composée d’une dizaine de personnes et les horaires de travail sont occasionnellement atypiques.
Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Lors du recrutement, le (ou la) candidat(e) retenu(e) occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire Administratif (ve); cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation.
Dans le cadre de cette fonction, le (ou la) candidat(e) retenue travaillera sous la supervision et la responsabilité du chef de la section ADMIN et apportera son soutien, son expertise et son assistance dans les domaines concernés.
Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
Secrétariat de la section administration
- Assurer les fonctions de secrétariat de la section administration (gestion des correspondances, préparation et suivi des réunions liées à la section, rédaction de compte-rendu, prise de rendez-vous, etc.), y compris l’organisation et l’archivage des dossiers (à l’exclusion de ceux liés à la comptabilité);
- Superviser la gestion et l’approvisionnement en fournitures de bureau ;
- Suivre les dossiers à caractère protocolaire (demandes de visas, cartes diplomatiques, exonérations, etc.) ;
- Contribuer à la gestion des missions du personnel : prévision, appui logistique et budgétaire, et suppléance du chef de section pour les validations requises au niveau de la section ;
- Assurer la suppléance de l’Assistante du chef de section administration.
Gestion des ressources humaines
- Appui au personnel expatrié lors des arrivées et départs (accueil, installation, départ);
- Participer aux procédures de recrutement local (agent local, intérimaire, stagiaire) ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel local (congés, données administratives) à l’aide des outils de gestion dédiés;
- Suivi de la législation locale en matière de droit du travail.
Gestion d’infrastructure
- Soutenir la gestion quotidienne des bureaux, de la Résidence de l’Ambassadeur et des logements du personnel expatrié;
- Contribuer à la gestion immobilière des logements provisoires (recherche, ameublement, états des lieux) ;
- Participer à l’exercice annuel de l’inventaire des biens (Résidence et bureaux).
Logistique
- Superviser le contrat de services logistiques incluant la maintenance des bureaux et des logements (désinsectisation, climatisation, groupes électrogènes, réparations diverses, etc.);
- Assurer le suivi des réparations des biens de la Délégation ;
- Apporter un appui logistique pour les visites VIP, les événements sociaux ou de visibilité en collaboration avec la section politique presse et information, ainsi que pour les missions techniques relevant de la section administration.
Critères de sélection
Exigences minimales :
- être médicalement apte à exercer les fonctions requises;
- jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale;
- posséder une excellente connaissance de la langue française (oral et écrit) et une connaissance pratique de la langue anglaise;
Formation et expérience professionnelle :
- diplôme de niveau BAC+ 3 en administration/gestion ou dans un domaine connexe, ou équivalent ;
- au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans l’exécution des tâches de gestion / administration dans des institutions nationales, internationales ou en rapport avec la diplomatie;
- Très bonne connaissance de Microsoft Office et des principaux outils informatiques Microsoft Office et de communication tels que Webex/MS Teams.
Les points suivants seront considérés comme un atout:
- une expérience de travail dans une organisation internationale et/ou une ambassade est souhaitable ;
- autres diplômes/certificats/études universitaires qui ont un lien avec des tâches susmentionnées;
- expérience en matière de procédure d’appels d’offres et de gestion comptable et budgétaire serait appréciée ;
- l’aisance et la convivialité dans le travail en équipe, une grande flexibilité et la capacité de travailler sous pression sont les bienvenues.
Un (e) Assistant (e) Administratif (ve) – ADMIN / AL 2
Un(e) Chargé(e) de Presse et Information – PPI / AL 1
